Introduzione: la telematica per la flotta aziendale
La telematica non riguarda soltanto le auto del parco aziendale: è infatti un argomento importante per le aziende che dispongono di una flotta di automezzi, quindi implementata non solo di autovetture, ma anche di mezzi pesanti.
Scopriamo allora:
- cosa sia la telematica,
- quali siano i suoi vantaggi,
- quali siano i benefici speciali della telematica su una flotta di automezzi.
Che cos’è la telematica?
Il termine telematica deriva dal francese télématique, che è frutto dell’unione di due termini, ossia télécommunication e informatique.
In generale si tratta di un sistema (software + hardware) installato sui mezzi, che consente:
- il tracciamento,
- il monitoraggio degli automezzi a numerosi livelli,
- la trasmissione molto rapida, precisa e sicura dei dati.
Esempi di applicazione telematica alla flotta aziendale
La black box
Un esempio di telematica applicata alla flotta sono le black box o scatole nere, dispositivi necessari:
- per la sicurezza,
- per ottimizzare i costi e i consumi,
- per gestire la flotta.
La normativa prevede che dal 6 luglio 2022 sia presente la black box (scatola nera) sui nuovi veicoli affinché abbiano omologazione UE; dal 7 luglio 2024 sulle nuove immatricolazioni; e dal 2029 anche sui mezzi pesanti.
Il tracciamento GPS
Grazie al GPS, è possibile:
- localizzare con precisione il veicolo in qualsiasi momento,
- registrare diversi dati rilevanti.
La strategia della localizzazione con GPS della flotta (GPS tracking) permette di avere, in tempo reale, una visione completa di tutti i dati importanti riguardanti ciascun veicolo: la posizione; lo stile di guida; il consumo carburante; i tempi di sosta/guida; i tempi di consegna carichi per i mezzi pesanti; e così via.
Questa localizzazione si può ottenere:
- montando un GPS tracker su ciascun mezzo;
- attraverso app dedicate (che non necessitano di hardware particolari), scaricate sullo smartphone/tablet personale del driver che, in questo modo, non è costretto ad avere a bordo troppi dispositivi;
- con dispositivi built-in, ossia hardware già installati nei veicoli. Questi richiedono semplicemente che ci si registri online con il proprio account aziendale affinché il sistema si connetta con il software di gestione, trasmettendo tutte le informazioni necessarie.
La telematica per i mezzi pesanti
La telematica per i mezzi pesanti fornisce quindi ai fleet manager tutte le informazioni necessarie:
- per la localizzazione dei mezzi,
- per un monitoraggio molto preciso dei veicoli,
- per la pianificazione degli itinerari,
- per il conteggio delle ore di lavoro degli autisti,
- per il controllo del consumo di carburante.
Il cronotachigrafo
Il cronotachigrafo, che per legge viene installato obbligatoriamente sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate:
- indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti,
- dà notifica delle soste,
- dà conto dei pedaggi corrisposti.
Un controllo capillare di questi dati consente al fleet manager di:
- ottimizzare le tempistiche per le consegne,
- rispettare la normativa vigente,
- controllare i percorsi e il loro costo,
- dunque, di risparmiare considerevolmente in termini di efficienza nei confronti dei clienti, di tempo, e di denaro.
I vantaggi della telematica per una flotta di automezzi
Grazie alla telematica applicata agli automezzi della flotta aziendale, il fleet manager ha a disposizione:
- giornali di bordo o registri digitali sempre aggiornati (con ore di lavoro e distanze percorse),
- il posizionamento preciso dei propri mezzi (con tracciamento GPS, per usufruire dei mezzi a disposizione nella maniera più efficiente),
- un risparmio sul carburante (controllo capillare sul consumo),
- una maggior sicurezza (i dati ottenuti telematicamente mostrano criticità nei comportamenti alla guida che possono essere immediatamente corrette),
- la conformità ai requisiti di legge.
La telematica in altri ambiti
La rete su cui si basa la trasmissione telematica, peraltro, può essere utilizzata in molti modi, non soltanto per i parchi auto. Ad esempio nel campo:
- dell’assistenza sanitaria,
- delle assicurazioni,
- delle forze dell’ordine.
Lo scambio sicuro di dati viene utilizzato in vari settori e rende disponibili informazioni importanti per il lavoro da svolgere.
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Telematica per automezzi: i vantaggi per la flotta
29.06.23
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Quanto è legale il monitoraggio GPS dei mezzi aziendali?
Il monitoraggio GPS delle auto aziendali risulta di particolare interesse per le aziende con un proprio parco auto, ma in genere è fonte di:
- disagio per molti lavoratori,
- preoccupazione per i datori di lavoro.
Ci si chiede infatti se sia del tutto legale, se ci siano conflitti con i diritti dei dipendenti.
In effetti, il monitoraggio GPS dei dipendenti è consentito a determinate condizioni, quindi solo se vengono rispettate alcune norme.
Il monitoraggio GPS della flotta è consentito?
Per installare un localizzatore GPS occorre per legge l’approvazione:
- del sindacato
- o dell’Ispettorato del lavoro.
Inoltre:
- non è consentita l’installazione di un dispositivo GPS su veicoli aziendali per ragioni non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività lavorativa.
Se il GPS viene installato su un veicolo in maniera illecita da parte dell’azienda:
- le sanzioni imposte a un dipendente di cui è stata accertata un’infrazione (proprio grazie al GPS) non sono valide.
Infine:
- i mezzi aziendali che possiedono localizzatori GPS devono recare la scritta “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al dipendente,
- il monitoraggio deve essere disabilitato durante le pause lavorative,
- la posizione dev’essere oscurata dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.
Il monitoraggio GPS è consentito se l’auto è ad uso promiscuo?
Il monitoraggio GPS:
- è consentito, nel rispetto delle norme in vigore, mentre il veicolo è in uso per scopi lavorativi,
- deve poter essere escluso quando il dipendente utilizza la vettura per scopi personali.
Il trattamento dei dati personali
Se i dati riguardanti la posizione coinvolgono non soltanto un veicolo, ma anche una persona, entra in gioco la normativa sulla GDPR.
Per quanto riguarda le auto aziendali, dunque, i dirigenti dovranno prendere in considerazione il trattamento dei dati, analizzando (ce lo illustra uno studio dettagliato sull’argomento):
- le modalità del trattamento dei dati;
- le finalità perseguite dall’azienda,
- l’interesse dell’azienda;
- i rischi preventivati e le misure necessarie.
Importanti saranno anche le misure organizzative adottate:
- la designazione di un responsabile del trattamento dei dati (che in genere è il fornitore del software di tracciamento);
- la data retention, ossia i tempi di conservazione dei dati trattati;
- l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.
Inoltre occorrerà:
- trattare i dati dovranno secondo le direttive del Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione;
- utilizzare i dati dovranno nel rispetto del dipendente e delle finalità aziendali;
- informare i lavoratori attraverso un’apposita informativa.
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Monitoraggio GPS delle auto aziendali: cosa è consentito?
30.06.23