Il multi bidding nella flotta: risparmio di tempo e di denaro

Che cos’è il multi bidding nella flotta?

Il multi bidding nel parco veicoli è una forma di approvvigionamento utilizzata principalmente in collaborazione con i fornitori di leasing.

In caso di contratti di leasing in multi bidding (o multi sourcing, offerte multiple), le società di leasing/noleggio sono messe in reciproca concorrenza al momento dell’ordinazione di ogni nuovo contratto. Ognuna presenta un’offerta (bid) e il cliente sceglie la più vantaggiosa.

I motivi che spingono a scegliere questo approccio sono:

• i movimenti del mercato,
• le valutazioni del rischio.

Si tratta di fattori che portano a fluttuazioni giornaliere delle offerte di leasing.

I fleet manager cercano di mitigare queste oscillazioni proprio attraverso le offerte multiple, ottenendo così contratti migliori per la propria flotta.

Vediamo allora insieme:

• i vantaggi del multi bidding nella flotta,
• come e se questo approccio venga implementato,
• quali sfide comporti nella pratica della gestione del parco auto.

Il multi bidding nella flotta

L'offerta multipla è, in sostanza, un'opzione interessante:

• per ottenere i migliori prezzi per i contratti di leasing,
• con il minimo sforzo possibile.

Per ridurre al minimo l'impegno pratico, in genere:

• viene selezionata una piccola rosa di fornitori, il cui numero dipende dalle dimensioni esatte della flotta,
• così da ottenere i migliori prezzi per le offerte di leasing su base giornaliera.

Di conseguenza, si hanno risparmi sui prezzi che diventano significativi se la procedura viene applicata in modo costante.

Vediamo un esempio pratico.

Un esempio pratico di vantaggio economico del multi bidding

Supponiamo che ci sia una differenza di prezzo di 20 euro al mese per ogni veicolo sul contratto di leasing tra un fornitore e un altro. Questo piccolo importo rappresenta un costo (o un risparmio) che, come spesso accade, aumenta esponenzialmente a seconda delle dimensioni del parco auto:

• se la flotta è composta da 100 veicoli, un risparmio mensile di 20 euro a vettura per un periodo di 4 anni porta a una somma di 100.000 euro.

Stiamo ipotizzando cifre medie, poiché la durata media di un contratto di leasing è solitamente di 4 anni ed è possibile che il risparmio mensile sia addirittura leggermente superiore.

Scegliere il fornitore che offre 20 euro in meno, dunque, porta, sul lungo periodo, un risparmio considerevole.

Quando si lavora con i fornitori di leasing, questo approccio è quindi estremamente importante per ridurre i costi della flotta e, poiché i costi della flotta sono di solito uno dei maggiori fattori di costo di un'azienda, piccoli aggiustamenti portano a grandi risultati.

Sfide nella pratica: il multi bidding fa perdere tempo al fleet manager?

A prima vista, il multi bidding sembrerebbe una soluzione semplice e molto percorribile per una flotta attenta ai costi.

Nella pratica, però, comporta delle sfide, soprattutto quella legata al tempo da dedicarvi.

Questo compito potrebbe infatti rappresentare una perdita di tempo notevole:

• molti fleet manager effettuano la selezione delle offerte manualmente,
• con il supporto di Excel, è possibile registrare i dati più rapidamente,
• ma il reperimento delle offerte da parte dei fornitori di leasing e la successiva valutazione delle opzioni comportano un notevole impegno.

Un software di gestione, a questo punto, si rende necessario per far risparmiare tempo al gestore della flotta, sia nella fase di inserimento dati che in quella di reperimento e confronto.

Quanto tempo richiede il multi bidding nella flotta? Un esempio

Di norma, in caso di multi bidding:

• il fleet manager invia ogni nuovo acquisto a tre fornitori di leasing,
• questi ultimi di solito inviano le loro offerte come file pdf allegato a un'e-mail,
• il fleet manager confronta le offerte ricevute e seleziona l'opzione più interessante.

L’iter sembra molto semplice, in pratica, però, si tratta di un'operazione lunga, che da una a due ore per ogni veicolo.

Se ci atteniamo all'esempio precedente con una flotta di 100 veicoli, si tratta di 50 ore all'anno.

Questo numero di ore si basa sull'ipotesi di 25 nuove acquisizioni all’anno, se un veicolo viene sostituito ogni quattro anni.

50 ore all'anno significano ben 4 ore al mese (anche se questo carico di lavoro può essere concentrato se si sostituiscono più veicoli in un unico mese).

Dettagli che portano al contratto ottimale

Per quanto riguarda il fattore tempo, per il fleet manager è particolarmente importante:

• definire e negoziare gli accordi quadro in anticipo,
• garantire che i processi operativi siano armonizzati,
• assicurarsi che il calcolo del tasso di leasing sia comparabile,
• prestare attenzione ai dettagli per riconoscere e utilizzare un contratto ottimale.

Che cosa tenere in considerazione per giungere al contratto ottimale

Al momento della scelta, è opportuno che il fleet manager deve:

• non confrontare le voci in acconto (apertamente fatturate, ad esempio il carburante),
• assicurarsi che le franchigie e le condizioni generali delle polizze assicurative siano le stesse,
• definire l'esatto campo di applicazione quando si tratta di pneumatici (numero, profondità residua del battistrada, pneumatici danneggiati, cambio di pneumatici, ecc.),
• adattare i limiti chilometrici,
• coordinare le tariffe chilometriche in eccesso e in difetto.

Più questo lavoro di preparazione sarà meticoloso, più facile sarà confrontare le singole offerte di leasing.

Multi bidding: affrontarlo manualmente o digitalizzare le operazioni? L’esempio di Avrios

Pensare di assolvere ai compiti sopracitati manualmente, come detto, porta il fleet manager a investire moltissimo tempo, con il rischio, peraltro che si dimentichino dettagli essenziali.

Una soluzione automatizzata, attraverso l’utilizzo di un software, invece, porterebbe enormi vantaggi.

Il software di Avrios, ad esempio:

• estrae tutte le informazioni rilevanti dalle offerte dei fornitori di leasing,
• presenta tali offerte in modo chiaro all'utente.

Riassumendo, con Avrios:

• l'approvvigionamento può poi proseguire con l'offerta più vantaggiosa,
• i dati contrattuali di tutti i veicoli della flotta vengono registrati automaticamente in Avrios e non richiedono più alcuno sforzo manuale,
• il tempo necessario per confrontare le offerte può quindi essere rapidamente dimezzato,
• l'opzione di comunicazione integrata garantisce inoltre chele informazioni sulla flotta, sui contratti e sui costi possano essere richiamate in qualsiasi momento.

Conclusioni: un approccio multi bidding digitalizzato

L’approccio multi bidding per l’approvvigionamento della flotta:

• comporta grandi risparmi a livello di denaro,
• ma deve essere digitalizzato grazie all’utilizzo di un software affinché aia vantaggioso anche in termini di tempo.