Warum Fuhrparkmanager eine digitale Führerscheinkontrolle bei Firmenwagen einsetzen sollten

Stellt ein Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung, seien es Dienstwagen für den Außendienst, Firmenwagen als Teil der Vergütung oder Transporter für Servicemitarbeiter, so ist es gesetzlich verpflichtet, regelmäßig die Führerscheine der Fahrerinnen und Fahrer zu kontrollieren, die ein Firmenfahrzeug nutzen können. Eine digitale Führerscheinkontrolle kann dabei helfen.

Bisher setzen viele Fuhrparkverwalter auf die konventionelle Führerscheinkontrolle. Hierzu fordert der Fuhrparkverantwortliche den Fahrer oder die Fahrerin dazu auf, den Führerschein persönlich zur Ansicht und zur Kontrolle vorzulegen. So soll sichergestellt werden, dass der Fahrer zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis ist.

Hoher Koordinierungsaufwand

In einem kleinen Fuhrpark mit einer geringen Anzahl von Nutzerinnen und Nutzern, die regelmäßig an einem Standort sind, ist das manuell eventuell noch zu leisten, auch wenn bei 25 Arbeitnehmern und zwei Führerscheinkontrollen pro Jahr bereits 50 Kontrollen zu leisten und vor allem rechtssicher zu dokumentieren sind. Der Koordinierungsaufwand ist bereits in diesem Fall sehr hoch. Inklusive Nachhalten der Kontrollen, Erinnern der Fahrer, Terminvereinbarungen, Durchführen der Kontrollen und Dokumentation ist dabei schon bei diesem kleinen Fuhrpark schnell eine Arbeitswoche pro Jahr verschwendet. Steigt die Größe der Flotte oder sind Mitarbeiter im Außendienst oder über mehrere Standorte verteilt, ist die manuelle Führerscheinkontrolle schon bald keine vernünftige Alternative mehr.

Rechtssichere Dokumentation

Schwierig ist auch die rechtssichere Dokumentation der Führerscheinkontrollen, wenn diese manuell durchgeführt werden. Denn nach Ansicht von Experten ist das einfache Eintragen einer durchgeführten Kontrolle in eine Excel-Tabelle nicht ausreichend zur revisionssicheren Dokumentation. Selbst die Kopie des Führerscheins mit notiertem Datum kann im schlimmsten Fall Fragen aufwerfen – und wenn dann im Rahmen einer polizeilichen Ermittlung der Beleg vorgelegt werden soll, ist mit Sicherheit genau diese Kopie falsch abgelegt, verloren gegangen oder zumindest nicht wieder schnell aufzufinden.

Digitale Führerscheinkontrolle spart Zeit

Mit einer digitalen Führerscheinkontrolle wird das Leben für Fuhrparkverwalter dann wesentlich einfacher. Die Führerscheinkontrolle ohne Excel hat den Vorteil, dass Fuhrparkverantwortliche weniger Zeit für die gesetzliche Pflicht zur Führerscheinkontrolle bei Firmenwagen aufwenden müssen und dennoch sicherstellen, dass ordnungsgemäß nachvollzogen wird, ob ein Firmenwagenfahrer die notwendige Fahrerlaubnis für den Firmenwagen besitzt.

Digitale Führerscheinkontrolle automatisieren

Wird die Führerscheinkontrolle elektronisch durchgeführt, übernimmt in der Regel eine Software- Lösung die Kontrolle. Einmal eingerichtet und aktiviert, erinnert die digitale Führerscheinkontrolle den Fahrer automatisch in grundsätzlich oder individuell festgelegten Zeiträumen daran, den Führerschein zur Kontrolle vorzulegen.

Die Frequenz der Wiederholung der Kontrolle des Führerscheins sollte dabei mindestens zweimal pro Jahr erfolgen. Wenn Anlass zur Sorge besteht, dass die Fahrerlaubnis inzwischen abgegeben werden musste oder ein Fahrverbot für den Fahrer droht, sollte die Frequenz erhöht werden. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn regelmäßig Bußgeldbescheide für Fahren mit überhöhter Geschwindigkeit im Unternehmen ankommen oder der Verdacht auf Alkoholabhängigkeit besteht.

Das Nachhalten dieser individuellen Kontrollfrequenzen ist mit einer manuellen Führerscheinkontrolle für den Fuhrparkmanager kaum noch möglich. Die elektronische Führerscheinkontrolle nimmt dem Verantwortlichen an dieser Stelle einen wichtigen Teil der Arbeit ab und sorgt für regelkonforme Kontrollen. Für den Verantwortlichen ist es an jeder Stelle möglich, nachzuhalten, welche Fahrer zur Kontrolle anstehen und ihre Kontrolle eventuell noch nicht absolviert haben. Das mühsame manuelle Nachfassen entfällt, da die elektronische Führerscheinkontrolle den Fahrer automatisch erinnert, bis die Kontrolle absolviert wurde, und bei Überschreiten festgelegter Toleranzen den Fuhrparkmanager alarmiert. Der Fuhrparkmanager kann dann die entsprechenden Maßnahmen einleiten – vom persönlichen Nachfassen bis zum Entzug des Firmenfahrzeugs und disziplinarischen Maßnahmen.

Terminvereinbarungen vermeiden

Für viele Fuhrparkverwalter ist es außerdem wichtig, dass kein Vereinbaren persönlicher Termine mit den Fahrern mehr notwendig ist – denn die Notwendigkeit für den Fahrer, zur Kontrolle zu einer bestimmten Zeit zu einem bestimmten Standort zu kommen, ist nicht nur in Corona-Zeiten mehr als lästig. Gerade für Mitarbeiter im Service, im Außendienst oder im Home Office bedeutet so ein Termin in der Verwaltung immer zusätzlichen Aufwand – sowohl im Hinblick auf Reisekosten, als auch im Hinblick auf einen Verlust an Arbeitszeit und Produktivität.

Muss zum Beispiel bei einem Unternehmen mit 100 Fahrern zweimal pro Jahr kontrolliert werden und die Fahrer müssen extra zu einem bestimmten Standort fahren, fallen 200 Kontrollen pro Jahr an. Legt man pro Kontrolle eine Stunde zugrunde (25 Minuten Anfahrt, 10 Minuten Kontrolle, 25 Minuten Abfahrt), so bedeutet in diesem Beispiel die Führerscheinkontrolle 200 Stunden Arbeitszeitverlust – fünf volle Arbeitswochen nur für die Führerscheinkontrolle!

Digitale Führerscheinkontrolle elektronisch abwickeln

Besonders komfortabel ist es, wenn die Führerscheinkontrolle vollständig digital abgewickelt wird. Im besten Fall erhält der Mitarbeiter eine Aufforderung auf sein Mobiltelefon, seinen Führerschein zu überprüfen. Dazu macht der Mitarbeiter dann in einer speziellen Web-Applikation, ohne etwas auf dem Mobiltelefon zu installieren, Fotos von Vorder- und Rückseite des Führerscheins. Das Hochladen vorhandener älterer Fotos ist nicht möglich. Die automatische Bilderkennung überprüft dann anhand verschiedener Kriterien, ob es sich um einen echten Führerschein handelt. Farbkopien von Führerscheinen werden automatisch zurückgewiesen und der Fahrer kann die Kontrolle nicht abschließen. Besonders einfach ist die Kontrolle bei aktuellen Führerscheinen im Kreditkartenformat, weil durch die aufgebrachten Hologramme eine Fälschung praktisch nicht möglich ist. Aber auch ältere Papierführerscheine können mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen für die digitale Führerscheinkontrolle nachgerüstet werden.

Der Fuhrparkmanager erhält dann in seiner Fuhrparkverwaltung einen Hinweis, dass eine neue Führerscheinkontrolle ansteht und kann dann den Führerschein auf dem aktuellen Foto visuell überprüfen, in dem er die Sicherheitsmerkmale wie Hologramme überprüft und die Nummer des Führerscheins mit der gespeicherten Nummer abgleicht. Bestätigt der Fuhrparkmanager die Kontrolle, wird dies revisionssicher in der Software gespeichert – zusammen mit den erstellten Fotos. Weist der Fuhrparkmanager den Führerschein zurück, weil er Zweifel an der Echtheit hat, kann entweder eine erneute elektronische Kontrolle angestoßen werden oder der Fahrer aufgefordert werden, den Führerschein im Original in der Fuhrparkverwaltung vorzulegen.

Der Aufwand für den Fuhrparkmanager ist auch hier wesentlich geringer als bei der manuellen Kontrolle: Wenige Klicks statt manueller Arbeit. Insgesamt bedeutet die elektronische Führerscheinkontrolle daher sowohl für Fuhrparkmanager als auch für Fahrer eine erhebliche Arbeitserleichterung und mehr Rechtssicherheit für das Unternehmen.

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