Der Fuhrpark ist für viele Unternehmen noch keine besondere Priorität, sodass für die Fuhrparkverwaltung das gleiche gilt. Dabei gehört ein Fuhrpark für viele Unternehmen mit zum Alltag und die Verwaltung der gesamten Flotte ist stets mit einem recht hohen Aufwand verbunden. Ganz egal, ob die Flotte nur 10 oder 1000 Fahrzeuge umfasst. Letztendlich ist es mit einer effizienten Fuhrparkverwaltung möglich, die Kosten für den Fuhrpark enorm zu senken. Aber wie können Fuhrparkverantwortliche anfangen, welche Aufgaben spielen bei der Fuhrparkverwaltung die wohl größte Rolle. An dieser Stelle schauen wir uns einmal die besten 10 Tipps & Tricks für die Verwaltung des Fuhrparks an, genau wie die größten Herausforderungen, die in der Praxis zu beachten sind.
Herausforderungen der Fuhrparkverwaltung erkennen und angehen
Jeder Arbeitsbereich in einem Unternehmen weist verschiedene Herausforderungen auf. Das ist bei der Fuhrparkverwaltung nicht anders als beispielsweise beim Außendienst, beim Einkauf oder bei der Buchführung. Nur ist das Feld der Verwaltung der Flotte oft umfangreicher und weniger bekannt, da viele Unternehmen diesem Bereich weniger Beachtung schenken. Allerdings zu unrecht, denn die Flotte verursacht hohe Kosten, die den Unternehmenserfolg schmälern. Im Durchschnitt ist in der Praxis von Kosten von 10.000 Euro jährlich für jedes Fahrzeug auszugehen. Bei einer angenommenen Flottengröße von 100 Fahrzeugen entspricht das jährlichen Kosten von 1 Million Euro. Diese Summe macht deutlich, dass geringe Einsparungen zu überzeugenden Ergebnissen führen können.
Folgende Herausforderungen sollten Fuhrparkverantwortliche im Blick behalten:
- Alle anfallenden Daten, Kosten und Informationen sind festzuhalten
- Termine für den Fuhrpark wollen bewusst überwacht werden (Stichwort: Terminmanagement)
- Schäden müssen abgewickelt und Strafzettel bezahlt werden (Stichworte: Schadenmanagement und Strafzettelmanagement)
- Versicherungen und Leasingpartner sind vor einem Vertragsabschluss miteinander zu vergleichen
- Fahrer sind zu schulen, Führerscheine sind zu prüfen
- Verhalten ist zu schulen und zu prüfen (Stichworte: Halterhaftung, Car Police)
- Routen sind eventuell zu planen, Fahrzeuge müssen an Fahrer zugewiesen werden
- Themen wie Nachhaltigkeit, alternative Antriebe und Emissionen sind zu beachten
Es sind vor allem die vielen unscheinbar wirkenden Aufgaben im Fuhrpark, die sich stark auf die vorhandene Zeit auswirken. Das führt dazu, dass Fuhrparkleiter weniger Zeit für andere Dinge wie für die Strategie oder für den Blick auf Themen wie die Nachhaltigkeit haben. Eine optimale Organisation der Fuhrparkverwaltung ist jedoch gerade am Anfang recht schwer und bringt eine gewisse Einarbeitungszeit mit sich. Einige direkt umsetzbare Tipps und Tricks machen die Umsetzung der einzelnen Aufgaben in die Praxis jedoch deutlich leichter.
Die besten 10 Tipps & Tricks für die Verwaltung des Fuhrparks
Die Bedeutung der Fuhrparkverwaltung wurde bereits aufgezeigt und ein Blick auf moderne Lösungen ist hier immer wichtiger geworden. Schließlich lassen sich viele Herausforderungen durch eine intelligente Software zur Verwaltung der Flotte vereinfachen. Menschen machen mit der Nutzung von Excel-Sheets sowie mit dem manuellen Einpflegen von Daten einfach häufig Fehler. Das ist menschlich und lässt sich am besten von einer intelligenten Software verhindern. In jedem Fall ist eine durchdachte Verwaltung der Flotte aber immer zu bevorzugen, ganz gleich, auf welche Weise diese Verwaltung umgesetzt wird. Es lohnt sich daher für jedes Unternehmen, den Blick auf die Möglichkeiten zu richten und zu überlegen, wie der Einsatz sowie entstehende Kosten bei allen Fahrzeugen besser zu verwalten ist.
Dennoch gibt es einige grundsätzliche Tipps & Tricks, die Ihnen die Fuhrparkverwaltung vereinfachen und die wir an dieser Stelle zuerst einmal vorstellen möchten:
#1: Für einen Überblick über alle Themen sorgen
Sie haben bereits gesehen, dass die Fuhrparkverwaltung mit einigen Herausforderungen einhergeht. Um es nicht schwerer zu machen als es sein muss, ist es immer zu empfehlen, sich zuerst einen Überblick zu verschaffen. Schauen Sie sich genau an, welche Themen von Bedeutung sind und wann Sie sich um was kümmern müssen. Sollte es zu viel werden, können Sie sich Hilfe suchen, sich weiterbilden und nach und nach die Verwaltung des Fuhrparks optimieren. Desto strukturierter Sie vorgehen, desto leichter haben Sie es im Anschluss.
#2: Eine Car Police abschließen und die Halterhaftung genau regeln
Alle Fahrer müssen sich an bestimmte Regeln halten, damit eine Zusammenarbeit möglich ist und das Unternehmen keine finanziellen oder rechtlichen Folgen befürchten muss. Legen Sie daher von Anfang an sämtliche Regeln fest, die zu beachten sind. In diesem Zusammenhang sind die Themen Car Police und Halterhaftung besonders wichtig, um sämtliche möglichen Konsequenzen zu verhindern. Fuhrparkleiter, die sich frühzeitig mit diesen Themen beschäftigen und klare Absprachen treffen, haben es am Ende leichter und ersparen sich viel Ärger.
#3: Tankkarten gezielt für alle Fahrer einsetzen
Eine gewisse Überwachung ist wichtig, doch noch viel bedeutsamer ist es, den eigenen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Da alle Fahrzeuge einer Flotte Kraftstoff benötigen, müssen dafür sowohl ein Budget als auch eine gewisse Kontrolle vorhanden sein. Tankkarten lassen sich einfach einsetzen, sind praktisch, übersichtlich und erleichtern sowohl die Abrechnung als auch die Zuweisung der jeweiligen Kosten. Bei der Verwendung von einer automatischen Lösung in Form einer Software zur Flottenverwaltung ist zusätzlich die direkte Zuweisung aller Daten an das Fahrzeug möglich. Außerdem lassen sich so Fehlbetankungen mit Premium-Kraftstoffen erkennen und verhindern.
#4: Lösungen für die Führerscheinkontrolle und Unterweisungen der Fahrer finden
Unterweisungen der Fahrer nach UVV können Unfälle verhindern und gehören zu den Pflichten der Fuhrparkverantwortlichen. Doch auch die jährliche Kontrolle der Führerscheine ist wichtig, verhindert spätere Probleme und Folgen für das Unternehmen und sind nicht zu vernachlässigen. Daher empfiehlt es sich, beide Themen im Blick zu behalten und für Kontrollen sowie Unterweisungen der Fahrer zu sorgen.
#5: Das Terminmanagement fest im Blick behalten
Der Reifenwechsel im Winter oder im Sommer, die Wartung der Fahrzeuge oder der TÜV - es gibt viele wichtige Termine für die Fuhrparkverwaltung. Alle Termine, die schon bei einem oder bei zwei eigenen Fahrzeugen anstehen und anstrengend werden können, fallen im Fuhrpark an. Nur in einer deutlich größeren Anzahl, wodurch es schwerfällt, den Überblick zu behalten. Achten Sie dennoch darauf und arbeiten Sie wahlweise mit Kalendern oder mit einer automatischen Lösung, um nichts zu vergessen.
#6: Eine optimale Kommunikation mit allen Fahrern anstreben
Klare Absprachen sind wichtig, außerdem sollten die Fahrer wissen, wie sie sich in Bezug auf die Fahrzeuge zu verwalten haben. Das bezieht Regelungen zu Terminen, das Verhalten bei einem Schaden sowie die Fahrer, die das Fahrzeug bewegen dürfen, ganz klar mit ein. Optimieren Sie Ihre Kommunikation mit den Fahrern, damit keine Unklarheiten vorhanden sind. Machen Sie sich dennoch bewusst, dass Fahrer Termine oder Unterweisungen gerne mal vergessen und Sie dafür Lösungen benötigen, um im Anschluss nicht mit unschönen Folgen konfrontiert zu werden.
#7: Schadenmanagement nicht an Versicherungen/ Leasingpartner abgeben
Es klingt nach einer bequemen Lösung für die Fuhrparkverwaltung. Sie können das Schadenmanagement an eine Versicherung oder an Leasingpartner abtreten und haben weniger Ärger damit. Denn die Verwaltung von Schäden ist aufwendig und gehört selten zu den Lieblingsaufgaben eines Fuhrparkverwalters. Dennoch entstehen deutlich höhere Kosten, wenn das Schadenmanagement abgegeben wird. Sie verlieren die Kontrolle über Kosten, sämtliche Vorfälle gehen an die Versicherung oder den Leasingpartner und beeinträchtigen die jeweilige Schadenquote negativ. Eigene Lösungen sind daher extrem wichtig, um hier die Kosten drastisch zu senken.
#8: Eigene Zahlen für die Fuhrparkverwaltung erstellen und nutzen
Immer wieder nutzen Fuhrparkleiter für die Fuhrparkverwaltung die Daten von Leasingpartnern, von Versicherungen oder von der Buchführung. Hier wird davon ausgegangen, dass es auf diese Weise einfacher ist, die Verwaltung zu übernehmen und die wichtigen Zahlen zu erhalten. Zu empfehlen ist diese Vorgehensweise nicht, auch wenn sie sehr bequem ist. Die Buchhaltung oder das Controlling erstellen die Zahlen in einem Unternehmen nicht so, dass diese optimal für die Fuhrparkverwaltung sind. Hier ist der Blick auf Einzelheiten nicht so, wie es sein sollte. Der Grund dafür sind unter anderem nicht exakte Zuordnungen zu einzelnen Fahrzeugen, die aber eine enorme Rolle bei der Auswertung spielen. Kritisch wird es auch bei der Verwendung der Zahlen von Versicherungen oder Leasingpartnern. Irgendwann laufen die Verträge sicherlich aus, dann können Sie aber nicht mehr auf die wichtigen Zahlen zugreifen. Eigene Lösungen sind daher stets die beste Option und zu bevorzugen.
#9: Regelmäßige Fortbildungen anstreben
Die Verwaltung der Flotte ist mit verschiedenen Aufgaben verbunden, die zu beachten sind. Hinzu kommt aber, dass durch die Digitalisierung, durch immer neue Entwicklungen und durch andere Antriebsformen und Lösungen zur Verwaltung stets mit neuen Entwicklungen zu rechnen ist. Hier ist es daher besonders wichtig, dass mit Fortbildungen gearbeitet wird, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Regelmäßig stattfindende Webinare können Ihnen zum Beispiel das wesentliche Wissen vermitteln, welches Sie für den aktuellen Stand und für die idealen Entscheidungen benötigen.
#10: Weniger Excel, mehr automatische Lösungen zur Fuhrparkverwaltung
Viele Fuhrparkleiter nutzen Excel-Sheets, um Daten einzutragen und um alles im Blick zu behalten, was den Fuhrpark betrifft. Doch durch die zahlreichen Daten, die sich immer wieder ändern und die anzupassen sind, eignet sich Excel nicht wirklich für die Fuhrparkverwaltung. Setzen Sie daher im Idealfall auf automatische Lösungen wie auf die Software von Avrios, die Zeit und Kosten langfristig spart. So müssen Sie für eine genaue Analyse der Kosten und der Nutzung einzelner Fahrzeuge nicht erst durch zahlreiche Tabellenblätter klicken. Vielmehr stehen die Daten mit einem Klick zur Verfügung, wodurch der gesamte Prozess vereinfacht wird und genug Zeit vorhanden ist, in Ruhe wichtige Entscheidungen zu treffen.
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Fazit: Fuhrparkverwaltung leicht gemacht
Anfangs wirkt die Fuhrparkverwaltung für viele Verwantwortliche erst einmal wie eine besonders große Aufgabe, da viele verschiedene Tätigkeiten gleichzeitig zu beachten sind. Fahrzeuge wollen beschafft, versichert, gewartet und an den Fahrer zugeteilt werden. Nicht zu unterschätzen ist die Schadenverwaltung, der Blick auf anfallende Termine sowie die kleinen Aufgaben wie das Abfragen der Kilometerstände in der Praxis. Mit den hier vorgestellten Tipps und Tricks ist die Fuhrparkverwaltung einfacher umsetzbar und ist ohne zu großen Zeitaufwand möglich.
Kurzfristig ist eine effiziente Fuhrparkverwaltung durch eine passende Software besonders interessant, da so Zeit und Kosten eingespart werden. Der gesamte Fuhrpark ist transparent darstellbar, sodass beispielsweise anfallende Kosten mit einem Klick aufrufbar sind. Das ist für sämtliche Entscheidungen in Bezug auf den Fuhrpark von Bedeutung. Melden Sie sich für Ihren kostenlosen Account bei Avrios an um gemeinsam mit Avrios bei der Fuhrparkverwaltung effizienter, günstiger und übersichtlicher zu arbeiten. Durch die intelligente Software haben Sie alle größeren und kleineren Aufgaben und Herausforderungen im Fuhrpark im Blick.
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