Gestione flotta aziendale

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Introduzione

Ogni fleet manager si trova di fronte a determinate sfide e criticità nella gestione della flotta aziendale. Deve infatti assicurarsi che ogni azione – propria e altrui – sia mirata a ridurre i costi e a incrementare i profitti.

È necessario, ad esempio, che:

• utilizzi al meglio i fogli di calcolo o, meglio ancora, si serva di un software che lo aiuti nelle fasi di reperimento, inserimento e gestione dei dati;
• controlli che i veicoli siano usati in maniera opportuna, così da arginare gli sprechi di carburante;
• faccia riparare e sostituire i veicoli non più idonei per il lavoro, così che le spese di manutenzione, sicurezza, e carburante si abbassino;
• scelga in maniera oculata tra le soluzioni di approvvigionamento (leasing, noleggio, acquisto, …);
• e così via.

Vediamo allora, in dettaglio, i succitati (e ulteriori) punti sui quali il fleet manager deve focalizzare la propria attenzione per ottimizzare il proprio parco auto.

I primi passi verso la gestione di una flotta aziendale

Il dirigente affida a quello che sarà il fleet manager l’incarico di gestione flotta aziendale. Vediamo dunque quali step egli dovrà seguire. Quali saranno i suoi compiti:

• la comprensione della linea strategica aziendale,
• il computo dei veicoli,
• l’implementazione dei veicoli della flotta,
• la comprensione di come sia gestita la flotta e delle modifiche da apportare,
• lo sguardo attento alla conformità,
• l’assegnazione corretta di spese/veicoli,
• la gestione delle carte carburante,
• la cura per la Car policy,
• le scelte su manutenzione, assicurazione, fornitori,
• la selezione del corretto software di gestione,
• la pianificazione e implementazione di soluzioni innovative.

Le tipologie di flotte aziendali

Che cos’è una flotta aziendale

Le flotte aziendali sono gruppi (più o meno numerosi) di veicoli (leggeri e/o pesanti, automobili) appartenenti, in genere, a un’azienda, che li mette a disposizione dei dipendenti:

• a scopo puramente strumentale,
• ad uso promiscuo,
• ad uso esclusivamente personale (raro, ma può accadere)

e

• con diversi fini commerciali.

Esistono diverse tipologie di flotte aziendali:

• Flotte aziendali con veicoli ad uso strumentale
• Flotte aziendali con veicoli ad uso promiscuo
• Flotte aziendali con veicoli ad uso personale
• Flotte aziendali di automobili
• Flotte aziendali di veicoli leggeri
• Flotte aziendali di veicoli pesanti
• Flotte aziendali di autotrasporti/logistica
• Flotte aziendali per consegne
• Flotte aziendali per il trasporto

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Il software di gestione

Se il tradizionale foglio di calcolo Excel può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte, perché risulta di semplice utilizzo, è gratuito, e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati,  esso ha in sé – senza dubbio – anche qualche limite.

Al contrario, il software di gestione comporta invece, innegabilmente, vantaggi significativi.

Analizziamo, dunque, nello specifico, pro e contro di entrambe le soluzioni.

Il foglio di calcolo tradizionale: vantaggi e limiti

Il classico foglio di calcolo Excel può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte:

• risulta di semplice utilizzo,
• è gratuito,
• ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati.

Perché, allora, non conviene più? Per via delle criticità rilevanti. Questa soluzione in Excel presenta infatti diversi limiti:

• dipende dall’inserimento manuale di ogni singolo dato, il che può facilmente condurre in errore in fase di aggiornamento/scelta formule/creazione-rimozione celle, e così via;
• per il medesimo motivo, richiede un copioso investimento in termini di tempo, che si estende anche alla fase di reperimento dati;
• il sistema non rileva né segnala eventuali errori;
• non assicura una visione d’insieme di costi/risparmio/dati generali e particolari;
• non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, in più di una persona, da più di una postazione;
• non aggiorna su scadenze, né su altro. Insomma, non interagisce con l’utente.

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Foglio Excel per la gestione automezzi: perché non conviene più

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I sistemi di gestione delle flotte aziendali

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Il software di gestione: vantaggi e funzionalità

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta invece, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi:

• garantisce una visibilità completa dei dati,
• riduce i costi,
• permette di risparmiare tempo, grazie alle automazioni,
• consolida la flotta e la prepara per la crescita,
• consente di restare sempre aggiornati.

Le sue funzionalità riguardano:

• la gestione dei dati (centralizzazione; inserimento automatico; dati connessi; accessi multipli e contemporanei ai dati);
• la gestione dei processi e dei flussi di lavoro (gestione fluida; notifiche personalizzate; gestione danni; gestione approvvigionamento);
• la conformità (verifiche automatiche patenti; formazione dei driver; gestione file sanzioni);
• l’analisi (analisi costi; monitoraggio consumi; controllo emissioni; controllo chilometraggio).

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Software gestione flotte: quali sono le sue funzionalità?

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Il software, la sua reportistica essenziale, la reportistica di Avrios

Il software permette di creare report standard o personalizzati in maniera molto intuitiva, così da consentire di reperire/organizzare i dati e ottenere una centralizzazione di tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, emissioni, tempi di riposo/guida degli autisti dei mezzi pesanti, pedaggi, cadenza dei rifornimenti, stato di usura/manutenzione dei mezzi, …) su un’unica piattaforma.

Quali sono, dunque, nello specifico, i report che non possono mancare nella gestione di una flotta munita di software e quali sono, in particolare, quelli offerti da Avrios?

• Report per visualizzare il TCO: consente di visualizzare anche i singoli importi per ogni categoria di costo.
• Report per panoramica dei costi totali: permette di visualizzare le sottocategorie per ogni tipo di costo con i relativi importi e le liste dei veicoli che ricadono nella specifica sottocategoria con i relativi importi.
• Report per analisi avanzata dei costi: permette di ottenere un’analisi avanzata dei costi attraverso una visione completa della flotta e dettagliata per singole transazioni.
• Report sui dati completi relativi alla flotta: permette di calcolare i mesi attivi per ogni veicolo. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse e il report è estraibile in Excel.
• Report di analisi sulla flotta: consente di monitorare la qualità dei dati della flotta (in questo caso, Avrios elabora e combina i dati con i quali viene alimentato: più i dati sono accurati e completi, più le elaborazioni e i report generati da Avrios saranno precisi). Inoltre, permette di avere un riepilogo dei dati mancanti; di analizzare la composizione della flotta nel tempo sulla base del tipo e dell’età dei veicoli; di esaminare l’andamento dell’utilizzo del veicolo; di osservare l’andamento del chilometraggio rispetto alle clausole contrattuali; di monitorare il costo totale della flotta nel tempo, i costi del carburante nel tempo, e il consumo carburante nel tempo.
• Report sull’andamento chilometrico di ogni veicolo: consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli, delle clausole contrattuali, così come delle informazioni sul chilometraggio. Fornisce una stima del chilometraggio a fine contratto, dei chilometri eccedenti previsti, e una stima del costo supplementare.
• Report sull’utilizzo del veicolo da parte del guidatore: permette di visualizzare l’utilizzo del veicolo da parte del guidatore per il periodo selezionato (possibilità di visualizzare l’utilizzo veicolo per mese) e di vedere i periodi di assegnazione di un veicolo ai diversi guidatori con la durata in giorni.
• Report sulle scadenze contrattuali: (Avrios inizia a notificare 180 giorni prima della scadenza contrattuale di un veicolo per evitare costi in eccesso). Prevede la procedura guidata per la dismissione del veicolo; consente di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via); ed è esportabile su Excel.
• Report per il controllo sul consumo carburante e sulle emissioni di CO2: permette di applicare dei filtri sulla base delle caratteristiche dei veicoli (emissioni, modalità di acquisto, centro di costo, tipo di carburante, e così via).
• Report sui danni: fornisce una panoramica dei casi di danno della flotta, delle loro circostanze e tipologie, dei costi e dei conducenti coinvolti. Il periodo di riferimento è personalizzabile per estrapolare i costi relativi all’arco temporale di interesse.

Il software e la reportistica Avrios

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, la reportistica e i vantaggi-chiave sopra esplicitati:

• consente di creare report altamente personalizzabili, tarati sulla base delle esigenze di ogni singola flotta;
• consente la creazione gratuita di un account (pacchetto Essentials) che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.
• Permette la scelta, successiva, del pacchetto Pro, attraverso il quale è possibile controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace grazie alla reportistica sui rischi e alle opzioni di analisi personalizzabili.
• Propone, infine, la selezione del pacchetto Enterprise, grazie al quale si può far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta, integrando la propria struttura informatica (TI) in Avrios e utilizzando tutte le interfacce.

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Software di gestione flotta aziendale: la reportistica essenziale

08.07.22

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Il software e le prospettive future

Con l’avanzare dell’autonomia nella guida, la complessità dei dati trasmessi dalle auto cresce: ecco la necessità del software di gestione.

In un’ottica di questo genere, ove la quantità e l’accuratezza dei dati saranno estreme, si renderà dunque assolutamente necessaria la presenza di piattaforme digitali ove tali dati possano essere convogliati, smistati, letti in automatico e in tempo reale al fine d’essere messi a disposizione dei fleet e dei mobility manager, i quali potranno, sulla base di tali informazioni, prendere le decisioni più accurate per il contenimento dei costi e per l’ottimizzazione della flotta.

Imprescindibile, allora, in ogni flotta, sarà la presenza di un software, via via più sofisticato, che possa sostenere l’ingresso, il salvataggio e la gestione di quella quantità così ampia e così articolata di informazioni.

Il ritardo nel salvataggio o nella lettura anche solo di pochi dati, potrebbe compromettere, infatti, non solo la marcia della singola vettura, ma il traffico nel quale la stessa è incanalata, perché tutti i veicoli, nel momento in cui la loro autonomia crescerà, saranno parte di un disegno ampio di mobilità urbana e extra-urbana, che funzionerà grazie al reciproco interagire dei singoli mezzi.

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Software di gestione flotta aziendale: prospettive e necessità future

14.07.22

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Ridurre i costi carburante

Con i costi del carburante in aumento, è sempre più importante per una buona gestione della flotta minimizzare i costi superflui con strategie mirate.

• Passaggio da una guida sconsiderata a una eco-guida: occorre sensibilizzare e formare i driver (con corsi di aggiornamento periodici) verso un uso corretto del veicolo che si trovano a condurre, affinché la loro guida si faccia opportuna e tranquilla e si riducano sensibilmente gli sprechi di carburante (e non solo) tipici di uno stile di guida aggressivo.
• Premi: è buon uso premiare le prestazioni di guida migliori per incentivare tutti i dipendenti  a fare sempre meglio.
• Attenzione ai tempi di sosta: se il veicolo si trova a sostare per più di sessanta secondi, è bene che il motore venga spento. Il carburante usato per riavviare il mezzo, infatti, è minore di quello sprecato per mantenere il veicolo acceso mentre si trova fermo.
• La giusta auto per il giusto percorso: è importante selezionare veicoli che abbiano una potenza calibrata alla prestazione che devono effettuare (ai viaggi brevi e frequenti, ad esempio, meglio destinare mezzi poco potenti, di bassa cilindrata).
• Pneumatici: la pressione e lo stato di usura degli pneumatici vanno sempre tenuti sotto controllo. Meno sono performanti, infatti, più carburante si sprecherà.
• Revisione dei veicoli: la revisione periodica dei veicoli (olio, filtro aria, pressione gomme, pneumatici, motore, parti meccaniche, freni,…) è un accorgimento che consente di ridurre il degrado dei mezzi e di garantire minor consumo di carburante (nonché maggior sicurezza).
• Rotte: monitorare con attenzione il tipo di rotta che si percorrerà aiuterà a contenere le spese. Meglio affidarsi, ad esempio, per le lunghe percorrenze, a tratti stradali molto scorrevoli, così da garantire una guida piuttosto uniforme, che comporta minor spreco di carburante.
• Scelta dei veicoli: è bene scegliere modelli efficienti di veicoli per contribuire al contenimento dei costi.
• Scelta del tipo di carburante: occorre sensibilizzare i driver verso la scelta di carburanti standard, anziché premium, perché questi ultimi hanno un prezzo decisamente troppo elevato e non portano valore aggiunto all’azienda nel breve termine.
• Uso di carte carburante: l’adozione mirata di carte carburante porterà un significativo arginamento dei costi grazie a sconti/premi/offerte dei fornitori. Creando occasioni di offerte multiple e gare d’appalto, inoltre, si avranno trasparenza e ottimizzazione dei costi.
• Controllo costi e fatture: monitorando in maniera capillare costi e fatture per ciascun mezzo, si individuano nell’immediato i driver che spendono di più pur avendo veicoli simili ad altri e si può intervenire per tempo sullo spreco.

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Gestione della flotta: come ridurre i costi per il carburante

26.05.22

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Carte carburante aziendali: come scegliere quelle giuste

13.05.22

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L’attenzione verso le strategie di approvvigionamento

Vediamo:

• i principali tipi di approvvigionamento (acquisto, leasing, noleggio a lungo termine);
• le strategie migliori per risparmiare fino al 30% proprio in fase di approvvigionamento dei veicoli della flotta aziendale.

L’acquisto conviene se:

• si ha grande disponibilità immediata di capitale che non è destinata ad altre aree di interesse;
• non si vogliono vincoli di chilometraggio al mese;
• non si necessita di grande turnover nella propria flotta;
• si vuole la libertà di modificare/personalizzare i propri veicoli;
• si acquista con regolarità presso un unico fornitore/produttore e si possono dunque ricevere sconti significativi sugli acquisti successivi;
• non si ha timore della svalutazione fisiologica delle vetture in vista di un’eventuale vendita.

Il noleggio a lungo termine conviene se:

• non si ha grande disponibilità immediata di capitale o, qualora si avesse, essa sarebbe destinata ad altre aree di interesse;
• non si hanno problemi con i vincoli di chilometraggio al mese;
• non si vogliono spese aggiuntive, oltre al costo fisso mensile, per la manutenzione e per la gestione amministrativa del veicolo;
• si necessita di grande turnover nella propria flotta;
• si desidera avere auto sempre al passo con le nuove tecnologie. Questo incide in positivo anche sull’immagine dell’azienda, che si presenta con mezzi sempre all’avanguardia;
• non si ha bisogno di modificare/personalizzare i propri veicoli;
• si preferisce evitare la svalutazione fisiologica delle vetture, nella quale si incorrerebbe con l’acquisto;
• si ha la possibilità di scegliere tra un contratto single sourcing o multi sourcing.

Il leasing conviene se:

• non si ha grande disponibilità immediata di capitale o, qualora si avesse, essa sarebbe destinata ad altre aree di interesse;
• non si hanno problemi con i vincoli di chilometraggio al mese;
• si necessita di grande turnover nella propria flotta;
• si desidera avere auto sempre al passo con le nuove tecnologie. Questo incide in positivo anche sull’immagine dell’azienda, che si presenta con mezzi sempre all’avanguardia;
• non si ha bisogno di modificare/personalizzare i propri veicoli;
• si preferisce evitare la svalutazione fisiologica delle vetture, nella quale si incorrerebbe con l’acquisto, perlomeno fino a quando (e se) si decide di riscattarle;
• come per il noleggio, si ha la possibilità di scegliere tra un contratto single sourcing o multi sourcing. Le caratteristiche e i vantaggi sono i medesimi.

Per quanto riguarda le strategie di risparmio in fase di approvvigionamento: è possibile risparmiare in maniera significativa, addirittura sino al 25/30%.

Ma come?

Cercando di ottenere:

• sconti dai produttori;
• sconti dai concessionari;
• agevolazioni che arrivano dai contratti di leasing/noleggio.

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Acquisto, noleggio o leasing dell’auto aziendale?

19.08.22

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Approvvigionamento dei veicoli della flotta: strategie per risparmiare

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Approvvigionamento dei veicoli della flotta aziendale: single- vs multi-sourcing

26.08.22

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Come risparmiare sui costi di gestione delle auto in leasing

Scopriamo le strategie per ridurre i costi di manutenzione per le auto aziendali in leasing, includendo la risoluzione dei sinistri.

I costi per la manutenzione/riparazione dei veicoli aziendali (strettamente legati a quelli per i sinistri) rappresentano circa il 23% delle spese totali di una flotta. Sono dunque una delle voci di costo più rilevanti di un parco auto. Se pensiamo, poi, che:

• i costi per le riparazioni possono addirittura variare fino al 33/50% da un’officina all’altra, a parità di servizio,
• e che – come specificato nel paragrafo precedente – per i veicoli in leasing queste spese esulano dal contratto, quindi rappresentano un esborso ulteriore,

lo scenario appare di difficile gestione. I fleet manager, però, possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie:

• 1) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza;
• 2) la risoluzione delle cause umane dei sinistri;
• 3) l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine;
• 4) il controllo delle prestazioni delle officine;
• 5) il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno;
• 6) la gestione strategica dei sinistri di lieve entità.

Le prime due strategie puntano al contenimento della frequenza e dell’entità dei sinistri. Cercando infatti di evitare il più possibile, a monte, gli incidenti, le spese legate a manutenzione e riparazione dei veicoli diminuiscono sensibilmente.

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Gestione della flotta: contenere i costi di manutenzione delle auto in leasing

20.10.22

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La gestione dei parcheggi

Anche la gestione ottimale dei parcheggi aziendali non va sottovalutata. Vediamo quali tipo di modelli di gestione sono disponibili riassumendone i pro e contro.

• Soluzioni tradizionali di gestione della flotta: nelle soluzioni tradizionali di gestione dei parcheggi, si distingue tra l’assegnazione ai singoli e il principio dell’assegnazione in base all’arrivo. Quest’ultima opzione prevede che gli automobilisti che arrivano per primi utilizzino i parcheggi. Questo sistema è noto sia nei parcheggi pubblici che in quelli multipiano. Di norma, il parcheggio viene chiuso quando non ci sono più posti liberi. Spesso questo sistema è implementato con tabelloni elettronici o con barriere. Questo sistema è disponibile in molti parcheggi aziendali. Ciò significa che non esiste un sistema fisso di gestione dei parcheggi e che chi non riesce a trovare un posto auto deve cercarlo altrove. Un modello facile da implementare, ma che richiede uno spazio sufficiente.
• Assegnazione del parcheggio personale: in questo caso, i singoli dipendenti e autisti hanno a disposizione un posto auto, opportunamente segnalato. Questi possono essere occupati solo dalla persona competente. Questo modello ha senso, ad esempio, in un parcheggio in cui clienti e dipendenti hanno lo stesso accesso. Oppure quando c’è uno spazio più piccolo che deve essere a disposizione di alcuni dipendenti, supervisori o personale sul campo. Naturalmente, l’organizzazione deve essere adeguata perché questa soluzione sia praticabile. Spesso questa soluzione è un’opzione quando i posti auto sono in affitto. Se non è disponibile un parcheggio, anche questa è un’opzione da offrire. Questo modello ha un effetto negativo sugli utenti occasionali del parcheggio. Chi usa l’auto solo occasionalmente e ha bisogno di un parcheggio non beneficia di questo sistema. Ciò significa che non sempre c’è spazio disponibile per nuovi dipendenti. In caso di ferie o di malattia, è più probabile che il parcheggio non venga utilizzato se è assegnato a singole persone. Ciò comporta la creazione di posti vacanti, il che non è efficiente. I suddetti svantaggi sono particolarmente importanti quando è disponibile un numero limitato di posti auto. Tuttavia, questo è quasi sempre il caso dell’assegnazione dei parcheggi in base alle persone.
• Una moderna gestione dei parcheggi per una gestione innovativa della flotta: oltre alle opzioni tradizionali presentate, sono disponibili moderne soluzioni di gestione del parcheggio. Questi sono particolarmente interessanti nel contesto di una gestione efficiente e innovativa della flotta. Le soluzioni moderne non sono adatte a tutte le aziende, per questo vediamo quali sono i criteri a favore o contro i modelli corrispondenti.
• Gestione del parcheggio con l’aiuto di sensori: in questo caso, un sensore è posizionato a terra o sopra un parcheggio. In questo modo è possibile registrare immediatamente chi ha utilizzato un parcheggio, quando e per quanto tempo. Particolarmente interessanti sono le soluzioni con visualizzazione dell’occupazione e fatturazione minuto per minuto. Inoltre, a seconda della soluzione, è possibile utilizzare un’applicazione per lo smartphone. In questo modo i dipendenti possono prenotare il proprio posto auto, semplificando ulteriormente la pianificazione. Infine, ma non per questo meno importante, si possono evitare i posti vacanti, è sempre possibile una fatturazione equa e precisa e una visione dell’utilizzo. Inoltre, questa gestione digitale dei parcheggi è equa, ben visibile e facile da usare. Tuttavia, come per tutti i sistemi, ci sono alcuni svantaggi nel lavorare con i sensori e gli spazi di parcheggio. I tempi di gestione possono essere notevoli, e anche l’installazione non deve essere sottovalutata.
• Gestione digitale dei parcheggi come parte della gestione della flotta: nel frattempo, esistono altre soluzioni per la gestione digitale dei parcheggi. Oltre all’implementazione con i sensori, le aziende possono lavorare con una barriera e una scansione che registra digitalmente tutti i dati essenziali. Questa opzione può anche essere controllata da un’app e offre una semplice registrazione e fatturazione del periodo di occupazione. Inoltre, elimina gli elevati costi di installazione e manutenzione dei sensori. Naturalmente, è necessario installare anche delle barriere. Tuttavia, i costi sono inferiori a quelli di un sistema basato su sensori. Questo apre la possibilità di collaborare con i fornitori di servizi di gestione digitale dei parcheggi.

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Gestione della flotta: gestione ottimale dei parcheggi aziendali

26.07.22

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La gestione dei danni e dei sinistri

La diminuzione dei sinistri è di vitale importanza:

• per i fleet manager,
• per la sicurezza dei dipendenti,
• la riduzione dei costi.

Vediamone le strategie.

Le strategie principali puntano al contenimento della frequenza e dell’entità di danni e sinistri: cercando di evitare il più possibile, a monte, gli incidenti, i costi di riparazione, manutenzione e premi assicurativi  diminuiscono sensibilmente:

• A) la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza,
• B) la risoluzione delle cause umane dei sinistri.

Miscellaneous

Gestione flotta aziendale: come prevenire danni e sinistri

03.11.22

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La gestione dei sinistri con il software e le funzionalità di Avrios sui sinistri

Vediamo come vengono gestiti i sinistri attraverso il software di gestione della flotta aziendale: funzionalità e peculiarità, con una considerazione mirata sulle funzionalità di Avrios in materia.

Le funzionalità del software in relazione ai sinistri:

• rileva le collisioni in automatico e genera immediatamente le notifiche degli incidenti per i fleet manager;
• semplifica la gestione delle richieste di risarcimento. Questo velocizza le pratiche e consente di far tornare operativi più velocemente conducenti e veicoli;
• mantiene un contatto perenne (24/7) con il servizio di rimorchio, al fine di spostare rapidamente il veicolo danneggiato dal luogo dell’incidente e di portarlo nel minor tempo possibile presso l’officina per la riparazione;
• permette di contenere i costi, automatizzando l’elaborazione dei documenti e la gestione dei processi;
• consente ai fleet manager di controllare senza difficoltà tutto il processo, dalla raccolta dei preventivi di spesa, alla riparazione, alla gestione della garanzia;
• automatizza la comunicazione con le compagnie assicurative e consente di controllare comodamente l’evasione del sinistro, riducendo ulteriormente i costi grazie all’eliminazione degli intermediari nel processo di gestione del caso;
• automatizza la gestione dei singoli casi, riducendo così notevolmente il tempo dedicato a ogni sinistro;
• consente di reagire al sinistro in modo rapido grazie al controllo in tempo reale dei dati. I fleet manager possono infatti seguire lo stato degli incidenti passo per passo, nell’immediato;
• permette di generare report, anche altamente personalizzati, così da consentire ai fleet manager di analizzare i dati relativi ai sinistri per migliorare e pianificare ulteriormente anche le azioni future;
• genera in automatico tutta la documentazione pertinente al sinistro.

Il software Avrios nella gestione dei sinistri

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, tutte le funzionalità appena esplicitate, consente, in particolare, di creare un profilo unico per ogni incidente, completo di tutte le informazioni relative ai danni (dinamica degli eventi, immagini, perizie, dati assicurativi, proposte di costo, e così via). In questo modo il fleet manager è in grado di tenere sotto stretto controllo il premio assicurativo e di programmare interventi per cercare di evitare sinistri futuri.

Avrios, dunque, fornisce:

• una gestione dei danni altamente efficiente volta al contenimento dei costi, grazie a una documentazione esaustiva di ogni sinistro;
• una riduzione – in prospettiva – dei danni, grazie all’analisi capillare dei sinistri passati e all’individuazione di abitudini di guida non oculate;
• il controllo del premio assicurativo.

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La gestione dei sinistri con il software di gestione della flotta aziendale

12.08.22

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Risparmiare sull’assicurazione con un software

Vediamo le strategie che i fleet manager possono adottare per risparmiare sull’assicurazione delle auto aziendali grazie all’utilizzo del software.

Ridurre l’entità e il numero dei danni è un traguardo piuttosto difficile da raggiungere. In quest’ottica, dunque, si rende necessario il supporto di un software di gestione avanzato che analizzi in maniera approfondita le cause dei sinistri, così da avere la possibilità, dati alla mano, di applicare le misure più opportune per cercare di prevenire, come ad esempio:

• sistemi di park assist nei parcheggi aziendali;
• formazione degli autisti in materia di sicurezza alla guida;
• colloquio con i conducenti che causano la maggior parte degli incidenti per mostrare loro i costi che i sinistri comportano per l’azienda;
• programma motivazionale con incentivi per i driver che riescono a limitare al massimo il numero di incidenti. In genere, infatti, gli incentivi funzionano più delle sanzioni. Però occorre fare molta attenzione e tenere in considerazione quanto un autista sia effettivamente su strada, perché è naturale che un driver che lavora di più in auto può incorrere più facilmente in incidenti rispetto a chi percorre pochi chilometri. È opportuno dunque non punire ingiustamente autisti diligenti che però si trovano spessissimo sull’auto aziendale.

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Assicurazione auto aziendali: come risparmiare con un software?

30.09.22

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La riduzione dei premi assicurativi per il parco auto

16.12.22

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I costi di manutenzione

La manutenzione e la riparazione dei veicoli rappresentano circa il 23% delle spese totali di una flotta.

Vediamo come possono essere ridotti.

I fleet manager possono contenere queste spese grazie ad alcune importanti strategie che suddivideremo in:

• le prime due strategie (la risoluzione delle cause tecniche dei sinistri e sguardo attento alla sicurezza; la risoluzione delle cause umane dei sinistri);
• le ulteriori quattro strategie (l’ottimizzazione dell’acquisto di servizi di riparazione e manutenzione dalle officine; il controllo delle prestazioni delle officine; il raggruppamento degli ordini alle officine per tipo di danno; la gestione strategica dei sinistri di lieve entità).

Il software di gestione, automatizzando i processi di raccolta e recupero dei dati sui singoli veicoli, sulle criticità, sul chilometraggio, sullo stato di usura, sulla scadenze manutentive, sui preventivi delle officine da mettere a confronto, e così via, fornisce una panoramica completa sulle informazioni relative a ciascuna vettura e anche grazie alla gestione automatizzata dei sinistri, permette di contenere i costi di manutenzione.

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Come ridurre i costi di manutenzione della flotta aziendale

16.11.22

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Il TCO

Il TCO (Total Cost of Ownership) nella gestione della flotta aziendale è il costo totale di proprietà di un veicolo o, più semplicemente, il costo totale di un veicolo per tutto l’arco di tempo del suo utilizzo. È il costo onnicomprensivo che riguarda ogni mezzo di un parco auto, dall’acquisto/noleggio/leasing, alla manutenzione, a ogni operazione/spesa a esso legata.

Comprende dunque:

• costi fissi (pagamento rate e/o canone fisso, tassa di proprietà, manutenzione ordinaria, assicurazione); e
• costi variabili (carburante, tasse di circolazione, pagamento dei pedaggi, manutenzione straordinaria).

Come ottimizzarlo?

Al fine di contenere e ottimizzare ogni voce del TCO, è opportuno che il fleet manager abbia sempre sotto stretto controllo tutti i dati relativi a ciascun veicolo della flotta, che possa monitorarli in tempo reale, che li analizzi e ne tragga materiale il più possibile completo per pianificare strategie presenti e future.

I nuovi trend relativi alla gestione delle flotte aziendali, comunque, si stanno muovendo verso i concetti più fluidi di MaaS e di Digital Rental, che sposteranno l’attenzione su altri aspetti anche nella considerazione del TCO.  

In quest’ottica, si andranno sempre più abbandonando le soluzioni di leasing e di noleggio in favore di prospettive di car-sharing e di Digital Rental, i quali consentiranno, anche tramite app (quindi con estrema semplicità), di acquisire veicoli in tempo reale, senza vincoli temporali e di controllarli anche da remoto.

La tendenza sarà dunque quella che punterà alla velocità nella scelta dei mezzi e nella possibilità di utilizzo degli stessi, in ottica green, di contenimento dei tempi e, aspetto fondamentale, dei costi.

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Il TCO nella gestione della flotta aziendale

13.07.22

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La Car Policy

In linea generale, ogni azienda che possieda una flotta ha bisogno di una car policy: essa stabilisce le regole per l’utilizzo delle auto aziendali al fine di ridurre al minimo i rischi nell’utilizzo e di ottimizzare i costi.

È dunque un punto fondamentale nella gestione di un parco auto.

La Car Policy:

• è un documento, stilato dall’azienda, che riassume tutte le regole in essere riguardanti l’utilizzo dei mezzi della flotta. È rivolto a tutti coloro che abbiano a che fare con i veicoli aziendali, perciò, in prima istanza, ai driver, al fleet manager e ai fornitori, ma non esclude tutte le altre figure che si trovino a interessarsi del parco auto. Garantisce, nello specifico, i diritti e i doveri di ciascuno;
• è determinante per attuare la strategia della propria azienda, indipendentemente dalle dimensioni della flotta e ha un impatto notevole sui costi, sulla sicurezza, sulla gestione dei dipendenti, e sull’immagine dell’azienda;
• contiene informazioni imprescindibili riguardanti il parco auto (criterio selezione veicoli, definizione veicoli per flotta, scelta formula mobilità, classificazione e selezione veicoli per dipendenti, consegna e utilizzo veicoli, considerazioni su passaggio all’elettrico);
• va costantemente aggiornata.

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La Car Policy aziendale: cosa non può mancare

17.08.22

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La Car Policy e la Mobility Policy

Dalla concezione di Car Policy, si andrà via via migrando verso il concetto di Mobility Policy (o comunque, i due temi si interconnetteranno).

Si tratta di una concezione più estesa, che non riguarderà soltanto una condivisione di regole focalizzate strettamente sull’utilizzo dei mezzi della flotta, ma uno sguardo di amplissimo respiro sulla mobilità della flotta stessa e dei dipendenti.

Vediamo le due policy a confronto.

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Car Policy e Mobility Policy aziendali: cosa sono

18.01.23

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L’app di gestione parco auto

Vediamo le principali funzionalità e i vantaggi delle app di gestione delle flotte aziendali con autoveicoli e/o automezzi.

Si tratta di applicazioni mobile o web che, con pochissimi clic, consentono:

• un monitoraggio capillare dei veicoli in tempo reale,
• la comunicazione immediata tra fleet manager e driver,
• una gestione sempre più efficiente ed efficace del parco auto.

Tra le funzionalità più interessanti, utili e richieste di queste app, ecco:

• la comunicazione diretta e in tempo reale tra fleet manager e autisti, attraverso una chat riservata, fondamentale per risolvere nell’immediato qualsiasi difficoltà e dubbio, a colmare ogni necessità;
• notifiche in tempo reale su scadenze e incombenze per fleet manager e driver;
• una damage management (gestione dei sinistri) snella e rapida, per la quale sarà sufficiente al driver l’inserimento delle specifiche sui danni al fine di tenere immediatamente aggiornato il fleet manager, che potrà subito procedere con le pratiche necessarie e trovare, via via, le soluzioni migliori per la propria flotta, al fine di prevenire danni e sinistri e ottimizzare spese e costi;
• la gestione multe intuitiva e veloce, che si articola sulla falsariga di quella dei sinistri;
• la prenotazione dei veicoli in car pool. Se l’azienda possiede vetture in pool, infatti, grazie a queste app è possibile visionare quali auto siano disponibili e dove e disporne grazie all’apertura automatica delle portiere senza lo scambio fisico delle chiavi;
• il monitoraggio del carburante (tipi di carburante; consumi; spese per il rifornimento; specifiche sulle carte; eventuali anomalie che fanno intuire in tempo reale, al fleet manager, i possibili problemi insorti e gli consentono di intervenire in maniera tempestiva per risolverli, senza che si facciano più seri, e così via);
• il monitoraggio del chilometraggio (importante soprattutto per le vetture a noleggio o in leasing, così che il margine di chilometri ancora disponibili da contratto sia costantemente sotto controllo e non si ecceda, risparmiando, ma anche per i veicoli di proprietà dell’azienda);
• la prenotazione del servizio di ricarica elettrica, per le aziende che offrono questo servizio tramite colonnine interne (con monitoraggio delle colonnine libere, dell’avanzamento della ricarica, e così via);
• l’identificazione di parcheggi blu e la possibilità di pagamento tramite la stessa app;
• la localizzazione di stazioni di lavaggio dell’auto e di altri servizi utili alla manutenzione straordinaria delle vetture;
• caricamento diretto della patente di guida, per snellire il controllo da parte del fleet manager.

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App di gestione parco auto: perché conviene

20.01.23

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Gestire la transizione all’elettrico

La transizione della flotta aziendale all’elettrico è, senza dubbio, un punto di fondamentale importanza, soprattutto guardando al futuro:

• porta all’azienda un ottimo ritorno in termini di prestigio e sostiene l’ambiente, sia a livello di inquinamento ambientale che acustico, che vengono notevolmente ridotti.
• Nonostante i prezzi dei veicoli siano ancora molto elevati (si attendono incentivi anche per le aziende in questo senso, nel nostro Paese), è comunque possibile un significativo contenimento dei costi a livello di rifornimento e di manutenzione (TCO più basso rispetto a quello dei veicoli tradizionali).
• Installare le proprie colonnine di ricarica (con bonus, questa volta), inoltre, consente di avere sempre a disposizione punti di “rifornimento”, in attesa che la rete di infrastrutture di ricarica in Italia si faccia più nutrita.
• L’autonomia delle vetture elettriche non è infatti altissima, ma per le aziende che compiono principalmente spostamenti cittadini, è l’ideale. Qualora ci sia necessità di percorrere tratte lunghe, è bene pianificare per tempo il viaggio e il percorso, così da individuare, in anticipo, i punti di ricarica.

Vediamo come il fleet manager debba gestire al meglio questo passaggio cruciale.

Il processo di transizione, in genere, si articola in quattro fasi:

• I. Valutazione: dei costi, del TCO, dei veicoli da sostituire/integrare, dei vantaggi/svantaggi legati ai diversi tipi di veicoli green, e delle infrastrutture di ricarica da inserire o da trovare nelle vicinanze.
• II.  Passaggio graduale: con sostituzione iniziale di un piccolo numero di vetture e un test che valuti i risvolti in base alle previsioni fatte.
• III. Analisi dell’impatto: per la quale si terrà conto del riscontro degli autisti e si analizzeranno i dati relativi ai nuovi veicoli elettrici (costi e risparmio), se possibile, grazie al supporto di un software di gestione che aiuti nel raccogliere, selezionare, reperire e analizzare in automatico tutte le informazioni necessarie.
• IV. Espansione: transizione totale della flotta all’elettrico, o della parte necessaria.

Nell’articolo che segue, tutti i dettagli che riguardano le diverse fasi.

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Come gestire la transizione all’elettrico per la flotta aziendale

04.11.22

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La sostenibilità dell’azienda

Anche gli obiettivi di sostenibilità dell’azienda rientrano nelle logiche di gestione del contenimento dei costi del parco auto.

Analizziamo allora le strategie green da applicare all’interno e all’esterno della flotta.

Le strategie sostenibili nella flotta:

• elettrificazione flotta,
• eco-guida,
• premi,
• tempi di sosta,
• auto appropriata per il percorso,
• pneumatici,
• revisione,
• rotte,
• uso carte carburante,
• controllo costi e fatture.

Le strategie sostenibili fuori dalla flotta:

• produzione energia,
• gestione rifiuti,
• controllo/riduzione consumi,
• sensibilizzazione dipendenti,
• lavoro da remoto,
• piani di mobilità sostenibile (micromobilità/mobilità condivisa).

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Strategie per la sostenibilità nella flotta aziendale

23.02.23

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La sostenibilità aziendale oltre la flotta

16.02.23

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Le figure coinvolte nella gestione della flotta aziendale

Affinché la gestione della flotta aziendale sia ben funzionante e assolutamente efficiente, occorrono figure preparate e in costante aggiornamento che si occupino dei vari aspetti che la riguardano.

Vediamo quali sono:

• fleet manager (si tratta della figura fondamentale, di riferimento, per tutta la gestione del parco auto. È la persona che si occupa, a trecentosessanta gradi, del funzionamento della flotta),
• dirigenti (fondamentali per l’orientamento strategico della flotta. Il fleet manager si avvale infatti della loro collaborazione per indirizzare al meglio tutte le proprie scelte mirate alla minimizzazione dei costi, alla selezione dei veicoli migliori, alla sostenibilità della flotta, e all’aggiornamento costante della car policy),
• manager Risorse Umane (Il fleet manager si appoggia ai manager delle Risorse Umane per capire al meglio le esigenze del personale. Grazie al loro supporto, infatti, è più immediata la comprensione delle necessità legate alla scelta dei veicoli più consoni alle necessità dei dipendenti),
• mobility manager (si occupa di creare un giro di mobilità il più possibile sostenibile a livello ambientale e sociale, inserendo nel parco auto anche la micromobilità – biciclette, scooter, monopattini, … – e preoccupandosi delle modalità di spostamento dei dipendenti da e verso il luogo di lavoro, proponendo loro le soluzioni più convenienti in termini di risparmio di tempo, di costi, e di emissioni di CO2),
• travel manager (è la figura che si occupa dell’organizzazione dei viaggi di lavoro. In genere, è presente nelle aziende di grandi dimensioni che hanno molti dipendenti spesso in viaggio. Nelle piccole aziende, invece, le sue mansioni sono svolte, di consueto, dalla segreteria di direzione o dai manager delle Risorse Umane).

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Gestione della flotta aziendale: quali sono le figure coinvolte?

15.06.22

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L’evoluzione della figura del fleet manager

Consideriamo l’evoluzione del ruolo del fleet manager in relazione ai supporti tecnologici a sua disposizione e allo sviluppo della mobilità.

1) Il fleet manager come cervello della flotta

• Agli esordi, la gestione dei dati della flotta era puramente manuale per il fleet manager, quindi dispendiosa in termini di tempo, faticosa e soggetta ad errore: i documenti erano cartacei e si archiviavano in infinite cartelle.
• Un primo passo verso la digitalizzazione ha comportato l’utilizzo di copie digitali in PDF e, in molti casi, di fogli di calcolo Excel per contenere e analizzare i dati. In questo contesto, ogni scadenza e processo doveva essere monitorato e gestito ancora manualmente. Si è trattato di un miglioramento rispetto alla carta, ma l’inserimento e l’analisi dei dati dipendeva ancora quasi esclusivamente dal fleet manager che era quindi il cervello della flotta, colui che aveva a disposizione molti dati, ma poche informazioni.

2) Il fleet manager come comandante della flotta

Passando invece alla situazione di oggi, vediamo che tre sono le aree tecnologiche in grande sviluppo: la digitalizzazione, l’automazione dei processi, e lo sviluppo dell’Intelligenza Artificiale per un’analisi approfondita dei dati. Un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio) si colloca nel punto d’intersezione tra queste e offre al Fleet Manager il potere di:

• agire basandosi su un’analisi dei dati approfondita e automatizzata,
• spendere meno tempo su mansioni manuali,
• prendere decisioni strategiche che possano portare a processi più efficienti e al contenimento dei costi.

Il fleet manager, dunque, passa dalla pura gestione al controllo di tutto il sistema, con mansioni più strategiche. Diventa il comandante della flotta.

Le sue priorità sono, come accennato nell’introduzione:

• l’affidabilità della gestione, affinché possa soddisfare tutte le figure aziendali responsabili, così come i conducenti, attraverso processi che siano il più efficiente possibile;
• la riduzione dei costi, identificando le opportunità di risparmio a tutti i livelli;
• gli obiettivi di sostenibilità, che sono sempre più importanti e portano le aziende alla transizione all’elettrico e alla riduzione delle emissioni.

3) Il fleet manager come eroe della flotta

La mobilità del futuro prospetta sviluppi epocali, fatti di Intelligenza Artificiale, di tecnologie sempre più avanguardistiche dei veicoli, di guida autonoma, di scelte a zero impatto ambientale, e di una quantità via via più consistente e articolata dei dati a disposizione per ciascun mezzo. In questo contesto digitale, interconnesso e dinamico, il comandante della flotta si trasformerà quindi nell’eroe della mobilità, ossia colui che supervisiona tutti questi sistemi integrati e li allinea con le esigenze dell’azienda.

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Gestione della flotta: l’evoluzione del ruolo del fleet manager

30.11.22

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L’evoluzione del concetto di fleet management

11.01.23

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