Fuhrparkverwaltung für mittlere Fuhrparks: Effiziente Flottenverwaltung

Die Fuhrparkverwaltung für mittlere Fuhrparks spielt in zahlreichen Unternehmen eine Rolle. Mittelgroße Flotten bergen ihre ganz eigenen Herausforderungen und Möglichkeiten. Steigende Fuhrparkkosten führen dazu, dass die Fuhrparkverwaltung zusätzlich optimiert werden sollte. Zu beachten sind jetzt neben steigenden Sprit- und Fuhrparkkosten im Allgemeinen insbesondere längere Lieferzeiten bei Fahrzeugen. In mittelgroßen Fuhrparks spielt das Thema Nachhaltigkeit zusätzlich eine Rolle, da oftmals über einen Umstieg zur E-Mobilität nachgedacht wird. An dieser Stelle erfahren Sie mehr über aktuelle Herausforderungen, Chancen und die Entwicklung im mittelgroßen Fuhrpark.

Welche Herausforderungen sind bei der Fuhrparkverwaltung zu bewältigen?

Zwar mag es keine allgemeinen Regeln geben, ab wann der Fuhrpark als mittelgroß, klein oder als groß anzusehen ist. Doch im Normalfall ist bei Flotten ab einer Größe von 100 Fahrzeugen, teilweise auch schon ab 50 Fahrzeugen von einem mittleren Fuhrpark die Rede. Sind 500 Fahrzeuge oder mehr vorhanden, ist von einer großen Flotte die Rede. Mittelgroße Fuhrparks können daher, je nach Einstufung, zwischen 51 und 499 Fahrzeugen, üblicher jedoch zwischen 101 und 499 Fahrzeugen umfassen. Damit gehören die Flotten zahlreicher Unternehmen in diese Kategorie. Mittelgroße Flotten gehen mit ganz besonderen Herausforderungen einher, die genauer zu betrachten sind:

Kosten machen einen größeren Anteil an Gesamtkosten aus

Fuhrparkkosten sind in Unternehmen mit einer Flotte ein wichtiges Thema. Schließlich machen diese Kosten einen großen Anteil der gesamten Kosten des Unternehmens aus. Im Gegensatz zu kleinen Flotten ist in mittelgroßen Flotten der Kostenaspekt besonders wichtig. Die vorhandenen Kosten summieren sich stark und bei steigenden Spritkosten ist ein Anstieg von 5 Prozent oder 10 Prozent bereits mit großen Auswirkungen auf die Gesamtkosten verbunden. Daher stellt die Analyse und Beobachtung der Kosten gerade in mittleren Fuhrparks eine große Herausforderung für die Fuhrparkverwaltung dar. Steigende Kosten im Allgemeinen sowie die Befürchtung, dass die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens insgesamt leidet, führen zu einer größeren Bedeutung der Kostenkontrolle. Entsprechende Prozesse in der Fuhrparkverwaltung, die Zuordnung aller Kosten sowie schnelle Handlungen bei Preissteigerungen machen dieses Thema zu einer Herausforderung.

Die Verwaltung ist nicht nebenbei möglich

Mittelgroße Fuhrparks befinden sich oft in einer Art Zwischenlösung, wenn es um die Aufgabe als Fuhrparkmanager geht. Es reicht durch die größere Anzahl an Fahrzeugen nicht mehr aus, die Verwaltungskraft des Chefs oder andere Mitarbeitende mit den Aufgaben zu beauftragen. Fuhrpark-Experten, wie in den großen Flotten, mit sehr umfassender Erfahrung und Kompetenz, sind aber ebenfalls rar gesät. In vielen Unternehmen mit mittleren Fuhrparks ist es daher durchaus üblich, die Fuhrparkverwaltung in Vollzeit statt in Teilzeit zu übernehmen. Das ist sinnvoll, um eine effiziente Flottenverwaltung zu leisten, die vorhandenen Kosten nach Möglichkeit zu senken und um eine passende Verwaltung und Auslastung der Fahrzeuge zu gewährleisten.

Die Aufgaben als Fuhrparkleitung sind in der Regel sehr gut in mittelgroßen Flotten bekannt, möglicherweise fehlendes Wissen lässt sich durch Seminare genau wie durch passende Webinare und Schulungen erwerben. Natürlich ist die Flottenverwaltung gegebenenfalls in Teilzeit umsetzbar, jedoch ist dafür optimales Zeitmanagement erforderlich. Genau wie die passenden Prozesse, die im Tagesgeschäft unterstützen.

Es kann in mittelgroßen Flotten daher mit einer erheblichen Herausforderung einhergehen, die Verwaltung zur Priorität zu machen. Durch einen entsprechenden Fokus ist es allerdings möglich, selbst in kritischen Zeiten die Kosten zu senken. Krisenmanagement und die Fuhrparkverwaltung in kritischen Zeiten erfordern entsprechend passende Systeme genau wie die Fokussierung auf die Verwaltung. Daher ist es hier wichtig zu prüfen, wie der aktuelle Stand ist, wer die Fahrzeuge verwaltet und wie viel Zeit dafür tatsächlich zur Verfügung steht.

Zeitmanagement und sinnvolle Prozesse sind gefragt

Besonders kritisch ist im Tagesgeschäft in der Regel der Zeitfaktor, wenn es um die Fuhrparkverwaltung geht. Alltägliche Aufgaben wie die Führerscheinkontrolle, die Unterweisung der Fahrer nach UVV sowie das Schadenmanagement im Fuhrpark kosten bei einer mittelgroßen Flotte viel Zeit. Ohne sehr gutes Zeitmanagement kann es passieren, dass wichtige Aufgaben nicht die erforderliche Bedeutung erhalten. Sinnvolle Prozesse stellen eine große Herausforderung dar, falls diese noch nicht in die Fuhrparkverwaltung integriert wurden. Sich zeitlich optimal zu organisieren und passende Prozesse für alle Aufgaben zu nutzen, ist in diesem Zusammenhang wichtiger als je zuvor. Auf diese Weise lassen sich hohe Folgekosten vermeiden, beispielsweise durch Reparaturen, die aus Zeitgründen bei teuren Werkstätten durchgeführt werden. Daher ist es für jede Flottenart wichtig, passende Prozesse zu nutzen und das Thema der Digitalisierung dabei ebenfalls nicht außen vor zu lassen. So können elektronische Tankkarten, Führerscheinkontrollen und digitale Unterweisungen der Fahrer bereits mit einem großen Unterschied für den Fuhrpark einhergehen.

Der nachhaltigere Weg in die Zukunft nimmt an Bedeutung zu

In den letzten Jahren nimmt das Bedürfnis nach nachhaltigeren Lösungen und anderen Formen der Mobilität stark zu. Alternative Antriebe, die Emissionen reduzieren können, sind gerade für mittelgroße Flotten zunehmend interessant geworden. Für den Umstieg auf eine nachhaltige Lösung wie auf das Elektroauto sind jedoch zahlreiche Kriterien im Rahmen der Fuhrparkverwaltung zu beachten. Nicht zuletzt der aktuelle Bedarf an Fahrzeugen, die Umsetzbarkeit sowie Optionen in Bezug auf die Ladeinfrastruktur vor Ort. Fuhrparkmanager, die sich an den Umstieg auf die E-Mobilität wagen, benötigen dafür ausreichend Zeit und umfangreiche Analysen, um passende Fahrzeuge einzusetzen.  

Nicht zu unterschätzen ist dabei die Entwicklung der letzten Zeit, die zu Änderungen oder Anpassungen an das Mobilitätsverhalten geführt haben. Zusätzliches oder beinahe ausschließliches Arbeiten aus dem Home-Office ist dabei von Fuhrparkmanagern genauso zu beachten wie die teilweise geringe Akzeptanz von nachhaltigen Lösungen. Daher zählt zu den Herausforderungen in der Fuhrparkverwaltung von mittleren Fuhrparks unter anderem der Blick auf die Zukunft der Mobilität sowie das Verständnis von sich verändernden Umständen.

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5 Tipps für die effiziente Fuhrparkverwaltung von mittleren Flotten

Die Herausforderungen für die Fuhrparkverwaltung von mittelgroßen Flotten sind größer geworden. Eine effiziente Verwaltung, Zeitmanagement und vor allem ein kritischer Blick auf anfallende Kosten sind jetzt entscheidend. Sonst kann sich die Flotte in Krisenzeiten als echtes Problem für das Unternehmen erweisen, wodurch die Wirtschaftlichkeit reduziert wird. An dieser Stelle finden Sie 5 passende Tipps für das Fuhrparkmanagement mittelgroßer Flotten. Einige Änderungen wirken im ersten Moment wie kleine Anpassungen, die jedoch langfristig gesehen einen erheblichen Unterschied ausmachen.

Fuhrparkverwaltung mit Blick auf den Mobilitätswandel

Die Bedürfnisse der Fahrenden haben sich nicht zuletzt durch den Mobilitätswandel verändert. Prüfen Sie aus diesem Grund, wie es um den Bedarf Ihrer Fahrenden bestellt ist. Ist ein Dienstwagen weiterhin die beste Lösung? Es kann sich anbieten, alternative Antriebe zu beachten oder eine Umstellung auf Poolfahrzeuge vorzunehmen. Dabei handelt es sich nur um einige Beispiele, da eine Flotte mit geringer Flexibilität kaum mit der heutigen Zeit zusammenpasst. Die Bedürfnisse der Fahrenden, das Fahrverhalten und die aktuelle Struktur der Flotte sind dabei einige der entscheidenden Punkte, wenn es um eine effizientere Verwaltung der Flotte geht. Eventuell lassen sich im Zuge dieser Umstellungen die Fahrzeugkosten reduzieren oder sogar die Flottengröße an sich, falls ein geringerer Bedarf als früher besteht.

Digitalisierung aktiv in der Fuhrparkverwaltung betreiben

Von großer Bedeutung ist für mittelgroße Fuhrparks das Thema Digitalisierung. Gemeint ist in diesem Zusammenhang nicht nur das Einscannen von Dokumenten mit anschließender digitaler Ablage. Vielmehr geht es um die digitale Erfassung, Auswertung und Zusammenführung von Daten. Gerade im Rahmen der Fuhrparkverwaltung von mittelgroßen Flotten ergibt es Sinn, auf Digitalisierung zu setzen. Eine Fuhrparkmanagement Software unterstützt dabei, Daten zu nutzen, auszuwerten und als Grundlage für wichtige Entscheidungen zu nutzen. Daher ist es empfehlenswert im Rahmen einer effizienten, kostensparenden Maßnahme, die Digitalisierung aktiv zu betreiben.

Fuhrparkkosten kritisch betrachten und analysieren

In der aktuellen Zeit ist vor allem ein kritischer Blick auf die Fuhrparkkosten wichtig. Betrachten Sie die Kosten so genau wie nur möglich, analysieren Sie diese und suchen Sie nach Einsparpotenzial. Dafür ist es wichtig, alle Kosten zu kennen, einschätzen zu können und zu prüfen, ob es nicht doch Potenzial für Optimierungen gibt. Die Fuhrparkkosten in einer mittelgroßen Flotte können sonst schnell anwachsen und erschreckende Werte erreichen. Gerade in mittelgroßen Fuhrparks sind die Fuhrparkkosten nicht nur eine Herausforderung, sondern werden im Alltag oft nicht ausreichend bedacht. Eine Fuhrparkmanagement Software zeigt Ausreißer bei den Kosten frühzeitig. Dadurch erkennen Sie steigende Fuhrparkkosten mit einem Klick und können geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen.

Prozesse bewusst im Tagesgeschäft optimieren

Sämtliche Prozesse im Fuhrpark summieren sich in Bezug auf die erforderliche Zeit im Tagesgeschäft. Bei einer Flotte von 100 Fahrzeugen oder mehr summieren sich alltägliche Dinge wie Tankkartenabrechnungen. Oder die Kontrolle von Führerscheinen. Betrachten Sie daher Ihre aktuellen Prozesse genauer und entlarven Sie echte Zeitfresser in der Fuhrparkverwaltung. Von der elektronischen Führerscheinkontrolle bis hin zum digitalen Schadenmanagement bestehen viele Optionen. Je stärker Sie die verschiedenen Prozesse optimieren, desto mehr Zeit bleibt für andere Aufgaben. Wie für einen genaueren Blick auf die Kosten und die Optimierung von diesen.

Risikomanagement in die Fuhrparkverwaltung integrieren

Zwar gibt es in einer mittelgroßen Flotte zahlreiche Fahrzeuge, dennoch ist der Ausfall von einzelnen Fahrzeugen mit Folgen verbunden. Dazu gehört nicht zuletzt, dass kurzfristige Ersatzoptionen wie ein Auto Abo die Kosten ansteigen lassen. Im Rahmen von einem funktionierenden Risikomanagement ist es entscheidend zu wissen, was Sie im Ernstfall unternehmen können. Kurzfristige Alternativen für Fahrende bieten beispielsweise auch Poolfahrzeuge. Auch ein gut funktionierendes Netz an Werkstätten ist entscheidend, sodass die passende Lösung schnell gefunden ist. Beides hilft genau wie das Einhalten von Serviceterminen oder ein aktives Schadenmanagement.

Fazit: Fuhrparkmanagement in kritischen Zeiten umsetzen

Der mittelgroße Fuhrpark geht in Unternehmen mit höheren Kosten einher. Veränderungen dieser machen sich bemerkbar, sodass eine effiziente und kostenbewusste Verwaltung sinnvoll ist. Gleichzeitig ist gerade in kritischen Zeiten zu beachten, dass die Kosten nicht weiter steigen sollten. Maßnahmen gegen steigende Fuhrparkkosten sind jetzt genauso wichtig wie kompetente Lösungen rund um die Prozesse im Fuhrpark. In einer mittelgroßen Flotte ist es für viele Unternehmen interessant und finanziell ansprechend, mit einer digitalen Fuhrparkverwaltung zu arbeiten.

Mit ihrem kostenlosen Account finden Sie heraus, wie Sie sich die Fuhrparkverwaltung vereinfachen können. Kosten mit einem Klick im Blick zu behalten, ist dabei ein Schritt in die richtige Richtung. In kritischen Zeiten finden Sie sofort heraus, warum und an welcher Stelle die Kosten steigen. Gleiches gilt für die Analyse von Daten, die durch die Digitalisierung besonders einfach umsetzbar ist. Eine wirtschaftliche, effiziente und vor allem stark auf Kosten fokussierte Arbeitsweise ist jetzt für die mittelgroße Flotte entscheidend.

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