Foglio Excel per la gestione automezzi: perché non conviene più

Flotte aziendali con automezzi

La gestione di una flotta composta da autoveicoli e da automezzi (van, furgoni, autocarri, autotreni, autoarticolati, …) comporta attenzioni peculiari nella fase di monitoraggio, reperimento e inserimento dati.

I mezzi pesanti, infatti:

• richiedono tutti i controlli che il fleet manager riserva alle automobili e ai veicoli di medie dimensioni,
• necessitano anche di un’osservazione serrata su tutta la serie di dati che deriva dal rispettivo cronotachigrafo (dispositivo che, per legge, viene installato obbligatoriamente proprio sui veicoli adibiti al trasporto di cose di peso complessivo superiore alle 3,5 tonnellate – dal 2026, superiore alle 2,5 tonnellate).

Il cronotachigrafo indica i tempi di guida effettuati e quelli rimanenti, le soste, i pedaggi corrisposti. Un controllo capillare di questi dati consente al fleet manager di ottimizzare le tempistiche per le consegne, di rispettare la normativa vigente, di controllare i percorsi e il loro costo e dunque di risparmiare considerevolmente in termini di efficienza nei confronti dei clienti, di tempo, e di denaro.

L’inserimento di questi (e di tutti i) dati può avvenire sul tradizionale foglio di calcolo Excel o su un più moderno software di gestione. Vediamone le differenze, in dettaglio.

La gestione tradizionale della flotta di automezzi con file Excel

Sono numerosi i fleet manager che si servono, ancor oggi, di soluzioni tradizionali per gestire la loro flotta aziendale, quali il classico foglio di calcolo Excel che, in effetti, può funzionare benissimo, soprattutto in presenza di parchi auto di dimensioni ridotte: risulta di semplice utilizzo, è gratuito e ha sempre rappresentato un valido strumento di archiviazione dati.

Perché, allora, non conviene più?

Criticità nella gestione tradizionale

Questa soluzione in Excel presenta diversi limiti:

• ogni singolo dato non può essere caricato in automatico, bensì, solo manualmente. Questo può facilmente condurre in errore in fase di aggiornamento/scelta formule/creazione-rimozione celle, e così via (errore che rischia poi di riversarsi a cascata su tutti i dati successivi o derivanti, inficiando il lavoro di numerose ore); per questo stesso motivo, richiede un copioso investimento in termini di tempo, che si estende anche alla fase di reperimento dati;
• non assicura una visione d’insieme di costi/risparmio/dati generali e particolari;
• se contiene troppi dati, funziona a rilento anche su pc;
• non concede che vi si intervenga, contemporaneamente, in più di una persona, da più di una postazione;
• il sistema non rileva né segnala eventuali errori;
• non lavora in connessione con altre applicazioni, ma è di uso esclusivo, perciò non interagisce con altri sistemi;
• non aggiorna su scadenze, né su altro. Insomma, non interagisce nemmeno con l’utente;
• se non si aggiornano in maniera tempestiva tutti i nuovi dati in entrata (che nel caso di una flotta mista si moltiplicano, perché a quelli di auto e mezzi di medie dimensioni si aggiungono i dettagli ulteriori dei mezzi pesanti che, più che mai, vanno inseriti in tempo reale, per valutare i tempi di sosta, di marcia, e le consegne), si rischia di prendere decisioni sulla base di quadri già obsoleti;
• non si adatta con facilità allo schermo degli smartphone (e, a maggior ragione, a quello degli smartwatch), perciò rallenta le operazioni in caso in cui l’operatore sia impossibilitato ad accedere al pc.

I vantaggi del passaggio a un software di gestione

Passare a un software di gestione della flotta aziendale comporta invece, innegabilmente, alcuni vantaggi significativi:

• 1. garantisce una visibilità completa dei dati, che sono sempre disponibili, a portata di click;
• 2. porta una riduzione dei costi (carburante/manutenzione), un aumento della sicurezza, e un’ottimizzazione dei tempi (nelle consegne, per i mezzi pesanti);
• 3. permette di risparmiare tempo nell’inserimento e nel reperimento dati, grazie alle automazioni;
• 4. consolida la flotta e la prepara per la crescita;
• 5. consente un aggiornamento costante;
• 6. mantiene la conformità.

Vediamo, in dettaglio, questi punti di forza:

1. Visibilità completa e immediata dei dati a portata di click

Il software consente di creare report standard o personalizzati in maniera molto intuitiva, così da poter reperire/organizzare i dati e ottenere una centralizzazione di tutte le informazioni riguardanti la flotta (tipo di veicoli, gestione/utilizzo dei mezzi, condizioni contrattuali, emissioni, tempi di riposo/guida degli autisti dei mezzi pesanti, pedaggi, cadenza dei rifornimenti, stato di usura/manutenzione dei mezzi, …) su un’unica piattaforma.

Fornisce dunque una struttura coerente e completa dei dati (interni ed esterni), che è sempre disponibile in maniera immediata e totale.

In questo modo, la gestione della flotta stessa si fa più sicura ed efficiente.

2. Riduzione dei costi, dell’usura, aumento della sicurezza

Grazie al software si avrà:

• un'ottimizzazione delle tempistiche nelle consegne (per i mezzi pesanti) attraverso la registrazione,
• il controllo/l’analisi in tempo reale,
• la visione completa e sempre disponibile di tutti i dati.

In questo modo, sarà semplice individuare eventuali criticità e intervenire tempestivamente.

Il monitoraggio continuo e serrato dei dati e dei costi della flotta, dunque, evita che si venga colti impreparati di fronte a problemi di qualsiasi natura:

• si risparmia sull’uso del carburante,
• si aumenta la sicurezza,
• si gestiscono in maniera oculata e opportuna i tempi di consegna per i mezzi pesanti.

3. Risparmio considerevole in termini di tempo grazie alle automazioni

Con la digitalizzazione della flotta ci si trova a poter registrare i nuovi veicoli, le fatture e altri documenti in maniera estremamente rapida e intuitiva. Per la registrazione dei veicoli è infatti sufficiente, in genere:

• inserire nel database soltanto il numero di telaio (il software ricava poi, da sé, tutti i dati relativi a ciascun mezzo: modello, emissioni, e così via).

Per quanto riguarda le fatture, basta:

• caricarle sulla piattaforma, lasciando che sia il software a trarne i dati in automatico.

Il risparmio in termini di tempo è, dunque, considerevolmente consistente.

4. Consolidamento della flotta e preparazione per la crescita

Con la gestione della flotta su cloud, tutti i dati risultano accessibili a più persone contemporaneamente, da più postazioni. Questo è, di certo, un aspetto fondamentale per le aziende con più sedi (su territorio nazionale e internazionale), ma si rivela estremamente importante anche nel momento in cui il fleet manager in carica sia impossibilitato all’accesso e si renda necessario l’intervento, sui dati, di qualsiasi altro addetto, anche in un’unica sede.

Attraverso questi interventi incrociati e non vincolati dalla staticità di un sistema non reattivo, la gestione della flotta incrementa la propria efficienza in maniera esponenziale e può crescere senza essere frenata da problemi inattesi, perché tutto resta, sempre, sotto controllo.

5. Aggiornamento costante

Essendo, il software, in continua evoluzione, esso consente di restare al passo con i tempi e a prepararsi, per tempo, ai grandi trend, come può essere, ad esempio, il macro-tema della transizione della flotta all’elettrico o quello delle nuove frontiere sulla sicurezza.

6. Conformità

Grazie al software, la flotta mantiene costantemente la propria conformità grazie a:

• verifiche automatiche delle patenti: È un passaggio fondamentale per la conformità della flotta aziendale. Se avviene per via telematica grazie a software, diventa estremamente rapida e semplice. Questo permette d’essere sempre in regola (conformi, per l’appunto) e di evitare problemi legali, nonché esborsi economici imprevisti.
• Formazione dei driver: Punto fondamentale per sensibilizzarli a una guida oculata e opportuna e per aggiornarli su tutte le norme in vigore, così da evitare il più possibile sinistri e sprechi, e da contenere i costi.
• Gestione dei file per sanzioni: Le sanzioni, in una flotta aziendale, sono inevitabili, ma grazie al software digestione, è possibile tenerle sotto controllo in maniera molto immediata e intuitiva: esse vengono lette, infatti, dal software stesso, il quale permette poi di interagire direttamente con i driver e con le autorità.

Il software Avrios

Il software Avrios, oltre a offrire, in toto, i cinque vantaggi-chiave appena esplicitati, consente la creazione gratuita di un account che offre i servizi di base della digitalizzazione della flotta, senza limiti di tempo. Questo aspetto lo porta dunque in una competizione ancor più serrata con il tradizionale foglio di calcolo Excel, nel momento in cui i fleet manager hanno la possibilità di esperire in maniera immediata, sul campo e senza costi, tutti i risvolti positivi della transizione al digitale.

Si possono scegliere, in seguito, diversi piani, come:

• il pacchetto Pro, che permette di controllare e ridurre i costi della flotta in modo molto efficace,
• il pacchetto Enterprise, che consente di far fronte alle esigenze peculiari che caratterizzano, in particolare, la propria flotta.