Die digitale Schadenakte: Effiziente Schadenbearbeitung im Fuhrpark

In jedem Fuhrpark kommt es zu Schäden am Fahrzeug in die verschiedene Parteien involviert sind - eine digitale Schadenakte stellt hier eine sinnvolle Lösung für das Schadenmanagement dar. Viele Fuhrparkleiter sind sich aber nicht über die Bedeutung der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von einem Schaden bewusst. Oder verwenden hier lediglich Nachrichten und Tabellen bei Excel, wodurch alles schnell unübersichtlich wird. An dieser Stelle zeigen wir auf, warum eine digitale Schadenakte von Bedeutung ist und welche Ausmaße das klassische Schadenmanagement in Unternehmen annimmt. Passende Alternativen, die kostbare Arbeitszeit sparen und Zeit für andere Aufgaben schaffen, stehen natürlich ebenfalls im Fokus.

Warum ist die digitale Schadenakte von Bedeutung?

Das Schadenmanagement mit korrekter Erfassung des Schadens und einem Blick auf das Werkstattmanagement ist von großer Bedeutung. Fehler oder fehlende Dokumentation können hohe Kosten und rechtliche Folgen nach sich ziehen. Daher stellt eine sorgfältig zusammengestellte digitale Schadenakte eine passende Lösung für das Schadenmanagement dar. Die Frage ist eher, warum diese so wichtig ist und was passiert, wenn die Schadenbearbeitung vernachlässigt wird. Die Folgen sind nicht immer bewusst, da die Schadenbearbeitung ein weites Feld ist, welches mit vielen Aufgaben einhergeht. Fehlende Transparenz bei der Bearbeitung stellt dann genauso ein Problem dar, wie es bei mangelnder Kontrolle rund um den Schaden an sich der Fall ist. Schwierig sind eine umständliche Kommunikation über verschiedene Ecken. Die digitale Schadenakte macht den Schaden nachvollziehbar, unterstützt bei der Bearbeitung sowie bei zukünftigen Fragen, die aufkommen können.

Im ersten Schritt muss ein entstehender Schaden überhaupt korrekt und so schnell wie möglich erfasst werden. Die einfachste Lösung ist hier die Fahrer App von Avrios, durch die Fahrer sofort eine Meldung erstellen können. Ist ein Schaden dann richtig erfasst, beginnt der eigentliche Teil der Arbeit. Im Rahmen eines Unfalls oder eines Schadens sind verschiedene Beteiligte zu koordinieren. Damit beinhaltet effizientes Schadenmanagement mehr als die reine Erfassung des Vorfalls, vielmehr geht es um die anschließende Koordination, um die Zusammenarbeit mit Versicherungen und Anwälten sowie um das Werkstattmanagement an sich.

Koordination und fachgerechte Bearbeitung beachten

Eine digitale Schadenakte ist von großer Bedeutung, da bei einem Schaden so viele Parteien fachgerecht und zeitnah zu koordinieren sind. An dieser Stelle finden Sie eine kompakte Vorstellung aller Parteien, die involviert sind und den Stellen, bei denen eine Koordination erfolgen muss:

• Der Fahrer benötigt Ersatzmobilität. Im Idealfall unmittelbar, um die Weiterfahrt zu ermöglichen.
• Meldung bei der Versicherung muss erfolgen.
• Der Anwalt ist bei Bedarf zu involvieren/ zu benachrichtigen.
• Gutachter muss möglicherweise beauftragt/ koordiniert werden
• Kostenvoranschläge für Reparaturen sind einzuholen und zu überprüfen.
• Ein Werkstatttermin ist zu vereinbaren
• Fahrzeugreparatur und -abholung durch Fahrer ist zu koordinieren.
• Abrechnung der Versicherung ist zu prüfen.
• Selbstbeteiligungen und Mitarbeiteranteile sind zu verrechnen.

Diese genannten Punkte machen schnell deutlich, dass das Schadenmanagement wohl einer der aufwendigsten operativen Themen im Fuhrparkmanagement darstellt. Die anfallende Arbeitszeit ist hier besonders hoch, was nicht zu unterschätzen ist. Eine übersichtliche und zeitsparende Alternative ist daher dringend erforderlich, da der Fuhrparkverantwortliche sonst viel Zeit mit der gesamten Bearbeitung des Schadens verliert. Hierbei ist immer zu beachten, dass in einem größeren Fuhrpark mit vielleicht 100 Fahrzeugen im Jahr nicht nur ein Schaden anfällt. Das erschwert eine korrekte und zeitsparende Umsetzung zusätzlich.

Die aktuelle Umsetzung der Schadenbearbeitung

Leider ist in der Praxis häufig zu beobachten, dass das Schadenmanagement massiv vernachlässigt wird. Unter anderem, weil Fuhrparkverantwortliche nicht genug Zeit haben, sich dem Schadenmanagement mit nötiger Sorgfalt zu widmen. Das führt dazu, dass die Werkstatt direkt mit der Versicherung kommuniziert. Außerdem übernehmen Fuhrparkleiter häufig den ersten Kostenvoranschlag, ohne diesen zu überprüfen. Darüber hinaus werden Abrechnungen nicht weiter hinterfragt und Rechnungen werden ohne Verhandlung bezahlt. Diese fehlende Sorgfalt schlägt sich in den Kosten nieder und führt dazu, dass die Kontrolle über den Schaden nicht immer vorhanden ist.

Eine andere Möglichkeit der Umsetzung ist, dass das Schadenmanagement von einem externen Partner bearbeitet wird. Diese externen Partner verrechnen häufig hohe Kosten. Eine Alternative ist die Umsetzung von sogenannten Kick-Back Zahlungen. In diesem Fall bezahlen Werkstätten und andere involvierte Parteien eine Provision an den Schadendienstleister. Das geht ebenfalls mit hohen Kosten einher.

Zu beachten sind an dieser Stelle die Zahlen und Erfahrungen aus der Praxis. Versicherungs- und Schadenkosten machen in einem Fuhrpark zwischen 13 und 19% der gesamten Flottenkosten aus. Bei einer Flottengrösse von 100 Fahrzeugen ergeben sich effektive jährliche Gesamtkosten von etwa EUR 150.000. Diesen Zahlen liegt die Annahme zugrunde, dass im Durchschnitt pro Fahrzeug und Jahr 10.000 Euro anfallen. Daher lohnt es sich in jedem Fall, eine solche Position bei den Ausgaben nicht einfach zu ignorieren. Hier besteht ein sehr großes Einsparpotenzial, wenn das Schadenmanagement effizient umgesetzt wird. Durch eine geschickte Verwaltung, mit einem guten Partner oder durch den genauen Blick auf Kostenvoranschläge, Rechnungen und Möglichkeiten, lässt sich hier viel einsparen. Dadurch können Fahrzeugleiter die Flottenkosten stark senken, was sich wiederum positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

Sinnvolle Alternativen für die digitale Schadenakte entdecken

Ein Blick auf die hohen Kosten zeigt, dass es sich lohnt, mehr auf das Thema Schadenmanagement einzugehen. Interessant ist in diesem Fall die Umsetzung, die wir mit dem Avrios Schadenmanagement bieten können. Auf diese Weise gehört die digitale Schadenakte schon bald zum Unternehmensalltag und hilft dabei, die Schadenbearbeitung zu optimieren. Die Kommunikation über E-Mail, per Telefon oder die Abwälzung der Aufgaben an Versicherer oder eine Werkstatt ist hingegen nicht zu empfehlen. Zum einen ist diese Umsetzung sehr zeitintensiv, zum anderen passiert es sehr schnell, dass ein Kontrollverlust entsteht.

Folgende Vorteile bietet das Avrios Schadenmanagement:

• Es ist direkt in das Fuhrparkmanagement integriert

Sie benötigen somit keine zusätzlichen Programme, sondern erhalten eine Lösung, die alle Bereiche beinhaltet. Das vereinfacht die Umsetzung, ist transparenter und spart Kosten. Die Verwendung von verschiedenen Programmen für das Fuhrparkmanagement verursachen sehr schnell Unklarheiten und erhöhen stark die Kosten. Daher macht es Sinn, auf eine Anwendung zu setzen, die alle Bereiche beinhaltet und bei Bedarf sofort einsehbar ist.

• Alle Dienstleistungen sind inklusive

Das Schadenmanagement beinhaltet die Koordination der Schadenbearbeitung, das Werkstattmanagement und beinhaltet einen Abschleppservice. Außerdem müssen sich die Fahrer keine Sorgen über die Ersatzmobilität machen, da diese ebenfalls inbegriffen ist.

• Keine Kick-Back-Zahlung

Die bei anderen Anbietern vorgenommene Kick-Back-Zahlung ist nicht in unserem Sinne und erhöht unnötig die anfallenden Kosten. Wir setzen auf Transparenz, damit sofort bewusst ist, welche Kosten anfallen.

• Attraktive Preise unter dem allgemeinen Marktdurchschnitt

Alle vorhandenen und angebotenen Preise bewegen sich unterhalb des Durchschnitts, der am Markt zu beobachten ist. Langfristig lassen sich so hohe Kosten einsparen, da selbst eine Reduzierung von nur 1 Prozent bei jeder Rechnung einen Unterschied ausmacht.

• Transparentes Werkstattnetz und Kostenvergleiche

Ein umfangreiches und transparent dargestelltes Netz an Werkstätten gehört für uns mit dazu. Dadurch fällt das Werkstattmanagement deutlich leichter. Außerdem finden Kostenvergleiche statt, die Gesamtkosten reduzieren.

• 24/7 Service und Schadenhotline

Fahrer erreichen uns rund um die Uhr und können sich an die Schadenhotline wenden. Dadurch sind Schäden, die außerhalb der Arbeitszeit der Fuhrparkleiter entstehen, ebenfalls abgedeckt. Die Fahrer müssen nicht warten und sich im Ernstfall nach einer Notlösung umsehen.

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Langfristige Vorteile der genauen Dokumentation

Beim Schadenmanagement ist es von Vorteil, wenn eine digitale Schadenakte erstellt wird. Diese hilft einerseits bei der Schadenbearbeitung an sich und sorgt andererseits dafür, dass jeder Schaden sofort nachvollziehbar ist. Der Schaden wird dem passenden Fahrer genau wie dem Fahrzeug zugeordnet. Das erleichtert die spätere Einsichtnahme in alle vorhandenen Fälle, die im Laufe der Zeit auftreten. Damit zusammenhängende Kosten sind nachvollziehbar und lassen sich mit einem Klick aufrufen, analysieren und an passender Stelle zum Bericht zusammenfassen. Nicht zuletzt fällt es damit leichter, nachzuvollziehen, ob vielleicht bei einzelnen Fahrern häufiger Schäden auftreten. Entsprechende Gespräche und Unterweisungen zur Vermeidung von Unfällen sind damit noch gezielter möglich. Das funktioniert ausschließlich, wenn das Schadenmanagement transparent und übersichtlich umgesetzt wird.

Fazit: Eine digitale Schadenakte vereinfacht das Schadenmanagement

Es handelt sich beim Schadenmanagement somit um einen sehr wichtigen Bestandteil des Fuhrparkmanagements. Es ist zwar möglich, einem Schaden vorzubeugen, jedoch nicht, diese völlig zu verhindern. Unfälle passieren und Fahrzeuge neigen immer wieder zu Schäden, die zu reparieren sind. Im Idealfall verfügt jedes Unternehmen mit vorhandener Flotte über sinnvolle, sofort umsetzbare Lösungen, falls ein solcher Schaden auftritt. Die Senkung der gesamten Flottenkosten ist sicherlich ein gutes Argument, um hier mit transparenten und zentralen Systemen zu arbeiten. In jedem Fall sollten Fuhrparkleiter verhindern, dass das Schadenmanagement über andere Parteien läuft und dabei nicht nachvollziehbar ist. Jeder Kostenvoranschlag ist genau wie jede Rechnung zu prüfen, um unnötige Kosten zu verhindern. Ein professionelles Schadenmanagement unterstützt dabei, alle Aufgaben im Blick zu haben und den Kosten- genau wie den Zeitaufwand möglichst stark zu minimieren.

Die digitale Schadenakte hilft dabei, die Schadenbearbeitung an sich und das Schadenmanagement übersichtlicher zu gestalten. Fuhrparkleiter gewinnen Zeit, die sonst bei der Reparatur von Schäden, bei unvollständiger Erfassung sowie bei der Kommunikation mit allen Parteien verlorengeht. Dadurch ist es möglich, Schäden zu analysieren, einen genaueren Blick auf anfallende Kosten und auf mögliche Präventionsmaßnahmen zu werfen. Melden Sie sich bei Interesse für Ihren kostenlosen Account an - starten Sie gemeinsam mit Avrios in Sachen digitales Schadenmanagement durch!

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