Fuhrparkmanagement: Die wichtigsten Aufgaben in der Praxis

Hier erfahren Sie:

1.    Die wichtigsten Aufgaben in der Praxis: Vorstellung der wesentlichen Aufgaben im Fuhrparkmanagement, auf die es wirklich ankommt.

2.    Modernes Fuhrparkmanagement im Blick: Welche Funktionsweisen und Besonderheiten modernes Fuhrparkmanagement mit sich bringen.

3.    Vorteile von digitalem Fuhrparkmanagement: Wie sich Zeit und Kosten effizient durch digitale Lösungen einsparen lassen.

In vielen Unternehmen lässt sich das Fuhrparkmanagement noch optimieren. Die Erfüllung der wichtigsten Aufgaben des Fuhrparkmanagements sorgt dafür, dass sich die Kosten reduzieren und die Effizienz steigern lassen. Von der Beschaffung bis hin zur Erfüllung von rechtlichen Bedingungen gibt es unterschiedliche Aufgaben, die bei der Fuhrparkverwaltung im Fokus stehen. Digitale Lösungen kommen im modernen Fuhrparkmanagement immer häufiger zum Einsatz und ermöglichen eine Reduzierung von Zeit und Kosten in der Praxis.

Die 4 wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement

Im Rahmen des Fuhrparkmanagements gibt es verschiedene Aufgaben, die ein Fuhrparkleiter zu erfüllen hat. Die Erfüllung der einzelnen Aufgaben bewirkt eine effiziente Verwaltung des Fuhrparks, die für das Unternehmen von großer Bedeutung ist. Folgende 4 Aufgaben sind daher besonders wichtig für das Fuhrparkmanagement:

1.    Kostenmanagement 

Zentrale Aufgabe im Fuhrparkmanagement ist ohne Frage das Kostenmanagement. Die Kosten des Fuhrparks fallen in den Unternehmen sehr hoch aus und gehören nicht selten zur Top 5 der Kosten überhaupt. Einsparungen machen sich bezüglich der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zeitnah bemerkbar und sind häufig mit einigen Veränderungen zeitnah zu erreichen. Kosten entstehen an verschiedenen Stellen, die zu analysieren sind, um langfristig Fuhrparkkosten zu reduzieren.

Nur einige wichtige Aufgaben im Kostenmanagement:

• Kontrolle der Werkstattkosten
• Optimierung vom Kraftstoffverbrauch
• Optimierung von Fahrzeugauslastung und Routen
• Blick auf Beschaffung, Leasingverträge und Versicherungen
• Kontrolle von Schäden und anfallenden Kosten im Zusammenhang mit der Flotte

2.    Beschaffung

Bereits die Beschaffung entscheidet mit darüber, wie hoch die Fuhrparkkosten sind, welche Belastungen auf das Unternehmen zukommen und hat Einfluss auf Werkstattkosten. Es handelt sich daher um eine wichtige Aufgabe im Fuhrparkmanagement, der mehr Bedeutung einzuräumen ist. Die Auswahl von Anbietern und Verkäufern ist beim Fahrzeugkauf genauso wichtig wie beim Leasing. Laufzeiten und Konditionen sind beim Leasing zu beachten. Außerdem ist die Entscheidung für und gegen einzelne Fahrzeugmodelle von großer Bedeutung. Ein Vergleich verschiedener Optionen mit Blick auf wichtige Kriterien und einer bewussten Auswahl geeigneter Fahrzeuge ist somit entscheidend.

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3.    Compliance

Die Nichtbeachtung der UVV oder das Fahren ohne Führerschein sind nur einige Beispiele für wirklich kostspielige Versäumnisse im Fuhrpark. Die Halterhaftung ist unbedingt zu beachten und gehört mit zu den wichtigen Aufgaben im Fuhrparkmanagement. Das Thema Compliance gehört damit zu den wichtigsten Themen im Fuhrparkmanagement. Folgende Aufgaben sind in diesem Zusammenhang wichtig und sollten entsprechend beachtet werden:

• (Elektronische) Führerscheinkontrolle
• Erstunterweisung bei Dienstwagen
• Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
• Fahrerunterweisung nach UVV
• Beachtung der Halterhaftung

Zusätzlich gehören Punkte wie beispielsweise eine Car Policy oder ein Dienstwagenüberlassungsvertrag mit in diesen Bereich. Diese Dinge sind im Idealfall zu beachten und entsprechend auszuarbeiten, um unangenehme rechtliche Konsequenzen für Unternehmen und Fuhrparkleiter zu verhindern.

4.    Datenmanagement & Terminmanagement

Zu guter Letzt handelt es sich um eine Aufgabe im Fuhrparkmanagement, ohne die eine effiziente Verwaltung gar nicht möglich ist. Gemeint ist das Datenmanagement. Ein sehr guter Überblick über alle Daten, Verträge und Versicherungsunterlagen ist Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Zusammen mit der Verwaltung der Daten steht hier auch das Terminmanagement im Fokus. So sollten beispielsweise Führerscheinkontrolle, Fahrerunterweisungen und viele weitere Termine sorgfältig geplant sein. Auf diese Weise lassen sich später Chaos und anfallende Kosten reduzieren. In einem ordentlich verwalteten Fuhrpark sind damit die Fuhrparkverwaltung an sich mit Details wie das Daten- und Terminmanagement besonders wichtig.

Wie funktioniert modernes Fuhrparkmanagement?

Modernes Fuhrparkmanagement arbeitet mit praktischen, digitalen Tools, die verschiedene Arbeitsabläufe vereinfachen. Ziel ist dabei eine möglichst effiziente Verwaltung des Fuhrparks mit Kontrolle über Aufgaben, Termine, Kosten und den Status der einzelnen Fahrzeuge. Fuhrparkleiter gewinnen im modernen Fuhrparkmanagement Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und um stets den Überblick zu behalten.

Im modernen Fuhrparkmanagement übernimmt eine Fuhrparksoftware in der Regel viele Arbeitsschritte, die zuvor manuell umzusetzen waren. Das gelingt beispielsweise beim Datenmanagement, da die Daten direkt ausgelesen und zusammengeführt werden. Gleiches gilt für die Identifizierung und Zuordnung von anfallenden Kosten. Die Kontrolle über den Fuhrpark, die Fahrzeuge und nicht zuletzt über anfallende Aufgaben wird im modernen Fuhrparkmanagement vereinfacht. Im Fokus stehen dabei die bereits vorgestellten wichtigen Aufgaben, auf die es mit ankommt.

Wichtig ist an dieser Stelle der Hinweis, dass es im modernen Fuhrparkmanagement meist um die allgemeine Mobilität der Mitarbeiter geht. Es kann daher üblich sein, neben fest zugewiesenen Firmenwagen auch Poolfahrzeuge oder Diensträder zu verwalten, um nur einige Optionen zu nennen. Der Fokus im modernen Flottenmanagement besteht darin, möglichst effizient zu arbeiten und die sehr komplexe Fuhrparkverwaltung geordnet umzusetzen. Dabei sind vor allem digitale Tools oder eine intelligente Fuhrparksoftware entscheidend, da Fuhrparkleiter auf diese Weise die anfallenden Aufgaben in kürzerer Zeit umsetzen. Damit dieser Grundgedanke aufgeht ist es wichtig zu vergleichen und zu prüfen, welcher Anbieter die beste Lösung für die eigenen Bedürfnisse anbietet.

Digitales Fuhrparkmanagement: Zeit & Kosten effizient sparen

Digitales Fuhrparkmanagement mit Fokus auf der Einsparung von Zeit & Kosten ermöglicht die Avrios Software. Sämtliche relevanten Daten werden ausgelesen und den einzelnen Bereichen und Fahrzeugen zugeordnet. Passend dazu ist sofort mit einem Klick sichtbar, welche Kosten von einzelnen Fahrzeugen verursacht werden. Alle wichtigen Daten werden in der Software zusammengeführt und stehen von überall aus mit einem Klick zur Verfügung. Wichtige Aufgaben wie das Kostenmanagement, die Beschaffung, Compliance und Datenmanagement werden durch die digitale Lösung stark vereinfacht. Die Avrios Fuhrparksoftware ist auf eine einfache Bedienung und eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Daten im Fuhrpark ausgerichtet. Damit gelingt Fuhrparkmanagement in kürzerer Zeit, sodass mehr Arbeitszeit für andere Aufgaben übrig bleibt. Die effiziente Reduzierung von (versteckten) Kosten gehört mit zu den wichtigsten Funktionen der Software.

Die Vorteile von digitalem Fuhrparkmanagement:  

• Alle Daten mit einem Klick verfügbar
• Kosten (auch versteckte) werden einzelnen Fahrzeugen zugeordnet
• Benutzerdefinierte Fuhrparkreportings sind verfügbar
• Fokus auf Einsparung von Zeit und Kosten
• Optimierung von Prozessen im Fuhrpark
• Effizientes Datenmanagement
• Sichere Basis für durchdachte Entscheidungen
• Moderne, zeitsparende Lösung für Fuhrparkleiter
• Sichere Durchführung aller Aufgaben im Bereich Compliance
• Analysen aller Bereiche und Aufgaben
• Wichtige Aufgaben werden nicht mehr vergessen
• Einfachere Kommunikation mit Fahrern
• Daten aus der Fuhrparksoftware sind für verschiedene Bereiche relevant (Buchhaltung, Controlling, Geschäftsführung etc.)

Da es nicht ganz einfach ist, sich die Funktionen und Vorteile einer Fuhrparksoftware ohne weitere Vergleiche vorzustellen, bietet Avrios eine kostenlose Produktdemo an. Auf diese Weise können die Funktionen und Möglichkeiten erst einmal ausprobiert werden, um den Nutzen beim Flottenmanagement in der Praxis auszutesten.  

Fazit

Modernes Fuhrparkmanagement gewinnt in Zeiten steigender Kosten an immer größerer Bedeutung für Unternehmen. Zur Sicherung von Wirtschaftlichkeit und von der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt ist es wichtig, den Fokus auf effizientes Fuhrparkmanagement zu legen. Dabei unterstützt nicht nur ein fähiger Fuhrparkleiter, sondern genauso eine Fuhrparksoftware. Fuhrparkmanagement beinhaltet verschiedene Aufgaben, die gleichwertig nebeneinander umzusetzen sind.

In der Praxis führt das häufig zu zeitlichen Schwierigkeiten oder zu aufwendigen Prozessen, wenn es um manuelles Fuhrparkmanagement geht. Je nach Struktur, Größe und Ziel des Fuhrparks ist es daher wichtig, sich mit den Chancen digitaler Lösungen zu beschäftigen. Effizientes Fuhrparkmanagement ist am einfachsten digital umzusetzen, um Zeit und Kosten einzusparen. Die größere Kontrolle über alle Bereiche der Flotte ist dabei ebenfalls nicht zu unterschätzen.

Zusätzliche Infos zum Thema Fuhrparkmanagement:

• Optimierung des Fuhrparkmanagements: Die Chancen und Herausforderungen des Outsourcings
• Effizienter Jahresabschluss dank Fuhrparksoftware
• Fuhrparkmanagement im Wandel: Tipps zur Einführung von Carsharing im Unternehmen
• Fuhrparkverwaltung: Effizienz und Kosten im Fokus
• Fuhrparkleiter Ausbildung: So gelingt der Einstieg in das Fuhrparkmanagement
• Fuhrparkreporting: Wichtige KPIs im Blick behalten
• Fuhrparkleasing: Beliebte Lösung für die Flotte
• Elektronischer Schlüsselschrank im Fuhrpark: Schlüsselverwaltung neu gestalten
• Flottenüberwachung: Optimierung von Fuhrparks durch GPS-Tracker
• Dezentrale Fuhrparks einfach verwalten: Herausforderungen und Lösungen
• Fahrtenbuch im Unternehmen: Guideline für den Fuhrpark
• Fuhrparkleiter Ausbildung: So gelingt der Einstieg in das Fuhrparkmanagement

Häufige Fragen zum Thema Fuhrparkmanagement

1. Welche Aufgaben sind im Fuhrparkmanagement entscheidend?

Im Fuhrparkmanagement sind verschiedene Aufgaben von großer Bedeutung, unter anderem die Beschaffung von Fahrzeugen und die Reduzierung und Kontrolle der Fuhrparkkosten. Zusätzlich sind Daten- und Terminmanagement genau wie Schadenmanagement sowie der Bereich Compliance entscheidend, um den Fuhrpark effizient, wirtschaftlich und zum Vorteil des Unternehmens zu verwalten.

2. Welche Vorteile bietet modernes Fuhrparkmanagement?  

Modernes Fuhrparkmanagement erleichtert durch digitale Tools oder eine umfassende Fuhrparksoftware zahlreiche anfallende Aufgaben. Im direkten Vergleich zum manuellen Fuhrparkmanagement ist die Einsparung von Zeit möglich und die einzelnen Prozesse können effizienter umgesetzt werden. Die wichtige Kostenkontrolle ist einfacher umzusetzen. Fuhrparkleiter bekommen durch modernes Fuhrparkmanagement die Möglichkeit, alle anfallenden Aufgaben in kürzerer Zeit umzusetzen und haben die Chance, sich verstärkt auf Ziele und die Planung des Fuhrparks zu konzentrieren.

3. Warum ist Fuhrparkmanagement wichtig?

Im Fuhrparkmanagement stehen die Organisation, Überwachung und Planung der Fahrzeuge des Unternehmens im Vordergrund. Wird das Fuhrparkmanagement vernachlässigt, drohen hohe Kosten, mögliche rechtliche Folgen durch die fehlende Umsetzung von wichtigen Aufgaben und wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen. Ein Fuhrpark geht mit hohen Kosten einher, die für erhebliche Schmälerungen des Unternehmensgewinns sorgen können, falls hier nicht entsprechend dem Fuhrparkmanagement eine gewisse Rolle eingeräumt wird.

4. Was ist Fuhrparkmanagement?

Die Verwaltung, Steuerung sowie Überwachung der Fahrzeuge des Unternehmens bildet zusammen das Fuhrparkmanagement. Von der Beschaffung der Fahrzeuge bis hin zur Führerscheinkontrolle der Fahrer über die Planung von dienstlichen Fahrten umfasst das Fuhrparkmanagement alle Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Flotte anfallen.