Fleet manager

Chi è il fleet manager? Quali sono le sue mansioni? Perché il suo è un ruolo determinante per l’azienda e come si è evoluto nel tempo? Con quali altre figure aziendali collabora? Analizziamo in dettaglio tutti gli aspetti che gravitano attorno a chi gestisce la flotta aziendale.

Chi è il fleet manager?

Il fleet manager è il responsabile del parco auto di un’azienda a tutti i livelli, si occupa dunque di ogni aspetto ad esso legato: dall’implementazione (quindi approvvigionamento) dei veicoli fino al mantenimento dell’efficienza della flotta.

Ogni parco auto è unico quanto a esigenze, compiti e sfide quotidiane e il fleet manager supervisiona tutte le operazioni legate alla flotta al fine di ottimizzarne i costi, così da supportare l’azienda affinché essa funzioni in modo efficiente, sicuro e conforme alle leggi e ai regolamenti.

Il fleet manager è perciò responsabile della direzione e della gestione dei costi dei veicoli (di proprietà o a noleggio/in leasing), del loro utilizzo, delle strategie necessarie per contenerne i costi sotto ogni punto di vista.

Egli dovrà dunque:

• amministrare la flotta in modo efficace,
• contenerne i costi,
• diminuirne drasticamente gli sprechi,
• portarla a crescere.

Che cosa fa un fleet manager?

Mentre le attività quotidiane legate alle esigenze particolari di ogni flotta possono differire, il lavoro di ogni fleet manager ha anche tratti comuni che riguardano le responsabilità strategiche.

I compiti di un fleet manager sono molto vari e richiedono una visione d’insieme di tutto ciò che accade nella flotta. Non si tratta semplicemente di amministrare il parco auto o di assegnare i veicoli. Vediamo allora quali siano le azioni necessarie per il contenimento dei costi:

• la promozione e la sensibilizzazione sulla sicurezza,
• la massimizzazione dell’efficienza del carburante,
• la riduzione dei costi operativi.

Tutte le responsabilità sono dirette a ridurre al minimo l’impatto delle operazioni della flotta sui profitti dell’azienda.

Perché la sua figura è fondamentale per l’azienda?

Il fleet manager è fondamentale per l’azienda perché la flotta è sempre tra le prime cinque voci di costo principali di una compagnia, perciò la figura che permette di risparmiare su questa fonte di uscita così gravosa diventa determinante per il buon funzionamento dell’azienda stessa.

I compiti del fleet manager

I doveri e le responsabilità, come si è detto, possono variare di flotta in flotta, in base alle esigenze peculiari di ciascun parco auto, ma esistono dei compiti standard, tra cui:

• l’approvvigionamento (con strategie per risparmiare) e smantellamento dei veicoli,
• il confronto tra assicurazioni, servizi di riparazione e fornitori di leasing,
• la manutenzione dei veicoli con attenzione a tutte le scadenze della flotta,
• l’assegnazione di tutte le spese al veicolo corrispondente,
• il controllo e l’ottimizzazione dei costi sostenuti,
• l’orientamento strategico della flotta,
• le questioni legali, quali la responsabilità del proprietario, la Car Policy, e la formazione sulle norme riguardanti la sicurezza,
• il controllo delle patenti di guida degli autisti,
• la gestione dei sinistri e delle contravvenzioni,
• il controllo sull’utilizzo dei veicoli,
• la pianificazione e l’implementazione di possibili innovazioni, ad esempio attraverso metodi di alimentazione alternativa (es: mobilità elettrica).

Quali competenze sono richieste a un fleet manager?

I fleet manager hanno bisogno di grande esperienza operativa e competenze che includono:

Analisi digitale

Sapere come utilizzare le tecnologie per la flotta con:

• i software di gestione,
• i device legati alla telematica

è fondamentale per monitorare le tendenze delle prestazioni, prevedere i guasti meccanici, ridurre al minimo i tempi di fermo e fornire informazioni preziose sul ciclo di sostituzione del veicolo. Tenere sotto controllo i report, comprendere i sistemi e seguire le informazioni fornite è essenziale quando si gestiscono le risorse.

Gestione aziendale

Mantenere relazioni di collaborazione con le parti interessate interne ed esterne che influiscono sulle operazioni della flotta, rimanere aggiornati con i requisiti normativi e le politiche aziendali e degli autisti contribuirà a evitare multe e a massimizzare la sicurezza.

Comprensione finanziaria

I fleet manager sono tenuti a creare budget di flotta che richiedono una comprensione del business, un’attenta analisi e benchmarking all’interno del settore e delle attuali condizioni economiche.

Familiarità con la sicurezza

La sicurezza informatica è una responsabilità importante per i dirigenti, compresi i fleet manager. Questi ultimi devono infatti sapere come valutare i requisiti di sicurezza quando integrano i dati per poter collaborare al meglio con le parti interessate che supervisionano la sicurezza e la privacy dei dati per la loro organizzazione.

Le principali sfide che i fleet manager devono affrontare e come superarle

Tutti i lavori hanno la loro giusta dose di sfide e non è diverso per i gestori di flotte. Le tre principali sfide che i gestori di flotte devono affrontare includono le pressioni relative a quanto segue:

Riduzione dei costi

La capacità di analizzare e fornire suggerimenti tenendo conto delle fluttuazioni dei costi dei veicoli, di un mercato del carburante volatile e delle spese impreviste che si presentano.

Riduzione del consumo di carburante

Gestire i costi del carburante e identificare i modi per ridurre questa spesa è fondamentale. I prezzi del carburante sono difficili da prevedere e rendono difficile la pianificazione di un budget.

Incremento della sicurezza e della produttività degli autisti

Consentire la produttività del conducente attraverso la tecnologia può portare a sfide con la sicurezza del conducente, rendendo imperativa l’educazione dei conducenti sugli usi corretti della tecnologia. I manager devono creare e gestire politiche di sicurezza della flotta e dei conducenti al fine di ridurre gli incidenti e i relativi costi di riparazione, tempi di fermo e responsabilità.

Quanto incide la grandezza della flotta sul lavoro del fleet manager?

Le operazioni come il controllo delle patenti di guida o l’inserimento delle fatture del carburante (così come tutte le operazioni legate al reperimento e inserimento dei dati legati ai singoli mezzi) richiedono molto tempo (specialmente se la flotta possiede numerosi veicoli), ecco perché le soluzioni digitali per la gestione si rivelano provvidenziali, nonché determinanti per assolvere alle numerosissime incombenze. Quindi il passaggio da una gestione manuale al software di gestione rende il lavoro del fleet manager assai più snello, se si trova a dover organizzare una flotta di modeste dimensioni e, a maggior ragione, se ha a che fare con un parco auto più grande.

Che cosa deve fare il fleet manager una volta che gli viene affidato l’incarico di gestione flotta?

L’incarico è affidato: come si procede?

Il dirigente affida a quello che sarà il fleet manager l’incarico di gestione flotta aziendale.

Vediamo dunque quali step egli dovrà seguire:

• comprensione della linea strategica aziendale,
• computo dei veicoli,
• implementazione dei veicoli della flotta,
• comprensione di come sia attualmente gestita la flotta,
• gestione con fogli di calcolo Excel,
• uno sguardo alla conformità,
• assegnazione spese/veicoli,
• carte carburante,
• Car Policy,
• assicurazione, manutenzione, fornitori
• scelta del corretto software di gestione,
• pianificazione e implementazione di possibili innovazioni: elettrificazione della flotta.

Conclusioni

Per il fleet manager, l’avvio della gestione di una flotta aziendale rappresenta un compito arduo, impegnativo e significativo che, se organizzato al meglio, sfruttando tutte le risorse dedicate possibili, si rivela estremamente proficuo e determinante per la crescita dell’azienda stessa.

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L’evoluzione della figura del fleet manager

Vediamo allora le fasi dell’evoluzione del ruolo del fleet manager nel tempo, in relazione ai supporti tecnologici a sua disposizione e allo sviluppo del concetto di mobilità, così come inquadrato dagli esperti di Avrios:

• 1) il fleet manager come cervello della flotta,
• 2) il fleet manager come comandante della flotta,
• 3) il fleet manager come eroe della flotta.

1) Il fleet manager come cervello della flotta

• Agli esordi, la gestione dei dati della flotta era puramente manuale per il fleet manager, quindi dispendiosa in termini di tempo, faticosa e soggetta ad errore: i documenti erano cartacei e si archiviavano in infinite cartelle.
• Un primo passo verso la digitalizzazione ha comportato l’utilizzo di copie digitali in PDF e, in molti casi, di fogli di calcolo Excel per contenere e analizzare i dati. In questo contesto, ogni scadenza e processo doveva essere monitorato e gestito ancora manualmente. Si è trattato di un miglioramento rispetto alla carta, ma l’inserimento e l’analisi dei dati dipendeva ancora quasi esclusivamente dal fleet manager che era quindi il cervello della flotta, colui che aveva a disposizione molti dati, ma poche informazioni.

2) Il fleet manager come comandante della flotta

Passando invece alla situazione di oggi, vediamo che tre sono le aree tecnologiche in grande sviluppo: la digitalizzazione, l’automazione dei processi, e lo sviluppo dell’Intelligenza Artificiale per un’analisi approfondita dei dati. Un software di gestione (come quello di Avrios, ad esempio) si colloca nel punto d’intersezione tra queste e offre al Fleet Manager il potere di:

• agire basandosi su un’analisi dei dati approfondita e automatizzata,
• spendere meno tempo su mansioni manuali,
• prendere decisioni strategiche che possano portare a processi più efficienti e al contenimento dei costi.

Il fleet manager, dunque, passa dalla pura gestione al controllo di tutto il sistema, con mansioni più strategiche. Diventa il comandante della flotta.

Le sue priorità sono, come accennato nell’introduzione:

• l’affidabilità della gestione, affinché possa soddisfare tutte le figure aziendali responsabili, così come i conducenti, attraverso processi che siano il più efficiente possibile;
• la riduzione dei costi, identificando le opportunità di risparmio a tutti i livelli;
• gli obiettivi di sostenibilità, che sono sempre più importanti e portano le aziende alla transizione all’elettrico e alla riduzione delle emissioni.

3) Il fleet manager come eroe della flotta

La mobilità del futuro prospetta sviluppi epocali, fatti di Intelligenza Artificiale, di tecnologie sempre più avanguardistiche dei veicoli, di guida autonoma, di scelte a zero impatto ambientale, e di una quantità via via più consistente e articolata dei dati a disposizione per ciascun mezzo. In questo contesto digitale, interconnesso e dinamico, il comandante della flotta si trasformerà quindi nell’eroe della mobilità, ossia colui che supervisiona tutti questi sistemi integrati e li allinea con le esigenze dell’azienda.

Conclusioni

La tecnologia non andrà dunque a sostituire il lavoro del fleet manager, anzi lo eleverà, portandolo a un livello superiore, più prestigioso:

• dalle mansioni di pura gestione con i fogli di calcolo Excel,
• a quelle di controllo del sistema e di decisioni strategiche,
• a quelle di supervisione dei sistemi interconnessi e di allineamento degli stessi con le esigenze dell’azienda.

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Gestione della flotta: l’evoluzione del ruolo del fleet manager

30.11.22

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L’evoluzione del concetto di fleet management

La gestione delle flotte ha subito una lenta eppur costante evoluzione verso la fine del XX secolo, quando si è iniziato ad applicare la tecnologia informatica alla produzione automobilistica:

• verso gli anni Settanta, sono comparsi i primissimi sistemi telematici di base nei centri di produzione automobilistica;
• attorno agli anni Ottanta, è emersa la microinformatica;
• negli anni Novanta ha preso piede la tecnologia GPS.

All’inizio del XXI secolo, quindi, sono state gettate le basi per una gestione più informatizzata dei parchi auto:

• la tecnologia ha aumentato il ritmo degli affari e i fleet manager avevano bisogno di nuovi strumenti per stare al passo con i tempi.
• Oggi è comune che i fleet manager, anche di parchi auto di dimensioni ridotte,  dispongano di una o più soluzioni tecnologiche che li aiutino a gestire i veicoli, gli orari, i bilanci e tutte le altre informazioni legate alla flotta.

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L’evoluzione del concetto di fleet management

11.01.23

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Con quali altre figure aziendali collabora il fleet manager?

Nella gestione della flotta, il fleet manager si trova a collaborare con altre figure di spicco dell’azienda:

I dirigenti dell’azienda

La dirigenza si rivela fondamentale per l’orientamento strategico della flotta. Il fleet manager si avvale infatti della sua collaborazione per indirizzare al meglio tutte le proprie scelte mirate alla minimizzazione dei costi, alla selezione dei veicoli migliori, alla sostenibilità della flotta, e all’aggiornamento costante della car policy.

Lo sguardo dirigenziale è dunque determinante per dettare una linea uniforme, efficace, lungimirante e sempre aggiornata per la flotta. A questo, naturalmente, si affiancano la perizia e l’esperienza del fleet manager.

I manager delle Risorse Umane

Il fleet manager si appoggia ai manager delle Risorse Umane per capire al meglio le esigenze del personale. Grazie al loro supporto, infatti, è più immediata la comprensione delle necessità legate alla scelta dei veicoli più consoni alle necessità dei dipendenti.

La loro intermediazione, inoltre, è cruciale per fare in modo che la car policy venga rispettata e che si proceda con il sanzionare le inadempienze in tal senso.  

Il mobilty manager

Sempre più importante, accanto alla figura del fleet manager, si palesa quella del mobilty manager. Spesso, le due mansioni sono svolte dalla stessa persona, ma via via si manifesterà la necessità crescente di avere un incaricato che si dedichi soltanto alle mansioni riguardanti la mobilità.

Il mobility manager, infatti, si occupa di creare un giro di mobilità il più possibile sostenibile a livello ambientale e sociale, inserendo nel parco auto anche la micromobilità (biciclette, scooter, monopattini, …) e preoccupandosi delle modalità di spostamento dei dipendenti da e verso il luogo di lavoro, proponendo loro le soluzioni più convenienti in termini di risparmio di tempo, di costi, e di emissioni di CO2 (puntando, inoltre, su car sharing, car pooling, mezzi pubblici, bike sharing, e così via).

Egli si avvarrà del Piano spostamenti casa-lavoro (PSCL) dove illustrerà le soluzioni di spostamento più idonee in vista di una riduzione del traffico e dell’inquinamento, così come della tutela dell’ambiente e della sicurezza stradale.

Dalla concezione di car policy, si andrà dunque, via via migrando verso il concetto di mobility policy (o comunque, i due temi si interconnetteranno). Si tratta di una concezione più ampia, che non riguarderà soltanto una condivisione di regole focalizzate strettamente sull’utilizzo dei mezzi della flotta, ma uno sguardo di amplissimo respiro sulla mobilità della flotta stessa e dei dipendenti.

Il mobility manager dovrà perciò avere uno sguardo attento e capillare sul territorio, sulle offerte in termini di mezzi pubblici, sui costi, sulle possibilità di metodi di spostamento alternativi, e sulle soluzioni più efficaci per l’azienda e per la società.  

Il travel manager

È la figura che si occupa dell’organizzazione dei viaggi di lavoro.

In genere, è presente nelle aziende di grandi dimensioni che hanno molti dipendenti spesso in viaggio. Nelle piccole aziende, invece, le sue mansioni sono svolte, di consueto, dalla segreteria di direzione o dai manager delle Risorse Umane.

Il travel manager deve quindi preoccuparsi di pianificare i viaggi di lavoro tenendo monitorate le spese dell’azienda: prenota (o controlla che i dipendenti abbiano prenotato) l’hotel, il volo (o altre modalità di trasporto), controlla i documenti necessari al viaggio, si assicura che i dipendenti giungano a destinazione e che tutto sia ben predisposto per il loro soggiorno. Tra le sue mansioni, anche la risoluzione degli eventuali problemi che possono sorgere durante la permanenza dei viaggiatori.

Egli deve, inoltre, redigere una travel policy (con annesso piano dei rischi) efficace che regoli al meglio i viaggi aziendali e tutto ciò che ad essi è connesso, così che gli spostamenti dei dipendenti siano il più possibile efficienti, la sicurezza garantita, e non vi siano sprechi economici a nessun livello.

Non da ultimo, si troverà a organizzare anche pranzi/cene di lavoro e soggiorni dei clienti dell’azienda.

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Gestione della flotta aziendale: quali sono le figure coinvolte?

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