Schadenmanagement - Schadenerfassung effizient umgesetzt

Es kann immer zu einem Schaden am Fahrzeug kommen - im Rahmen einer Flotte ist aufgrund der häufiger vorkommenden Fälle das professionelle Schadenmanagement von Bedeutung. Jeder Schaden muss zuerst gemeldet werden, ist anzugeben, mit dem Versicherer, dem Unternehmen und der Werkstatt abzusprechen. Neben der Erfassung von Schäden spielt bei der Reparatur, Verwaltung und bei einem Blick auf entstehende Kosten vieles mit hinein, was einen hohen Zeit- und Kostenaufwand erklärt. Wir stellen das Schadenmanagement, die Bedeutung von diesem sowie die aktuelle Umsetzung genauer vor. Außerdem werfen wir einen Blick auf Alternativen, auf die Vorteile von diesen und auf die Möglichkeiten für Fuhrparkmanager.

Schadenmanagement und die Bedeutung für das Fuhrparkmanagement

Im Fuhrparkmanagement spielt das Thema Schadenmanagement gerade zu Beginn häufig eine untergeordnete Rolle. Wichtiger sind für viele Fuhrparkleiter entstehende Kosten, der Zeitaufwand und die Verwaltung von Terminen, Versicherungen sowie das Thema der Halterhaftung. Dabei spielt die optimale Verwaltung von Schäden mit sofortigem Bericht und einer umfassenden Dokumentation eine große Rolle. Vor allem für die Finanzen des Unternehmens, für einen funktionsfähigen Fuhrpark sowie zur Vermeidung von rechtlichen Folgen. Daher ist die Zeit gekommen, dieser Thematik eine größere Bedeutung einzuräumen, um für einen effizient verwalteten Fuhrpark zu sorgen.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass bei vom Fahrer verursachten Schäden diese Schäden an verschiedene Parteien gemeldet werden. Das wären folgende Parteien, die so zeitnah wie nur möglich nach dem entstehenden Schaden eine Benachrichtigung erhalten müssen :

• Versicherung
• Anwälte
• Flottenmanagement

Bei Flottenbetreibern kümmert sich meistens der Flottenverantwortliche um die zentrale Verwaltung von Schäden. Er leitet Schadensmeldungen an Versicherer sowie an andere Parteien weiter. Der Flottenverantwortliche behält aus verschiedenen Gründen den Überblick über alle Schadenfälle der Versicherung. Durch diesen Überblick über Schäden, Folgen und die gesamte Sachlage lässt sich eine niedrige Schadenquote beibehalten. Darüber hinaus kann der Fuhrparkleiter sicherstellen, dass keine ungerechtfertigten Ansprüche oder Schäden geltend gemacht werden. Zusätzlich ist es möglich, die Kosten für Reparaturen sowohl zu erfassen und zu kontrollieren als auch diese deutlich zu reduzieren. Der Fuhrparkleiter stellt sicher, dass eine Stelle stets über den aktuellen Sachstand informiert ist. Es ist damit entscheidend, dass die Schadenmeldung erfolgt. Ohne ein effizientes Schadenmanagement lässt sich nicht sicherstellen, dass Schäden, Folgen und Kosten klar sind.

Beteiligte Parteien klar erkennen: Schäden betreffen viele Parteien

In kaum einem Arbeitsbereich des Fuhrparks sind so viele verschiedene Parteien inbegriffen, wie es beim Schadenmanagement der Fall ist. Die Fahrer, die den Schaden verursachen, müssen diesen melden. Der Versicherer ist zu informieren, genauso eine zuständige Werkstatt. Je nach Schaden ist mit den geschädigten Personen zu sprechen, teilweise ist die Polizei involviert. Kosten wollen erfasst, Schäden bereinigt und das Auto will wieder in einen betriebsbereiten Zustand versetzt werden. Allein die genannten und möglicherweise involvierten Parteien zeigen sehr schnell, warum das Schadenmanagement für viele Unternehmen so schwierig ist.

Doch das Schadenmanagement ist von großer Bedeutung. So können auf diese Weise ebenfalls genaue Statistiken über Fahrer und Fahrzeuge geführt werden. Die Ergreifung von vorbeugenden Maßnahmen ist möglich und umsetzbar. Unternehmen können unberechtigte Ansprüche verhindern, wenn das Schadenmanagement korrekt durchgeführt wird. Meldet der Fahrer beispielsweise den Schaden sofort und ist der Fuhrparkverantwortliche im Bilde, lassen sich weitere Schritte unternehmen. Eine Flotte ganz ohne das Vorkommen von Schäden zu führen wäre zwar wünschenswert, ist aber in der Praxis nicht umsetzbar. Zwar lassen sich Schäden durch umfassende Schulungsmaßnahmen teilweise verhindern. Ein Vorkommen ist jedoch nie auszuschließen. Es kann schließlich genauso passieren, dass eine Gegenpartei für den entstandenen Schaden verantwortlich ist.

Aktuelle Vorgehensweise beim Schadenmanagement

Unternehmen, die sich mit dem Thema Schadenmanagement befassen, haben entsprechend verschiedene Vorgehensweisen umgesetzt. In der Praxis erfolgt die Meldung eines Schadens beispielsweise in direkter Form, über den Versicherer, den Leasingpartner oder über externe Schadensverwalter. All diese Vorgehensweisen bieten sich zwar beim Schadenmanagement an, gehen aber häufig mit einem höheren Zeitaufwand einer. Schauen wir uns einmal die Umsetzung über die genannten Formen im Detail an:

Die direkte Meldung

Der Fahrer meldet den Schaden direkt an den Flottenverantwortlichen. Diese Meldung erfolgt über Telefon, WhatsApp, E-Mail sowie über mögliche weitere Kanäle. Der Flottenverantwortliche führt im Normalfall eine Schadenakte, die jeden Vorfall umfasst. Wahlweise liegt die Akte in gedruckter Form oder in Form von Dateien vor. Der zeitliche und administrative Aufwand ist bei diesem Vorgehen immens hoch. Es kommt häufig zu fehlenden Unterlagen und Informationen, zu weiteren Rückfragen zum Schaden und die Dokumentation kostet zusätzlich Zeit. Außerdem sind Informationen immer wieder zu suchen und zu finden, was einen höheren Aufwand bedeutet. Ganz besonders, wenn es in der Praxis mehr als nur einen zu verwaltenden Schaden gibt.

Nicht zu unterschätzen ist der Nachteil, dass kein Fuhrparkleiter rund um die Uhr erreichbar ist. Im Zweifelsfall benötigen Fahrer aber sofort einen Ansprechpartner oder direkte Unterstützung. Manchmal ist ein Abschleppdienst erforderlich, teilweise ist ein Ersatzwagen dringend nötig. Bei diesen Themen ist eine zusätzliche Lösung erforderlich, die ebenfalls mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden ist. Oder mit höheren Kosten.

Die Meldung über den Versicherer

Teilweise bieten Versicherungen die Dienstleistung einer Schadenhotline an. Hier können sich Fahrer direkt melden, den Schaden erfassen und bekommen im Notfall direkt Hilfe. Diese Unterstützung betrifft dann die mögliche Ersatzmobilität sowie das Rufen von einem Abschleppdienst und weitere Leistungen für einen Notfall. Das klingt im ersten Schritt nach einer sinnvollen Lösung. Die Nachteile dieser Vorgehensweise sind nicht ganz offensichtlich, sind aber durchaus zu beachten. Der Versicherer ist mit dieser Vorgehensweise über alle Schäden informiert. Dadurch ist eine Risikoabschätzung deutlich einfacher. Steuerungsmöglichkeiten für Schadenreparaturen sind eingeschränkt. Dieses Vorgehen erfordert eine klare Struktur für alle Schritt bei einem Schadenfall. Fuhrparkverantwortliche sollten beispielsweise Fahrer darin schulen, wie sie sich bei kleineren Schäden verhalten. Dazu können unter anderem Kratzer oder ein Glasbruch zählen, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.

Die Meldung über den Leasingpartner

Ähnlich zum letzten genannten Punkt bieten Leasingpartner ein Schadenmanagement an. Zu diesem zählt ebenfalls die Schadenerfassung. Der Prozess an sich und die vorhandenen Nachteile ähneln dem der Abwicklung über den Versicherer. Damit handelt es sich bei einem vorhandenen Leasingpartner zwar um eine gängige Praxis, jedoch nicht unbedingt um eine empfehlenswerte. Es ist stets besser, wenn Schäden nicht direkt über Versicherer oder Leasingspartner abgewickelt werden.

Die Verwendung externer Schadenverwalter

Auf dem Markt gibt es externe Anbieter, die sich ausschliesslich auf das Verwalten von Schäden spezialisiert haben. Oft bieten diese Firmen individuelle und flexible Lösungen an. Der Nachteil dabei ist, dass sich diese Schadenverwalter meist nur auf das Thema Schäden spezialisieren. In puncto Flottenmanagement sind aber viele weitere Bereiche von Bedeutung. Durch diese Trennung sowie den fehlenden Blick auf alle Bereiche ergeben sich mit der Zeit höhere Kosten. Schließlich spielen vorhandene Schäden, Kosten für diese und das Verhalten der jeweiligen Fahrer nicht nur für das Schadenmanagement an sich eine Rolle. Vielmehr geht es um die Effizienz und die Kosten, die durch eine Flotte entstehen. Eine alles umfassende Lösung ist daher optimal.

Lösungen für eine zeitsparende Schadenmeldung

Die Meldung eines Schadens muss erfolgen, so schnell wie möglich. Das ist ein Fakt. Aber es ist hier von Bedeutung, zeitsparende Lösungen zu bieten. Der Anfang mit Anrufen, Nachrichten, dem Versenden von Bildern oder Videos ist nicht unbedingt zeitsparend. Schon gar nicht, wenn die Meldung an verschiedene Parteien erfolgt. Oder erst an den Fuhrparkleiter und dieser dann die weiteren Parteien informiert. Dafür ist ein hoher Zeitaufwand erforderlich, der nicht zu unterschätzen ist. Durch die Umstellung auf neue Kommunikationswege besteht aber die Möglichkeit, den Schaden über eine App zu melden. Eine solche Fahrer App steht rund um die Uhr zur Verfügung und vereinfacht die gesamte Kommunikation. Desto mehr Wege und Meldungen automatisch einzugeben und zu verfolgen sind, desto besser läuft es.

Alternativen bei der Meldung von Schäden für einen vereinfachten Prozess

Der Blick auf den hohen Zeitaufwand, die Kosten und die administrativen Prozesse zeigt, wie wichtig die Suche nach sinnvollen Alternativen ist. Das aktuelle Vorgehen stellt hier nicht unbedingt die optimale Lösung für das Unternehmen oder für die Verwaltung der Flotte dar. Einige Prozessschritte lassen sich mit klassischen Officeanwendungen automatisieren. Ausserdem vermeiden eine klare Struktur, ein definierter Prozess und präzise Fahrerkommunikation und -training unnötigen Aufwand und Fehler.

Als interessante Alternative können wir das System von Avrios vorstellen, wenn es noch schneller und einfacher gehen soll. In Zusammenarbeit mit RepairFix und mit der Avrios Plattform erhalten Sie ein umfassendes integriertes Schadenmanagement. Fahrer können innerhalb einer vorhandenen Fahrer App den Schaden erfassen. Ausserdem stehen Notfallhotline, Mietwagen und Werkstätten direkt zur Verfügung. 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Ohne immer auf den Fuhrparkverantwortlichen zu warten und ohne direktes Einbeziehen der Serviceleistungen von Versicherern und Leasingspartnern. Eine automatische Lösung mit einfach zu navigierender App, die nicht nur Fahrern, sondern genauso den Flottenverantwortlichen das Leben erleichtert. Die Schadenmeldung fällt genau wie die Schadenerfassung leichter und erfordert viel weniger Aufwand als es bisher der Fall war. Mehr zum Schadenmanagement mit RepairFix erfahren Sie hier.

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Fazit: Geringer Zeitaufwand und weniger Kosten durch effizientes Schadenmanagement

Ein effizientes Schadenmanagement ist für jedes Unternehmen mit eigener Flotte wichtig. Zwar sind externe Programme und automatisierte Lösungen sinnvoll, jedoch nur, wenn diese alle Bereiche des Fuhrparkmanagements beinhalten. Andernfalls steigen die Kosten und die Verwaltung von Daten und vorhandenen Informationen ist mit hohem administrativem Aufwand verbunden. Ohne die sichere und effiziente Verwaltung von Schäden steigt die Gefahr von nicht berechtigten Ansprüchen an das Unternehmen, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Ein effizientes Schadenmanagement bietet daher eine zeitliche und administrative Entlastung des Fuhrparkleiters und geht mit übersichtlich geordnetes Daten, Zahlen und Fakten einher.

Melden Sie sich für Ihren kostenfreien Account an um gemeinsam mit Avrios ein effizientes, günstiges Schadenmanagement umsetzen. Langfristig fällt es damit leichter, durch die zur Verfügung gestellte Fahrer App einen Schaden zu melden. Außerdem sind die entstehenden Kosten durch diese Form der Verwaltung in Form von einem digitalen Schadenmanagement geringer. Sie können zu guter Letzt Ihre Fahrer besser schulen und mehr für die Vermeidung von zukünftigen Unfällen und Schäden im Allgemeinen tun. Die Schadenmeldung und Schadenerfassung leichter und nachvollziehbar zu gestalten, ist damit ohne weiteren Aufwand möglich.

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