Gestione dei parcheggi aziendali: ottimizzazioni e sicurezza

Quanto è importante la gestione dei parcheggi aziendali? Quali aspetti coinvolge? Di quali strategie necessita? Rispondiamo insieme a questi e ad altri quesiti in merito.

Introduzione

Il parcheggio aziendale è considerato un «luogo privato aperto a terzi». È dunque assimilato – dalla normativa italiana – ai luoghi pubblici.

Ci sono quindi:

• aziende che non si curano della gestione di quest’area, lasciando massima libertà ai dipendenti (i quali hanno dunque la possibilità di lasciare la propria vettura nel primo posto libero trovato giungendo sul posto di lavoro),
• altre aziende che si preoccupano di gestire ogni aspetto legato a questo ambito (dall’assegnazione dei posti, alla sicurezza, ai punti di ricarica, e così via).

Vedremo comunque come, in realtà, una corretta gestione dei parcheggi aziendali abbia grande importanza nell'ambito di una gestione completa e soprattutto efficiente della flotta.

Cosa accade se il parcheggio aziendale non è ben gestito

Se non viene ottimizzato, il parcheggio della flotta può comportare:

• una riduzione della produttività (perdita di tempo da parte dei dipendenti per trovare ubicazione per il proprio veicolo e quindi momenti sottratti al lavoro),
• un aumento dei costi (meno si produce, meno si guadagna, più aumentano i costi),
• potenziali minacce alla sicurezza (se il parcheggio non è dotato di una buona illuminazione e/o di sistemi di sicurezza/prevenzione dei sinistri, può capitare che i dipendenti causino piccoli incidenti e rovinino i mezzi, con conseguente aumento dei costi),
• insoddisfazione dei clienti e perdita in termini di immagine (che, una volta giunti in azienda, non trovano uno spazio per poter parcheggiare).

L’importanza della gestione del parcheggio aziendale

Vediamo ora, in dettaglio, di quali aspetti legati al parcheggio debba occuparsi il fleet manager.

Il sistema di illuminazione

Dotare il parcheggio aziendale di sistemi di illuminazione avanzati è un passo fondamentale per migliorarne:

• la sicurezza,
• l'efficienza.

Grazie a un'illuminazione efficiente, infatti, i dipendenti riescono a:

• muoversi facilmente nell’area,
• trovare parcheggio,
• ridurre il rischio di incidenti,
• lasciare spazi per i potenziali clienti.

Inoltre, se il parcheggio è ben illuminato:

• possibili attività criminali sono scoraggiate,
• le minacce alla sicurezza diminuiscono.

Come risparmiare sull’illuminazione dei parcheggi

È bene che il fleet manager si impegni quindi a dare la miglior illuminazione possibile, ma che pensi anche a risparmiare il più possibile. Le strategie risiedono in:

• sensori di movimento,
• sistemi di illuminazione a LED.

Il parcheggio intelligente

Grazie alle nuove tecnologie, il parcheggio può diventare “intelligente”. Si tratta di sistemi innovativi che:

• sfruttano sensori e software avanzati,
• semplificano il processo di parcheggio mostrando ai conducenti i parcheggi disponibili.

In questo modo:

• diminuisce il tempo dedicato alla ricerca di spazi,
• c’è minor congestione,
• l'efficienza e la produttività migliorano.

Così:

• i fleet manager non dovranno monitorare i singoli mezzi in manovra,
• lo spazio di parcheggio è ottimizzato,
• le operazioni complessive di gestione della flotta migliorano.

Gestione del parcheggio con l'aiuto di sensori: prenotazione e fatturazione

Queste soluzioni moderne con sensore sono particolarmente interessanti. Vediamo dunque in dettaglio quella legata ai sensori:

• il sensore è posizionato a terra o sopra un parcheggio,
• in questo modo è possibile registrare immediatamente chi ha utilizzato un parcheggio, quando e per quanto tempo.

Particolarmente interessanti, inoltre, sono:

• le soluzioni con visualizzazione dell'occupazione e fatturazione minuto per minuto,
• le soluzioni con applicazione per lo smartphone. In questo caso i dipendenti possono prenotare il proprio posto auto, semplificando ulteriormente la pianificazione. Infine, ma non per questo meno importante, si possono evitare i posti vacanti, è sempre possibile una fatturazione equa e precisa e una visione dell'utilizzo. Inoltre, questa gestione digitale dei parcheggi è equa, ben visibile e facile da usare.

Tuttavia, come per tutti i sistemi, ci sono alcuni svantaggi nel lavorare con i sensori e gli spazi di parcheggio. I tempi di gestione possono essere notevoli, e anche l'installazione non deve essere sottovalutata.

La sicurezza

La sicurezza è un aspetto fondamentale da monitorare e curare nella flotta in generale e anche nei parcheggi aziendali. Le misure più adottate riguardano:

• l'installazione di telecamere di sicurezza (che forniscono una sorveglianza e un monitoraggio costanti all'interno e intorno all'area di parcheggio della flotta, scoraggiando potenziali furti o atti vandalici),
• la presenza di personale di vigilanza,
• la presenza di varchi automatizzati controllati da sistemi RFID o smartcard (che aggiunge una barriera di sicurezza, consentendo l'ingresso solo alle persone autorizzate).

La manutenzione regolare

È opportuno che il fleet manager si impegni a far effettuare la manutenzione regolare del parcheggio, in particolare su:

• superficie dell'area di parcheggio,
• sistemi di drenaggio,
• illuminazione,

così da garantire:

• fluidità nel movimento dei dipendenti,
• il minor tasso di tempi di fermo possibile.

Eseguendo una manutenzione regolare, i gestori di flotte possono affrontare in modo tempestivo i problemi legati a:

• crepe o buche nella superficie del parcheggio,
• sistemi di drenaggio intasati o malfunzionanti,
• illuminazione difettosa .

L'adozione di azioni tempestive per riparare o risolvere questi problemi:

• prolunga la durata dell'infrastruttura,
• riduce il rischio di incidenti,
• riduce al minimo la necessità di costose riparazioni di emergenza che possono causare interruzioni operative.

L'ottimizzazione dello spazio

L'ottimizzazione dello spazio nel parcheggio aziendale è determinante, soprattutto nelle aree urbane dove lo spazio è limitato. Ecco allora:

• sistemi di parcheggio multilivello,
• sistemi di parcheggio automatizzati.

Sistemando i veicoli su più livelli, il parcheggio può ospitare un numero maggiore di veicoli rispetto al parcheggio tradizionale in superficie. Inoltre, i sistemi di parcheggio intelligente possono parcheggiare più veicoli in un determinato spazio grazie a un posizionamento efficiente, riducendo la necessità di grandi parcheggi.

Un approccio sostenibile

Se l'azienda si muove in un'ottica di sostenibilità:

• è in linea con le ultime direttive europee che prospettano un futuro del green ("zero emissioni nette") entro il 2035 (es. Green Deal),
• fa del bene all'ambiente,
• ne guadagna in termini di immagine.

Modi per raggiungere questo obiettivo sono, ad esempio:

• l'integrazione di pannelli solari nelle strutture di parcheggio (lo sfruttamento dell'energia solare può ridurre significativamente i costi energetici fornendo una fonte di energia rinnovabile e sostenibile per varie operazioni all'interno della flotta, come l'illuminazione o la ricarica di veicoli elettrici),
• l'utilizzo di pavimentazioni permeabili può gestire efficacemente il deflusso dell'acqua piovana consentendo all'acqua di infiltrarsi nel terreno piuttosto che causare pozzanghere o inondazioni. La gestione del deflusso può prevenire danni alla struttura del parcheggio e alle aree circostanti, eliminando la necessità di costose riparazioni e mitigando gli impatti ambientali.

La formazione del personale

È opportuno che il fleet manager si preoccupi di formare i dipendenti anche sulla sicurezza e sul corretto utilizzo dei parcheggi aziendali, così da massimizzare l'efficienza in tutte le operazioni legate al parco auto.

Il personale formato:

• riduce al minimo gli errori e i ritardi che potrebbero influire sull'efficienza operativa,
• è attento alla sicurezza,
• riduce al minimo la probabilità di sinistri e incidenti,
• velocizza le operazioni di parcheggio,
• contribuisce all'ottimizzazione della flotta in generale.

Parcheggio gratuito o a pagamento per i dipendenti?

Molte aziende mettono a disposizione dei propri dipendenti parcheggi gratuiti. È però importante notare che:

• il parcheggio gratuito non è un diritto del dipendente,
• bensì un benefit aggiuntivo che l'azienda offre.

Le aziende possono richiedere una tariffa per l'utilizzo dei parcheggi e, anche se in precedenza il parcheggio era gratuito, non è necessario che rimanga tale.

I parcheggi aziendali non devono necessariamente essere custoditi o illuminati per consentire il pagamento. Tuttavia, i luoghi di sosta devono essere chiaramente contrassegnati. Se si verifica un furto o un incidente, di norma l'azienda non ne risponde.

Non è importante o interessante per tutte le aziende far pagare i parcheggi. Nel decidere se i parcheggi siano gratuiti o a pagamento, è certamente rilevante tenere conto dell'esatta ubicazione dell'azienda. È necessario considerare le dimensioni della flotta e le esigenze dei dipendenti.

Assegnazione del parcheggio personale

L'assegnazione dei posti auto ai dipendenti è una soluzione molto vantaggiosa:

• i singoli dipendenti e autisti hanno a disposizione un posto auto, opportunamente segnalato,
• i posti auto possono essere occupati solo dalla persona competente.

Questo modello ha senso, ad esempio:

• in un parcheggio in cui clienti e dipendenti hanno lo stesso accesso,
• quando c'è uno spazio più piccolo che deve essere a disposizione di alcuni dipendenti, supervisori o personale sul campo.

Naturalmente, l'organizzazione deve essere adeguata perché questa soluzione sia praticabile.

I limiti del parcheggio assegnato

Questo modello ha però un effetto negativo sugli utenti occasionali :

• chi usa l'auto solo occasionalmente e ha bisogno di un parcheggio non trae beneficio da questo sistema, perché non sempre c'è spazio disponibile,
• in caso di ferie o di malattia, è più probabile che ci siano posti vacanti, ma non è comunque una soluzione efficiente.

Questi limiti sono particolarmente significativi quando è disponibile un numero limitato di posti auto.

Conclusioni

La gestione dei parcheggi aziendali è un aspetto determinante nella più ampia gestione della flotta.

Il fleet manager deve allora occuparsene adottando diverse strategie:

• dando priorità ai sistemi di illuminazione avanzati,
• sfruttando la tecnologia,
• offrendo ai dipendenti formazione e aggiornamenti regolari.

In questo modo:

• garantisce la sicurezza,
• ottimizza i costi,
• lavora sull'efficienza,
• guadagna in termini di immagine.