Kraftstoffmanagement im Fuhrpark: Einsparungen durch ganzheitliche Verwaltung

Wer als Fuhrparkmanager einen großen Fuhrpark verwaltet, kennt das Problem: Eine große Anzahl von Tankkarten unterschiedlicher Anbieter sowie neu hinzukommende Ladekarten von E-Autos führen zur Unübersichtlichkeit beim Kraftstoffmanagement. Dabei zeigen Analysen und Auswertung des Kraftstoff- und Stromverbrauchs fast immer ein hohes Einsparpotenzial im Fuhrpark auf. Gerade in großen Fuhrparks ist es daher sinnvoll, den Kraftstoffverbrauch ganzheitlich mit einer Software zu verwalten. 

Alle Infos auf einen Blick:

1. Kraftstoffmanagement: Viele Tank- und Ladekarten führen in großen Fuhrparks zu Unübersichtlichkeit, aber hohe Einsparpotenziale sind möglich.
2. Tank- und Ladekarten: Vereinfachen die Verwaltung, können aber bei vielen Anbietern unübersichtlich werden.
3. Fuhrparksoftware: Integriert Karten, bietet Kostenkontrolle und verbessert die Effizienz im Fuhrpark.

Was genau ist eine Tankkarte?

Eine Tankkarte funktioniert wie eine Kreditkarte, mit der Mitarbeiter mit Dienstwagen ihre Tankfüllungen bezahlen können und ersetzt damit das Bargeld. Tankkarten kommen in den allermeisten Fuhrparks zum Einsatz, da sie häufig mit Rabatten auf Kraftstoff verbunden sind und generell für eine vereinfachte Fuhrparkverwaltung sorgen. Durch eine Tankkarte entfällt nämlich die Belegsammlung durch die Mitarbeiter. Die Abrechnung erfolgt digitalisiert und kann für das eigene Buchhaltungssystem importiert werden. Ein weiterer Vorteil von Tankkarten ist für große Firmen, dass sich Autobahn- und Mautgebühren ebenfalls über sie abrechnen lassen. Eine Tankkarte hat jedoch auch Nachteile. Der Missbrauch von Tankkarten ist in vielen Unternehmen ein Thema, denn die Karte stellt eine große Verlockung dar. Schließlich lässt sich nicht unbedingt nachweisen, welcher Wagen mit dem teuren Diesel betankt wurde. Der Firmenwagen oder vielleicht doch auch mal der Privatwagen? Gleiches gilt für Belege zur Autowäsche. Potentieller Tankbetrug lässt sich vermeiden, wenn Fuhrparkleiter bei den Karten ein klares Limit im Voraus festlegen und die Kosten kontrollieren und analysieren. Eine Software die Schnittstellen zu allen Tankkarten hat, hilft dabei.

Dabei gibt es unterschiedliche Tankkartenanbieter. Zu den bekanntesten gehören UTA, Shell, ADAC,DKV, Aral oder Raffeisen. Die Auswahl ist groß und die Karten sind an unterschiedliche Konditionen gebunden. In großen Fuhrparks greifen Fuhrparkleiter daher oft auf verschiedene Anbieter für ihre Fahrzeuge zurück. 

Wie funktionieren Ladekarten für E-Autos? 

Viele Unternehmen handeln auch im Fuhrpark mittlerweile zukunftsgewandt. Nach und nach werden daher immer mehr Fahrzeuge in der Flotte auf E-Autos umgestellt, für die spezielle Ladekarten oder Apps notwendig sind. Im Prinzip funktionieren sie ähnlich wie eine Tankkarte. Der Unterschied ist, dass eine Ladekarte oder App notwendig ist, damit die Fahrer die Ladestation überhaupt aktivieren und nutzen können, indem sie sich über die Karte authentifizieren. Die Abrechnung erfolgt dann automatisch über eine beim Anbieter hinterlegte Kredit- oder Girokarte, die mit den Kosten belastet wird. Für Fuhrparks erstellen Anbieter häufig eine monatliche Abrechnung, die direkt an Fuhrparkleitung oder die Payroll geht. 

Mit einer Ladekarte können die Fahrer dank des Roaming-Netzwerks an über 300.000 Ladesäulen europaweit ihr E-Auto aufladen. Momentan gibt es rund 300 Ladekartenanbieter am Markt, was auch hier zu Unübersichtlichkeit im Fuhrpark führen kann. 

So sorgen Fuhrparkmanager mit einer Fuhrparksoftware für Überblick, Organisation und Kostenkontrolle 

Damit Fuhrparkmanager nicht den Überblick verlieren, können sie auf eine Software-Lösung zurückgreifen, in die Tank- und Ladekarten einfach integriert werden können. Als Datensammlung können dann alle Informationen aus den verschiedenen Tank- und Ladekarten analysiert und ausgewertet werden.

Eine solche Software macht den Fuhrpark damit nicht nur übersichtlicher, sondern bringt auch weitere Vorteile mit sich. Auf der Hand liegt dabei die Kostenkontrolle, da Fuhrparkmanager jederzeit Zugriff auf alle Daten und damit auf die Kosten haben. Eine Fuhrparksoftware kann durch Tracking und GPS-Informationen vor Betrug und Kartenmissbrauch schützen und so hohe Folgekosten vermeiden. Leerlaufzeiten können durch sie reduziert werden, womit weniger Kraftstoff verschwendet wird. Durch die vereinfachte Routenplanung lässt sich der Kraftstoffverbrauch weiterhin reduzieren und durch die Integration einer Tankkarte kann die Tankstellendichte leicht überblickt werden, denn nicht mit jeder Karte kann der Fahrer an jeder beliebigen Tankstelle halten. Außerdem bietet eine Fuhrparksoftware den Vorteil von genauen und detaillierten Berichten. Alle Kosten, die über Tank- oder Ladekarten abgerechnet werden, werden als Sammelabrechnung erfasst. Das erleichtert dem Fuhrparkmanager die Kostenanalyse und erlaubt ihm Ausgabelimits und Einschränkungen einzustellen. 

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Fazit 

Ob die Fahrer für ihr Fahrzeug eine Tank-oder Ladekarte nutzen –  der Kraftstoffverbrauch eines Wagens muss festgehalten, überprüft und analysiert werden. Besteht eine Flotte sowohl aus Verbrennern als auch E-Autos, müssen verschiedene Karten für das Kraftstoffmanagement benutzt werden. Auch in großen Fuhrparks entscheiden sich die Fuhrparkverantwortlichen oft für viele verschiedene Tankkartenanbieter. Um dabei den vollen Überblick zu bewahren, greifen Fuhrparkmanager am besten auf eine Software zurück. So stellen sie sicher, dass sie jederzeit den Überblick über die Kosten haben und die Effizienz im Fuhrpark verbessern. 

FAQ zum Kraftstoffmanagement im Fuhrpark

1. Was ist eine Tankkarte und wie funktioniert sie?

Eine Tankkarte funktioniert ähnlich wie eine Kreditkarte, mit der Mitarbeiter ihre Tankfüllungen bezahlen. Sie bietet Vorteile wie Rabatte, digitale Abrechnung und vereinfachte Verwaltung, kann aber auch missbraucht werden.

2. Wie unterscheiden sich Ladekarten für E-Autos von Tankkarten?

Ladekarten oder Apps sind für das Aktivieren von Ladestationen für E-Autos notwendig. Sie funktionieren ähnlich wie Tankkarten, aber die Fahrer müssen sich authentifizieren, um die Ladestation zu nutzen.

3. Warum ist eine Software für das Kraftstoffmanagement sinnvoll?

Eine Fuhrparksoftware bietet Übersicht, Kostenkontrolle und Schutz vor Betrug. Sie integriert Daten von Tank- und Ladekarten, ermöglicht Analysen und reduziert den Kraftstoffverbrauch durch optimierte Routenplanung.

4. Welche Vorteile bietet eine Fuhrparksoftware?

Die Software macht den Fuhrpark übersichtlicher, bietet Kostenkontrolle, schützt vor Betrug, reduziert Leerlaufzeiten und Kraftstoffverbrauch und ermöglicht detaillierte Berichte und Kostenanalysen.

5. Wie kann man den Missbrauch von Tankkarten verhindern?

Potenzieller Missbrauch kann durch das Festlegen von klaren Limits, regelmäßige Kostenkontrollen und Analysen sowie durch den Einsatz einer Software mit Schnittstellen zu allen Tankkarten vermieden werden.

Zusätzliche Infos zum Thema: 

• Vorteile einer Fuhrparksoftware für das Controlling
• Vorteile einer Fuhrparksoftware für die Buchhaltung
• Fuhrparkmanagement Aufgaben: Fuhrparkmanagement 2.0
• Flottenmanagementsystem: Anbieter, Vorteile und Funktionen
• Fuhrparkverwaltungssoftware: Grundlagen für die Entscheidung
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• Fuhrparkmanagement im Wandel: Tipps zur Einführung von Carsharing im Unternehmen
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• Tankkarte
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