In diesem Artikel erfahren Sie:
1. Hintergründe für Mehrkilometer beim Leasing: Hintergründe erkennen, warum es noch immer im Fuhrpark zu kostspieligen Mehrkilometern kommt.
2. Herausforderungen in der Praxis: Warum Mehr- und Minderkilometer im Fuhrpark so schwer zu vermeiden sind.
3. Lösungen zur Vermeidung von Mehrkilometern beim Leasing: Wie eine Fuhrparksoftware sowie der Einsatz von Telematik dabei unterstützen, Mehr-und Minderkilometer zu vermeiden.
Mehrkilometer im Fuhrpark sind für fast alle Flotten im deutschsprachigen Raum ein Problem. Ein Großteil der Fahrzeuge der Flotten in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden über Leasing bezogen. Meist handelt es sich dabei um Verträge, bei denen Sie für die Laufzeit eine bestimmte Kilometerleistung vereinbart haben. Diese bestimmt maßgeblich den Restwert des Fahrzeugs zum Ende der Laufzeit und damit die Leasingrate. Oft folgt dann am Ende des Leasingvertrages die böse Überraschung: Die vertraglich vereinbarte maximale Laufleistung wurde überschritten. Die zusätzlichen Kilometer werden nachberechnet. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns deshalb mit dem Problem von Mehr- und Minderkilometern, deren Kosten und wie Sie dieses Problem lösen können.
Der Hintergrund von Mehrkilometern im Fuhrpark
Beim Kilometerleasing wird am Ende der Vertragslaufzeit eine Kilometerabrechnung erstellt. In dieser Kilometerabrechnung wird die Differenz zwischen der tatsächlichen Kilometerleistung und der vertraglich vereinbarten Laufleistung berechnet. Überschreitet die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung, wird diese Differenz als Mehrkilometer bezeichnet. Wenn die tatsächliche Kilometerleistung die vertraglich vereinbarte Laufleistung unterschreitet, sprechen wir von Minderkilometern. Mehrkilometer müssen Sie nachbezahlen, Minderkilometer bekommen Sie erstattet. Grundlage für diese Berechnungen ist ein vorher vertraglich festgelegter Betrag pro Kilometer.
Unvorhersehbarkeit der effektiven Laufleistung
Problematisch ist, dass die effektive Laufleistung vorher nicht genau planbar ist, und eine Überschreitung je nach Höhe (üblicherweise ab 2.500 Mehrkilometern) teuer werden kann. Oft kosten Mehrkilometer im Fuhrpark doppelt so viel wie im Rahmen der vereinbarten Laufleistung gefahrene Kilometer.
Minderkilometer werden meist nicht vollständig, sondern nur bis zu einem gewissen Ausmaß und zu einem niedrigeren Betrag als regulär gefahrene Kilometer erstattet. Üblich sind Verträge mit Erstattung von 2.500 bis zu 10.000 Minderkilometern. Daher sind Minderkilometer ebenfalls mit höheren Kosten verbunden und im Idealfall zu vermeiden.
Beispiel aus der Praxis:
Sie haben eine vertragliche Gesamtfahrleistung von 100.000 Kilometern vereinbart. Mehrkilometer im Fuhrpark werden mit einem Betrag von 0,15 Euro und Minderkilometer mit einem Betrag von 0,11 Euro pro Kilometer abgerechnet. Sowohl bei Mehr- als auch bei Minderkilometern wird eine Kulanz von 2.500 Kilometern, die nicht nachberechnet wird, eingeräumt. Die Erstattung von Minderkilometern beschränkt sich auf 10 % der Gesamtfahrleistung – somit maximal 10.000 Minderkilometer. In unserem Beispiel gehen wir von 15.000 Mehr- bzw. Minderkilometern aus
Mehrkilometer:
Berechnet werden 15.000 km - 2.500 km Kulanz = 12.500 km zu je 0,15 Euro = 1.875 Euro
Minderkilometer:
Wir berechnen: 15.000 km - 2.500 km Kulanz = 12.500 km, maximal jedoch 10.000 km zu je 0,11 Euro = 1.100 Euro
Bei einer Mehrkilometer-Leistung von 15.000 km muss also ein Betrag von 1.875 Euro nachgezahlt werden. Bei einer Minderkilometer-Laufleistung von 15.000 km erhalten Sie jedoch lediglich einen Betrag von 1.100 Euro erstattet.
Mehrkilometer beim Leasing: Herausforderungen für Fuhrparkleiter
Für Fuhrparkleiter ergeben sich aus den Mehrkilometern zwei grundsätzliche Herausforderungen. Die erste Herausforderung ist, dass man ohne entsprechende Daten nur schwer vorausplanen kann, welcher Fahrer wie viele Kilometer benötigt. Das Resultat ist üblicherweise, dass Sie beim Abschluss eines Leasingvertrags sehr viele Kilometer mehr einplanen, als Sie effektiv benötigen. Damit verschenkt ein Fuhrpark viel Geld. Zwar werden Minderkilometer vergütet. Doch bei genauer Kalkulation erkennen Sie schnell, dass die Vergütung von Minderkilometern in den seltensten Fällen der für diese Kilometer bereits über die Leasingrate geleisteten Zahlung entspricht.
Die zweite Herausforderung ist, dass man oft nur schwer unter Kontrolle hat, welches Fahrzeug aktuell welche Laufleistung aufweist, wie die voraussichtliche Laufleistung zum Vertragende aussehen wird und wie man gegensteuern kann.
Wie können Sie Mehrkilometern im Fuhrpark begegnen?
Üblicherweise vereinbaren Sie bei Vertragsabschluss bestimmte Freigrenzen. Einer Über- beziehungsweise Unterschreitung der Laufleistung innerhalb dieser Freigrenzen stellt Ihnen der Leasinggeber nicht in Rechnung, beziehungsweise erstattet sie nicht. Wenn Sie nun Gefahr laufen, dass ein Leasingfahrzeug die Grenze der Freikilometer erreicht, besteht die Möglichkeit, das Fahrzeug vorzeitig zurückzugeben oder den Vertrag nachzuverhandeln.
Da die Bedingungen von Nachverhandlungen normalerweise wenig attraktiv sind, erfolgt häufig eine vorzeitige Rückgabe oder die Bezahlung von Mehrkilometern. Um das Problem von Mehrkilometern wirklich in den Griff zu bekommen, gibt es deshalb grundsätzlich nur einen Weg: Sie sollten die gefahrenen Kilometer der einzelnen Fahrzeuge regelmäßig erfassen, überwachen und vor Abschluss des Folgevertrages genau analysieren.
Viele Unternehmen setzen zu diesem Zweck auf die regelmäßige Abfrage der jeweiligen Kilometerstände durch Fahrer oder auf moderne Telematiksysteme. Dank Telematik lassen sich die Fahrdaten erfassen, wodurch ein genauer Überblick über die Kilometerstände vorhanden ist. Diese Kilometerstände pflegen Fuhrparkleiter anschließend meist in Excel-Tabellen ein. Eine empfehlenswerte Alternative zu Excel bietet eine Fuhrparksoftware . Denn in der Praxis haben sich Excel-Lösungen bisher wenig bewährt. Die manuelle Kontrolle von Mehrkilometern und Pflege in Excel geht mit hohem Zeitaufwand, einer gewissen Fehlerquote und geringer Übersichtlichkeit einher.
Fuhrparkmanagement mit Excel
Erstens führt diese Vorgehensweise zu einem hohen Verwaltungsaufwand. Sie müssen Kilometerstände auslesen und mit den Angaben aus den Leasingverträgen vergleichen. Aufgrund des hohen Aufwandes werden Sie die Kilometerstände nur alle paar Wochen überprüfen und es ist oft bereits zu spät, um Maßnahmen zu ergreifen.
Das zweite Problem ist, dass Sie üblicherweise erst reagieren können, wenn Laufleistung bereits zu hoch ist. Für eine frühzeitige Problemerkennung sollten Sie anhand des bisherigen Fahrverhaltens des jeweiligen Fahrers die voraussichtliche Laufleistung zum Ende des Leasingvertrags prognostizieren.
Mehrkilometer beim Leasing dank Avrios vermeiden
Somit kommen Sie beim Management von Mehrkilometern eigentlich nicht um den Einsatz einer professionellen Fuhrparkmanagement-Software herum. Avrios bietet beispielsweise die Option, Kilometerstände automatisch aus den Tankabrechnungen oder von eingehenden Rechnungen zu übernehmen. Dadurch ist die Kontrolle der aktuellen Kilometerstände jederzeit mit nur einem Klick möglich.
Läuft ein Leasingvertrag aus oder besteht die Gefahr, die maximale Laufleistung zu erreichen, warnt die Software automatisch Fahrer und Fuhrparkverantwortliche. Wenn Sie einen neuen Leasingvertrag benötigen, haben Sie über einen Klick eine Übersicht zur Hand, wie viele Kilometer der Fahrer oder die Berufsgruppe des jeweiligen Fahrers (zum Beispiel der Außendienst oder ein Service-Fahrzeug) tatsächlich benötigt. Erfahrungsgemäß spart diese Funktion mehrere hundert Euro pro Leasingfahrzeug im Fuhrpark. Daher sind diese Funktionen für das Flottenmanagement besonders interessant, wenn die genauen Kilometerstände und Kosten der Flotte im Blick zu behalten sind. Das Kostenmanagement fällt definitiv auf diese Weise einfacher als bei der manuellen Fuhrparkverwaltung aus.
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Fazit
Ohne eine Fuhrparksoftware oder die Verwendung von einem Telematiksystem kann es sehr schwerfallen, Mehrkilometer beim Leasing zu vermeiden. Wie die Rechenbeispiele zeigen, gehen sowohl Mehr- als auch Minderkilometer mit erheblichen Kosten in der Flotte einher und sind im Idealfall zu vermeiden. Um diese zu vermeiden, ist es erforderlich, eine sehr gute Kontrolle über Kilometerstände und das Fahrverhalten zu haben. Sonst ist es kaum möglich, rechtzeitig zu reagieren. Eine Erfassung per Excel ist sehr aufwendig und führt in der Praxis häufig zu Fehlern. Empfehlenswert ist für die realistische und effiziente Verwaltung der Flotte daher eine Fuhrparksoftware, die in der Lage ist, frühzeitig eine Warnung auszusprechen, wenn die vereinbarte Kilometerzahl beim Leasing bereits nah ist. Außerdem ermöglicht die Software eine Voraussage der erforderlichen Kilometeranzahl in der Zukunft aufgrund von genaueren Berechnungen. Dadurch ist es einfacher, Mehrkilometer beim Leasing soweit wie möglich zu vermeiden. Oder zumindest die Anzahl der Mehrkilometer im Fuhrpark einzugrenzen.
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