Parco auto

Che cos'è un parco auto o flotta aziendale

Il parco auto, o flotta aziendale, è un gruppo (più o meno numeroso) di veicoli (leggeri e/o pesanti, automobili) appartenente, in genere, a un’azienda, che li mette a disposizione dei dipendenti:

• a scopo puramente strumentale,
• ad uso promiscuo,
• ad uso esclusivamente personale (raro, ma può accadere)

e

• con diversi fini commerciali.

Esistono diversi tipi di flotte aziendali. Vediamoli insieme.

I tipi di parchi auto

Parchi auto (flotte aziendali) con veicoli ad uso strumentale

In questo tipo di flotte, i mezzi:

• sono assegnati al dipendente che potrà usarli soltanto per motivi di lavoro (viaggi aziendali, consegne, trasferte, …);
• verranno utilizzati esclusivamente durante gli orari lavorativi.

I veicoli, allora:

• non sono un benefit (quindi restano totalmente a carico del datore di lavoro: approvvigionamento, rifornimento, bollo/assicurazione, manutenzione, spese ordinarie/straordinarie, …).

Flotte aziendali con veicoli ad uso promiscuo

Quando nella flotta i veicoli sono assegnati ad uso promiscuo:

• vengono assegnati al dipendente sia per scopi lavorativi che per uso personale;
• sono usati durante l’orario lavorativo;
• sono utilizzati durante il tempo libero e i giorni festivi (a seconda degli accordi previsti dal contratto);
• sono un benefit e come tale verranno conteggiati in busta paga;
• potranno essere guidati dai familiari (coniuge e figli) del dipendente. Questa opportunità è, invero, abbastanza rara e deve essere prevista dal contratto. Inoltre, può capitare che per motivi legati all’assicurazione possa essere fissata un’età minima per la guida del mezzo;
• potranno essere guidati da persone esterne alla strettissima cerchia familiare del dipendente. Opzione rarissima e sempre prevista o meno dal contratto stipulato tra azienda e lavoratore.

Flotte aziendali con veicoli ad uso personale

In questo caso, i veicoli:

• sono in genere di proprietà dell’azienda (meno frequentemente sono noleggiati o in leasing);
• sono assegnati al dipendente solo ed esclusivamente per scopi privati;
• non verranno usati come mezzo di lavoro;
• saranno conteggiati in busta paga quale benefit (secondo le norme vigenti).

Questa soluzione è comunque molto rara e spetta, in genere, a figure dispicco per l’azienda, quali manager o amministratori.

Parchi di automobili

Le flotte aziendali di automobili sono parchi auto che comprendono al loro interno solo autovetture. Esse sono destinate, in genere, a scopi puramente strumentali, ad uso personale o promiscuo (si vedano, in proposito, i paragrafi precedenti).

Flotte di veicoli leggeri

Le flotte aziendali di veicoli leggeri sono parchi auto che comprendono mezzi commerciali che non eccedono le 3,5 tonnellate di peso, per direttiva europea. Prendono il nome di LCV (Light Commercial Vehicles) e si distinguono in:

• veicoli N1, destinati al trasporto (furgoni, autocarri leggeri e pick-up);
• veicoli M2, per il trasporto di persone (es. minibus).

Flotte aziendali di veicoli pesanti

Le flotte aziendali di veicoli pesanti sono parchi auto che comprendono mezzi commerciali che superano le 3,5 tonnellate di peso, per direttiva europea. Prendono il nome di HGV (Heavy Goods Vehicles) e si distinguono in:

• veicoli N2, con massa compresa tra le 3,5 e le 12tonnellate, per il trasporto di merci;
• veicoli N3, con massa superiore alle 12 tonnellate, per il trasporto di mezzi.

Flotte aziendali di autotrasporti/logistica

Le flotte aziendali di autotrasporti tendono ad avere grandi mezzi con rimorchi che trasportano carichi di entità importanti. Una flotta di autotrasporti può essere composta da pochi o da decine di camion.

Questi veicoli commerciali pesanti devono sottostare a severi requisiti di sicurezza e di conformità. Essi devono veder montato a bordo, ad esempio, il cronotachigrafo, che per legge viene installato obbligatoriamente sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate, il quale:

• indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti,
• dà notifica delle soste,
• dà conto dei pedaggi corrisposti.

Flotte aziendali per consegne

Questi tipi di flotte si occupano di effettuare consegne locali per conto di aziende o società di spedizione: in genere, i prodotti consegnati ai centri di distribuzione da un veicolo proveniente da una flotta di autotrasporti verranno portati verso le loro destinazioni finali su un veicolo di consegna.

Parchi per il trasporto

Le flotte di trasporto possono essere costituite da veicoli come auto, taxi, o camion da noleggiare. In genere, sono dunque i clienti a guidare questi mezzi, anziché i dipendenti. I fleet manager di questi parchi auto devono prestare particolare attenzione per garantire la sicurezza dei veicoli che verranno utilizzati da conducenti esterni.

https://www.avrios.com/it/news/flotte-aziendali-tipologie-caratteristiche#:~:text=Le%20flotte%20aziendali%20sono%20gruppi,(raro%2C%20ma%20pu%C3%B2%20accadere)

Chi gestisce un parco auto (o flotta aziendale)?

L’azienda necessita che il parco auto e i suoi veicoli vengano gestiti:

• da una sola figura aziendale,
• nella maniera più efficiente possibile.

Il dirigente affiderà dunque l’incarico a un fleet manager che dovrà:

• amministrarla in modo efficace,
• contenerne i costi,
• diminuirne drasticamente gli sprechi,
• portarla a crescere.

Ecco, dunque, quali saranno i suoi compiti principali:

• la comprensione della linea strategica aziendale,
• il computo dei veicoli,
• l’implementazione dei veicoli della flotta,
• uno sguardo alla conformità,
• l’assegnazione delle spese a ciascun veicolo,
• la scelta delle carte carburante e dei fornitori migliori per le esigenze del proprio parco auto,
• la stesura, la cura, l’aggiornamento e la corretta diffusione della Car Policy,
• l’attenzione ad assicurazione, manutenzione, fornitori di ciascun mezzo,
• la scelta del corretto software di gestione,
• la pianificazione e l’implementazione di possibili innovazioni, come l’elettrificazione della flotta.

https://www.avrios.com/it/news/gestione-flotte-come-iniziare

Come gestire il parco auto?

La gestione con fogli di calcolo Excel

Se il parco auto era ed è gestito attraverso fogli di calcolo Excel, il nuovo fleet manager si troverà di fronte a un lavoro importante di:

• reperimento dati esistenti su ciascun veicolo,
• reperimento dati nuovi,
• inserimento dati nuovi,
• prima analisi delle informazioni a disposizione,
• controllo di eventuali anomalie(se il responsabile della flotta, in fase di monitoraggio dati, si accorge ad esempio di un improvviso aumento nel consumo carburante, ecco l’immediato procedere con i controlli sul mezzo e sull'autista, così da arginare al più presto gli sprechi),
• comprensione e comunicazione ai vari autisti delle scadenze imminenti,
• pianificazione delle scadenze a venire.

Com’è noto, la gestione attraverso i fogli di calcolo Excel, per quanto gratuita e di semplice utilizzo, presenta numerosi limiti, i quali comportano un notevole dispendio di tempo, di energia e la possibilità assai concreta di cadere in errore a causa dell’inserimento/reperimento/analisi manuale dei dati.

Sarà dunque necessario che il fleet manager inizi a valutare anche la possibilità di passare a un sistema di gestione più efficace e immediato, come ad esempio quello del software, di cui tratteremo nei paragrafi successivi.

La gestione con il software

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi.

Visibilità completa dei dati

Grazie al software è possibile:

• generare report standard e/o personalizzati con estrema facilità per il reperimento e l’organizzazione dei dati,
• ottenere una centralizzazione – su un’unica piattaforma – di tutte le informazioni raccolte riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, stato delle vetture, emissioni, …),
• possedere una struttura coerente e completa dei dati(interni ed esterni), sempre disponibile in maniera immediata e totale.

Questi sono aspetti chiave che permettono una gestione più sicura ed efficiente della flotta stessa.

Riduzione dei costi

Con l’automatizzazione della flotta:

• la registrazione,
• il controllo/l’analisi in tempo reale,
• la visione completa e sempre disponibile
• di tutti i dati, è semplice individuare eventuali criticità e problemi e intervenire tempestivamente.
• ‍

Inoltre, il rendiconto e l’analisi finanziaria non sono più effettuati sulla base di dati provenienti da fonti plurime, ma sono accessibili direttamente e velocemente, a portata di click. Il monitoraggio continuo e serrato dei costi della flotta, dunque, evita che si venga colti impreparati di fronte a impasse di qualsivoglia natura.

Risparmio in termini di tempo

Con la digitalizzazione della flotta ci si trova a poter registrare:

• i nuovi veicoli,
• le fatture,
• altri documenti

in maniera estremamente rapida e intuitiva.

Per la registrazione dei veicoli è infatti sufficiente, in genere, inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via) e per quanto riguarda le fatture, basta semplicemente caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico. Il risparmio in termini di tempo è, dunque, considerevolmente consistente.

Consolidamento della flotta e preparazione per la crescita

Con la gestione della flotta su cloud, tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo:

• è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale),
• si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede.

Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione della flotta incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

Aggiornamento costante

Essendo, il software, in continua evoluzione, esso consente di restare al passo con i tempi e a prepararsi, per tempo, ai grandi trend, come può essere, ad esempio, il macro-tema della transizione della flotta all’elettrico.

Il software permette inoltre di creare report standard o personalizzati in maniera molto intuitiva, così da:

• consentire di reperire/organizzare i dati,
• ottenere una centralizzazione di tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, emissioni, tempi di riposo/guida degli autisti dei mezzi pesanti, pedaggi, cadenza dei rifornimenti, stato di usura/manutenzione dei mezzi, …) su un’unica piattaforma.

Fornisce dunque una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), che è sempre disponibile in maniera immediata e totale. In questo modo, la gestione della flotta stessa si fa più sicura ed efficiente.

https://www.avrios.com/it/glossario/software-di-gestione-flotta

https://www.avrios.com/it/news/software-di-gestione-flotta-aziendale-la-reportistica-essenziale

https://www.avrios.com/it/news/la-funzionalita-avrios-per-il-calcolo-del-fringe-benefit

https://www.avrios.com/it/news/software-gestione-flotte-quali-sono-le-sue-funzionalita