Fuhrparkanalyse: Kernaufgabe der Flottenverwaltung

Eine Fuhrparkanalyse verrät viel über den aktuellen Zustand des Fuhrparks mit Kosten, Effizienz und weiteren relevanten Themen. Die Analyse gehört mit zu den klassischen Aufgaben im Fuhrparkmanagement dazu und es ist wichtig, diese regelmäßig durchzuführen. Schäden an Fahrzeugen oder eine zu hohe oder zu geringe Auslastung von diesen lassen sich auf diese Weise zuverlässig erkennen. Das gilt genauso für die Kosten in allen Bereichen im Fuhrpark, bei denen eine regelmäßige Fahrzeuganalyse hilfreich ist.

Die Gründe für eine Fuhrparkanlyse

Allein einen Fuhrpark zu verwalten ist bereits ein wichtiger Grund für eine Fuhrparkanalyse. Eine solche Analyse sollte schließlich in regelmäßigen Abständen stattfinden, um die tatsächlichen Kosten für den Fuhrpark aufzudecken und um Potenzial für Verbesserungen aufzudecken. Daher ist ein Grund für eine Fuhrparkanalyse ganz einfach die Tatsache, dass diese Aufgabe mit zum Fuhrparkmanagement mit dazugehört. Ein wichtiger Grund ist darüber hinaus der Blick auf Probleme und Herausforderungen, die im Fuhrpark zu lösen sind. Möglicherweise sind die Kosten in den letzten Wochen und Monaten angestiegen und die Fuhrparkanalyse hat den Grund, Kosten zu senken und entsprechendes Potenzial aufzudecken. Die Gründe für eine Fuhrparkanalyse sind somit zusammen mit den Zielen im Voraus abzustimmen, um effizient zu arbeiten und zeitnah passende Ergebnisse zu erhalten.  

Ziele der Fuhrparkanalyse vorab festlegen

Es gibt gute Gründe für eine Fuhrparkanalyse, allerdings ist es entscheidend, in diesem Zusammenhang die Ziele der Analyse festzulegen. Nur dann ist eine Analyse zielführend möglich und ist dann im nächsten Schritt dabei behilflich mögliche Probleme herauszufinden. Es wäre somit eher verschwendete Zeit, wenn zunächst eine Analyse durchgeführt sind, jedoch keine Ziele festgelegt wurden. Legen Sie daher vor dem Beginn der Fuhrparkanalyse fest, was Sie erreichen wollen und worauf es für Sie ankommt. Im Rahmen einer Fuhrparkberatung ist es ebenfalls möglich, entsprechende Ziele festzulegen und zu bestimmen, was Sie für den Fuhrpark erreichen wollen.

Folgende Ziele könnten im Rahmen der Analyse festgelegt werden:

• Aufdecken von Einsparungsmöglichkeiten
• Verbesserung von verschiedenen Schnittstellen und der Kommunikation unterschiedlicher Bereiche
• Optimierung von Prozessen und der Umsetzung von effizient ausgeführten Aufgaben im Fuhrpark
• Festlegung von Umweltzielen (inklusive der Senkung von CO2-Emissionen)
• Neugestaltung der Car Policy nach bestimmten Gesichtspunkten
• Optimierung von Routen/ der Auslastung der Poolfahrzeuge
• ‍Die Einführung einer Fuhrparksoftware passend zu den Ergebnissen

Fuhrparkprozesse im Zusammenhang definieren

Um eine zielgerichtete Fuhrparkanalyse zu ermöglichen, ist die Definition der Fuhrparkprozesse ebenfalls von Bedeutung. Dann fällt es leichter zu verstehen, welche Prozesse hier tatsächlich zu analysieren sind. Sämtliche Prozesse im Fuhrpark sind zu definieren, zu erfassen und im Rahmen der Dokumentation rund um die Fuhrparkanalyse zu verstehen. Sämtliche Arbeitsschritte im Fuhrpark sollten im Idealfall genau wie Schnittstellen zu anderen Abteilungen auf diese Weise benannt werden.

Einige Punkte sind bei der Definition der Fuhrparkprozesse besonders wichtig:

• In welche Teilschritte lässt sich der Prozess aufgliedern?
• Wer ist dafür zuständig?/ Welche Schnittstelle gibt es zu anderen Abteilungen?
• Lässt sich der Prozess möglicherweise optimieren oder modernisieren?
• Handelt es sich um eine rechtlich bedingte Aufgabe oder um einen optionalen Prozess?
• Sind die einzelnen Prozesse aktuell oder doch eher veraltet?

Fuhrparkanalyse: Welche Aspekte sind zu analysieren?

Im Rahmen der Fuhrparkanalyse sind verschiedene relevante Aspekte zu beachten, um eine umfassende Analyse zu ermöglichen. Jeder Aspekt für sich ist wichtig, um den aktuellen Status im Fuhrpark zu bestimmen und um in Zukunft noch effizienter zu arbeiten. Die Bereiche greifen ineinander über, sodass der Bereich Beschaffung beispielsweise nicht ohne Fuhrparkkosten gezielt zu analysieren ist. Alle Bereiche sollten in Bezug auf Kosten, Effizienz, mögliche Mängel und Defekte analysiert werden. Auf diese Weise ist klarer zu erkennen, was in den einzelnen Bereichen bis zur nächsten Fuhrparkanalyse umzusetzen ist. Mit der Zeit können Fuhrparkverantwortliche Ihren Fuhrpark so noch besser organisieren, decken Bereiche mit Handlungsbedarf auf und können passend dazu etwas Unternehmen.

Wichtig für das Ergebnis ist einmal die Festlegung von Zielen der Fuhrparkanalyse und dann die Dokumentation der Schritte und Ergebnisse. Außerdem sind nicht nur einzelne Aspekte einmal zu analysieren, um erfolgreich eine Analyse durchzuführen. Vielmehr geht es mit darum, eine regelmäßige Überprüfung durchzuführen, um Veränderungen in die positive genau wie in die negative Richtung zu erkennen.

Beschaffung

Der Bereich Beschaffung umfasst ein umfangreiches Aufgabenfeld mit vielen Unterthemen. Die Kosten für die Beschaffung sind dabei genauso zu beachten wie die ausgewählten Fahrzeuge und die abgeschlossenen Verträge. In diesem Zusammenhang ist ein Blick auf die Schadenquote ebenfalls wichtig, um zu prüfen, ob und in welchem Ausmaß die ausgewählten Fahrzeuge die passende Wahl sind.

Schadenmanagement

Ein sehr wichtiger Bereich, der im Rahmen der Fuhrparkanalyse zu prüfen ist, wäre das Schadenmanagement. Gemeint ist an dieser Stelle, dass regelmäßig sowohl die Anzahl als auch die Art der Schäden zu analysieren sind. In diesem Zusammenhang ist die Schadenquote ebenfalls relevant, die direkten Bezug auf die Höhe der KFZ-Versicherung hat. Treten bei bestimmten Fahrern oder an gewissen Stellen häufiger Schäden auf, ist eine zusätzliche Fahrerunterweisung genau wie ein Fahrsicherheitstraining möglich. Solche Maßnahmen sind nur dann umsetzbar, wenn genau die Art der Schäden und die jeweiligen Fahrer bekannt sind.

Routenplanung

Die Routenplanung ist vor allem für Unternehmen wichtig, bei denen viele dienstliche Fahrten vorkommen. Ein gutes Beispiel dafür sind Speditionen, in denen eine umfassende Routenplanung viel Zeit und Geld sparen kann. Allerdings nur dann, wenn diese gewissenhaft durchgeführt und an aktuelle Bedingungen angepasst wird.

Fuhrparkkosten

Ein entscheidender Bereich für die Fuhrparkverwaltung insgesamt und die Fuhrparkanalyse im Besonderen sind die Fuhrparkkosten. Die Höhe der Fuhrparkkosten haben erhebliche Auswirkungen darauf, wie wirtschaftlich ein Unternehmen arbeitet und welche Gewinne insgesamt zu erwarten sind. Da die Fuhrparkkosten in vielen Unternehmen zu den höchsten Kosten insgesamt zählen, ist es wichtig, hier eine genaue Analyse in Bezug auf verschiedene Kosten und Bereiche vorzunehmen. Dabei sind direkte genau wie indirekte Kosten zu beachten und es ist sinnvoll zu prüfen, wo es Optimierungsbedarf gibt. In Kombination mit einer intelligenten Software ist es hier möglich, Handlungsbedarf auf verschiedenen Ebenen zu erkennen. Daher darf bei der Fuhrparkanalyse ein intensiver Blick auf die Fuhrparkkosten nicht fehlen. Besonders interessant sind hier auch die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) in diesem Zusammenhang.

Kraftstoffverbrauch

Der Kraftstoffverbrauch ist ein Bestandteil der Fuhrparkkosten und sollte im Rahmen einer Fuhrparkanalyse dennoch separat behandelt werden. Ein regelmäßiger Blick auf den Kraftstoffverbrauch zeigt dabei, ob eine weitere Einsparung erforderlich ist oder ob gesetzte Ziele erreicht werden. Für eine gezielte und umfassende Analyse vom Kraftstoffverbrauch ist die Verwendung von einem Telematiksystem ideal. Telematik unterstützt dabei, Daten rund um den Kraftstoffverbrauch genau wie rund um die gefahrenen Kilometer zu analysieren. Auf diese Weise ist es möglich im Rahmen einer Analyse des Fuhrparks herauszufinden, ob Veränderungen zu erkennen sind. Vor allem für die exakte Berechnung der Fuhrparkkosten sowie für eine Prognose der zukünftigen Kosten ist es entscheidend, den Kraftstoffverbrauch zu bestimmen und zu analysieren.

CO2-Verbrauch

Umweltziele gehören mittlerweile in der Flotte mit dazu. Dabei ist vor allem ein Blick auf den CO2-Verbrauch wichtig, da schädliche CO2-Emissionen nicht nur der Umwelt schaden, sondern auch höhere Kosten verursachen. Für die Festlegung und zum Erreichen von Umweltzielen ist eine Fuhrparkanalyse entscheidend, um aktuelle Daten zu kennen. Nur durch einen regelmäßigen Blick auf die aktuellen Zahlen beim CO2-Verbrauch ist festzustellen, ob die festgelegten Umweltziele zu erreichen sind. Falls bei der genauen Analyse herauskommt, dass hier Verbesserungspotenzial herrscht, lassen sich neue Maßnahmen bestimmen.

Wie kann eine Software die Fuhrparkanalyse unterstützen?

Eine Software kann die Fuhrparkanalyse bei richtiger Anwendung auf verschiedenen Ebenen unterstützen. Hervorzuheben sind dabei vor allem die Schnelligkeit und Genauigkeit der Analysen, die auf diese Weise nur eine Software bieten kann. Mit einem Klick lassen sich Reportings einzelner Bereiche aufrufen und bieten relevante Informationen für die umfassende Fuhrparkanalyse. Eine Software bietet genaue Zahlen ohne Fehler, die durch manuelle Eingaben von Daten entstehen können. Auf diese Weise ist es möglich, ein Bild der tatsächlichen Lage zu erhalten und zu sehen, wie der aktuelle Stand im jeweiligen Bereich ist. Eine Optimierung von Prozessen ist einfach durchzuführen und es besteht an vielen Stellen die Möglichkeit, moderner und deutlich effizienter zu arbeiten. Eine Software unterstützt bei der Analyse von Aspekten und Prozessen sowie beim Festhalten von Zielen der Fuhrparkanalyse. Durch passende Tools besteht in Zukunft die Möglichkeit, Ziele direkt zu überprüfen und getroffene Maßnahmen anzupassen.

Relevante Funktionen von Avrios für die Fuhrparkanalyse

In diesem Zusammenhang erfahren Sie an dieser Stelle mehr über relevante Funktionen von Avrios, die für die Fuhrparkanalyse von großer Bedeutung sind:

• Digitales Datenmanagement und Reporting

Besonders relevante Funktionen von Avrios für eine erfolgreiche Fuhrparkanalyse sind ohne Frage das digitale Datenmanagement und das Thema Reporting. Nutzen Sie automatisch erstellte Reports oder benutzerdefinierte Lösungen für einen Einblick in die gewünschten Zahlen. Sämtliche Daten haben Sie direkt vor Augen und können auf diese Weise relevante Geschäftsentscheidungen treffen, die auf tatsächlichen Zahlen basieren.

• Digitales Schadenmanagement

Von großer Bedeutung ist außerdem digitales Schadenmanagement für den Fuhrpark im Allgemeinen und für die Fuhrparkanalyse im Besonderen. Schäden an einem Fahrzeug der Flotte lassen sich über RepairFix innerhalb von Minuten melden und es ist möglich, die Schadenquote Erfahrungen zufolge um rund 24 Prozent zu senken. Analysen erfolgter Schäden sind dabei genauso hilfreich wie ein funktionsfähiges System im Allgemeinen, welches die Meldung, Bearbeitung und anschließende Reparatur von Schäden erleichtert. Eine digitale Schadenakte unterstützt dabei, sämtliche Schäden den betroffenen Fahrzeugen zuzuordnen.

• Optimierung von Fuhrpark Prozessen

Die Optimierung von Fuhrpark Prozessen ist entscheidend, um Ihren Fuhrpark zu verbessern, Zeit zu sparen und alle anfallenden Aufgaben im Fuhrpark effizient umzusetzen. Die Avrios Software unterstützt bei wesentlichen Prozessen im Fuhrpark, zu denen beispielsweise die Führerscheinkontrolle oder die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) gehören. Von der Vereinfachung der Umsetzung der Halterhaftung bis hin zu täglichen Aufgaben, zu denen die Nutzung von einem Fahrtenbuch oder die Abrechnung von Tankbelegen zählen, bietet die Software verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung von Fuhrpark Prozessen.

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Fazit

Die umfassende und regelmäßige Fuhrparkanalyse gehört mit zu den klassischen Aufgaben eines Fuhrparkleiters. Nur durch das Bewusstsein über den aktuellen Status einzelner Prozesse im Fuhrpark sowie durch klare Ziele für die Zukunft ist es möglich, den Fuhrpark gründlich zu analysieren und zu verbessern. Unterstützung bei den oft komplexen Prozessen bieten Fuhrparksoftwares an, die mit einem Klick klare Zahlen und Fakten bereitstellen. Relevante Funktionen und tatsächliche Daten, die sofort zur Verfügung stehen, sind dabei wichtige Gründe für die steigende Bedeutung einer Software für die Fuhrparkanalyse. In Kombination mit einer Dokumentation aller Arbeitsschritte ist es möglich, die Fuhrparkanalyse methodisch durchzuführen, um Verbesserungen auf verschiedenen Ebenen zu erreichen. Besondere Unterstützung bietet dabei eine intelligente Fuhrparksoftware für Reports, die Analyse von Daten und für die Umsetzung von modernen Prozessen in der Zukunft.

Zusätzliche Infos zur Fuhrparkanalyse:

• Leitfaden zum Einsatz einer E-Flotte: Die Umsetzung Schritt für Schritt
• Schadenmanagement für Zeitersparnis: Arbeitszeit reduzieren
• Fuhrpark Termine: Zeit bei der Terminplanung sparen
• Fuhrpark- vs. Mobilitätsmanagement: Ein Blick in die Zukunft
• So setzt man Unternehmensziele im Fuhrpark um
• Dezentrale Fuhrparks einfach verwalten: Herausforderungen und Lösungen
• Fahrzeugverwaltungssoftware: Intelligente Lösung für den Fuhrpark
• Fuhrpark App: Die Vorteile im Fuhrpark
• Die Zukunft der Unternehmensmobilität: Die Vorteile von Corporate Carsharing
• Wie Sie Nutzfahrzeuge mit Avrios verwalten können - die Fallstudie von flaschenpost SE
• Optimierung des Fuhrparkmanagements: Die Chancen und Herausforderungen des Outsourcings
• Fuhrparkverwaltungssoftware: Grundlagen für die Entscheidung
• Fuhrparkmanagement Aufgaben: Alle Pflichten auf einen Blick
• Dienstwagenüberlassungsvertrag

Häufige Fragen zur Fuhrparkanalyse

Wann ist eine Fuhrparkanalyse durchzuführen?

Eine Fuhrparkanalyse ist in regelmäßigen Abständen im Fuhrpark durchzuführen, wenn Maßnahmen überprüft und Ziele neu festgelegt werden sollen. Außerdem bietet sich eine Fuhrparkanalyse vor größeren Veränderungen an, zu denen eine neue Struktur im Fuhrpark, neue Fahrzeuge, eine Software oder eine Umstellung auf einen nachhaltigeren Fuhrpark zählen. Zusätzlich ist eine Fuhrparkanalyse empfehlenswert, wenn sich Änderungen bei den Kosten des Fuhrparks, der Auslastung oder der Anzahl der Schäden ergeben haben.

Welche Gründe gibt es für eine Fuhrparkanalyse?

Eine Fuhrparkanalyse gilt als erster Schritt zur Verbesserung. Gründe können hohe Kosten, verschiedene Probleme, Herausforderungen oder der Wunsch sein, Verbesserungen in der Zukunft anzustreben. Zukünftige Ziele im Fuhrpark wie die Umstellung auf E-Mobilität oder die Einführung von Umweltzielen können genauso Gründe für eine Analyse sein wie der Wunsch, eine Fuhrparksoftware einzuführen.

Wer führt die Fuhrparkanalyse durch?

Die Fuhrparkanalyse zählt mit zu den klassischen Aufgaben des Fuhrparkleiters. Dieser führt mit Unterstützung von geeigneten Tools, zu denen auch eine Fuhrparksoftware zählt, eine Fuhrparkanalyse in regelmäßigen Abständen durch. Auf diese Weise lassen sich langfristig Ziele im Fuhrpark erreichen und es ist möglich, Verbesserungen umzusetzen.