Fuhrparkreporting: Wichtige KPIs im Blick behalten

Sie erfahren in diesem Artikel:

1. Relevante KPIs im Fuhrpark: Wichtige KPIs für den Fuhrpark bestimmen.

2. Chancen vom Fuhrparkreporting in der Praxis: Gründe für eine regelmäßige Abfrage und Analyse wesentlicher KPIs.

3. Manuelles vs. digitales Fuhrparkreporting: Vorteile vom digitalen Fuhrparkreporting für Fuhrparkleiter.

Die Kosten von Fahrzeugen, für Versicherungen, Leasing und Prozesse im Blick zu behalten – Fuhrparkreporting ist vielseitig und von großer Bedeutung für den Fuhrpark. Die effiziente Fuhrparkverwaltung mit Blick auf Fuhrparkziele und eine stetige Optimierung ist ohne regelmäßiges Fuhrparkreporting kaum umsetzbar. Als Entscheidungsgrundlage und für Verhandlungen sind zuverlässige Zahlen und Berichte nicht wegzudenken. Verschiedene KPIs spielen mittlerweile eine Rolle und manuelle Lösungen sind immer wieder anfällig für Fehler. Erfahren Sie, welche Optionen es in der Praxis gibt.

Diese KPIs spielen beim Fuhrparkreporting eine Rolle

Verschiedene KPIs spielen beim Fuhrparkreporting eine besondere Rolle, wenn es um die Optimierung der Flotte geht. Dabei ist festzuhalten, dass es nicht allein um die Kosten geht, sondern noch weitere Bereiche zu beobachten sind. Die folgenden KPIs sind dabei besonders interessant und sind im Idealfall regelmäßig zu überprüfen, um weitere Verbesserungen zu erzielen:

Kosten pro Fahrzeug

Zu den wichtigsten Kennzahlen überhaupt gehören die Kosten pro Fahrzeug. Dafür müssen alle Kosten richtig zugeordnet werden, um sofort zu erfahren, wie es um die Kosten pro Fahrzeug bestellt ist. Ausreißer lassen sich so ebenfalls zeitnah erkennen.

Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) 

Neben den Kosten pro Fahrzeug sind die Gesamtkosten für den Fuhrpark entscheidend. Der Total Cost of Ownership (TCO) sollte daher bekannt sein und ist regelmäßig zu überprüfen. Hohe Fuhrparkkosten belasten die Wirtschaftlichkeit und den Gewinn eines Unternehmens negativ.

Kraftstoffverbrauch

Steigende Kraftstoffkosten machen es so wichtig, den Kraftstoffverbrauch zu überprüfen. Dieser ist als KPI ebenfalls entscheidend und sollte beim Fuhrparkreporting nicht übersehen werden. Die Kosten lassen sich durch bewusstes Fahrverhalten, Schulungen der Fahrer und die Wahl von besonders effizienten Routen reduzieren. Diese Veränderung macht sich in der Praxis zeitnah im Fuhrpark bemerkbar.

Auslastung beim Fuhrparkreporting

Die Auslastung zu optimieren und mehr über diese zu erfahren gehört zum Fuhrparkreporting ebenfalls mit dazu. An dieser Stelle ist die Auslastung bei Poolfahrzeugen genauso wichtig wie die gefahrenen Routen, die sich ebenfalls effizienter gestalten lassen. Ein Blick auf die Auslastung der Fahrzeuge ist somit eine wichtige Kennzahl, die regelmäßig zu überprüfen ist.  

Schadenkosten und Wartungskosten

Die Wartungskosten pro Fahrzeug sowie die Schadenkosten gesamt sind wichtige KPIs für das Fuhrparkreporting. Ein Fahrzeug in der Werkstatt kann nicht genutzt werden und verursacht somit Ausfälle und Kosten für den Fuhrpark. Häufig ist Ersatzmobilität zu beschaffen, die ebenfalls mit zusätzlichen Kosten einhergeht. Daher ist ein Blick auf Schadenkosten, Wartungskosten pro Fahrzeug und für den Fuhrpark und auf die Schadenquote besonders wichtig. Ein effizientes Schadenmanagement ergänzt diese KPIs und führt dazu, dass die Schadenkosten langfristig reduziert und die Ausfälle der Fahrzeuge verringert werden.

Fahrverhalten

Große Auswirkungen auf die Fuhrparkkosten, den Kraftstoffverbrauch und die Schadenquote hat das Fahrverhalten der Fahrer. Von Beschleunigung über Bremsvorgänge bis hin zum Verhalten in Kurven gibt es dabei verschiedene Punkte zu beachten. Wichtige KPIs, die dabei unterstützen, langfristig Verbesserungen zu erzielen. Hilfreich ist zum Sammeln der Daten ein Telematiksystem, da über Telematik die Möglichkeit besteht die erforderlichen Daten zu erhalten. Das Fahrverhalten lässt sich kaum manuell und ohne weitere Hilfsmittel bestimmen.

Leerlauf beim Fuhrparkreporting

Leerlauf bei Fahrzeugen im Fuhrpark geht mit höheren Kosten einher. Es ist daher von Bedeutung, den Leerlauf zu berechnen und die Kosten für den Leerlauf pro Kilometer zu kennen. Zusammen mit einem Blick auf die Auslastung gehört die Betrachtung des Leerlaufs mit zu den wichtigen Punkten, umeffizientes Flottenmanagement zu betreiben.

Manuelles Fuhrparkreporting ist fehleranfällig – Warum?

Über einen langen Zeitraum hinweg war es üblich, Fuhrparkreporting manuell zu betreiben. Vor allem mit Hilfe von Excel-Sheets besteht die Möglichkeit, sich Zahlen zusammenzustellen und auf diese Weise wichtige Berichte zu erhalten. Das Vorgehen ist weiterhin in vielen Unternehmen zu finden, wenn es um das Thema Fuhrparkreporting geht. Allerdings können manuelle Lösungen fehleranfällig sein. Nicht zu unterschätzen ist in diesem Zusammenhang auch die Tatsache, dass Reportings mit größerem Zeitaufwand verbunden sind. Daten und genaue Zahlen sind erst herauszusuchen oder herauszufiltern. Mit einem Klick stehen damit keine aussagekräftigen Berichte zur Verfügung. Die Zeit ist somit vom Fuhrparkverantwortlichen zusätzlich einzuplanen und fehlt an anderer Stelle, was im Tagesgeschäft zum Zeitproblem werden kann.

Doch warum genau ist manuelles Fuhrparkreporting fehleranfällig?  

Grundsätzlich kann es bei der manuellen Erfassung und beim Zusammentragen von Daten zu Fehlern bei der Eingabe kommen. Das führt zu verfälschten Ergebnissen beim Fuhrparkreporting. Die Folge davon sind teilweise kostspielige Fehlentscheidungen, die fatale Folgen für den Fuhrpark haben können. Eine größere Fehleranfälligkeit entsteht daher einmal beim Erfassen der Daten und dann beim Zusammentragen der Daten. Manuelles Fuhrparkreporting verfügt meist gar nicht über alle Daten, die zur Verfügung stehen könnten. Durch die unvollständigen Daten erhöht sich das Fehlerpotenzial ebenfalls. Mittlerweile ist daher digitales, automatisches Fuhrparkreporting eine bessere Alternative, über die aufgrund der genaueren Ergebnisse entsprechend nachzudenken wäre.

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Unterstützung durch den Einsatz einer Fuhrparksoftware

Wer nicht mehr auf manuelle Lösungen angewiesen sein will und dennoch aussagekräftige Berichte benötigt, muss nach Alternativen suchen. Der Einsatz einer Fuhrparksoftware kann dabei eine sinnvolle Lösung für viele Unternehmen darstellen. Eine Fuhrparksoftware kann die verschiedenen Daten automatisch auslesen, einzelnen Fahrzeugen, Fahrern und Bereichen zuordnen und unterstützt damit auf mehreren Ebenen. Anfallende Kosten werden bei eingehenden Rechnungen direkt passend zugeordnet. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand für das Datenmangement, sondern zugleich Fehler, die sonst bei der manuellen Erfassung anfallen.

Eine Fuhrparksoftware führt Daten zusammen, ordnet sie richtig zu und bietet damit die Option von einem Fuhrparkreporting auf Knopfdruck. Mit einem Klick stehen Kosten und genaue Zahlen zur Verfügung, die auf den aktuellsten Erkenntnissen basieren. Im besten Fall sind damit Entscheidungen in Echtzeit möglich. Benutzerdefinierte Reportings stehen genau wie automatische Reportings zur Verfügung. Unterschiedliche KPIs lassen sich so genau betrachten und im Rahmen von regelmäßigen Berichten vergleichen. Die Effizienz der gesamten Flotte lässt sich auf diese Weise steigern. Vor allem für das Fuhrparkreporting bietet eine Fuhrparksoftware daher viele Einsatzmöglichkeiten und eine erhebliche Zeiteinsparung in der Praxis.

Automatische Optionen beim Fuhrparkreporting nutzen

Mit einem Klick stehen bei einer Fuhrparksoftware Optionen beim Fuhrparkreporting zur Verfügung. Neben den benutzerdefinierten Einstellungen, die zusätzlich nutzbar sind, lassen sich vor allem sehr einfach automatische Optionen nutzen. Mit einem Klick lassen sich beispielsweise Gesamtkosten sowie derKraftstoffverbrauch und viele weitere hilfreiche KPIs aufrufen. Diese zeigen bereits eine Richtung, in der sich die Flotte bewegt. Je nach Anbieter besteht die Möglichkeit, direkt auf einem Dashboard frühzeitig mehr über die Kosten und über weitere wichtige Daten rund um den Fuhrpark zu erfahren.

Es ist daher besonders einfach und zeitsparend möglich, automatische Optionen beim Avrios Fuhrparkreporting zu nutzen. Nicht immer sind spezielle benutzerdefinierte Abfragen erforderlich. Regelmäßige, automatische Reportings sind mit einer Fuhrparksoftware für verschiedene KPIs problemlos umsetzbar.  

Mit einer Produktdemo mehr über das Fuhrparkreporting erfahren

Jedes Unternehmen und jeder Fuhrpark sind anders. Es macht daher Sinn erst einmal zu prüfen, ob eine digitale Lösung den eigenen Ansprüchen entspricht und die vorhandenen Bedürfnisse erfüllt. Eine hilfreiche Option ist an dieser Stelle eine kostenfreie Produktdemo die zeigt, ob der eingeschlagene Weg in Bezug auf die Fuhrparksoftware der richtige ist oder nicht. Mit der Avrios Produktdemo erfahren Sie direkt, ob es sich bei der Fuhrparksoftware um eine für Ihre Zwecke passende Lösung handelt.

Fazit

Fuhrparkreporting ist auf verschiedenen Ebenen entscheidend für das Flottenmanagement. Von der Kostenkontrolle bis hin zur Grundlage für Verhandlungen oder für wichtige Entscheidungen ist es kaum möglich ohne vernünftiges Reporting zu arbeiten. Die gesamte Steuerung der Flotte sowie das Erreichen von kurz- und langfristigen Fuhrparkzielen lassen sich ohne Fuhrparkreporting kaum umsetzen. Einige Bereiche sollten wenigstens monatlich überprüft werden. Bei anderen hingegen ist eine deutliche häufigere Überprüfung wichtig. Manuelles Fuhrparkreporting ist zeitaufwendig, eher für Fehler anfällig und oftmals nicht mit ausreichend aussagekräftigen Daten vorhanden. Das begünstigt Fehlentscheidungen und liefert die Basis für fehlerhafte Einschätzungen der aktuellen Fuhrparklage.

Eine moderne Alternative ist eine intelligente Fuhrparksoftware. Diese bietet automatische Lösungen und macht benutzerdefinierte Berichte beim Fuhrparkreporting möglich. Die Berichte basieren auf realen Zahlen, sodass Entscheidungen auf Basis der Daten in Echtzeit möglich sind. Bei Ausreißern und generell bei negativen Zahlen oder hohen Kosten ist es damit möglich, sofort zu handeln. Fuhrparkleiter verlieren keine wertvolle Zeit mehr, in der Daten zusammenzutragen, zu prüfen und abzurufen sind. Allerdings ist es für den Fuhrpark sinnvoll, erst einmal eine Produktdemo zu nutzen und auf diese Weise zu prüfen, ob es sich um eine passende Lösung handelt.

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Häufige Fragen zum Fuhrparkreporting

1.    Warum ist Fuhrparkreporting wichtig?

Fuhrparkreporting stellt eine wichtige Basis für Verhandlungen sowie für Entscheidungen dar. Zusätzlich ist für die Fuhrparkoptimierung genau wie für das Kostenmanagement wichtig, dass Berichte mit tatsächlichen Zahlen vorliegen und regelmäßig aktualisiert werden. Für die Steuerung der gesamten Flotte ist Fuhrparkreporting ebenfalls entscheidend.

2.    Wie häufig ist Fuhrparkreporting durchzuführen?

Es hängt ganz von der jeweiligen KPI ab, wie oft Fuhrparkreporting durchzuführen ist. Einige Bereiche bieten sich für einen monatlichen Report an, andere hingegen können wöchentlich oder in einem Abstand von zwei Wochen Sinn machen. Sowohl automatische Abstände als auch benutzerdefinierte Abstände sind dabei möglich und in der Praxis üblich. Entscheidend ist dabei, bestimmte Kennzahlen in regelmäßigen Abständen im Rahmen des Fuhrparkreportings zu betrachten. Nur so ist es möglich, sich über Entwicklungen und positive oder negative Veränderungen im Klaren zu sein.

3.    Wie lässt sich Fuhrparkreporting realisieren?

Fuhrparkreporting lässt sich manuell oder digital mit Unterstützung von digitalen Tools durchführen. Eine Fuhrparksoftware ermöglicht Berichte mit einem Klick ohne weiteren Zeitaufwand. Für manuelle Berichte sind die Daten meist erst zusammenzutragen und herauszufiltern, was mit einem gewissen Zeitaufwand einhergeht.