Leasingverträge optimieren - Teil 2/3

Vertragsanpassung: Mehr- & Minderkilometer

Die mit dem Leasinggeber im Leasingvertrag vereinbarte Kilometerlaufzeit punktgenau einzuhalten, ist in den meisten Fällen nicht möglich. Daher bieten die Partner an, die Fahrzeuge mit Mehrkilometern zurückzunehmen, zudem auch Minderkilometer zu erstatten.

In vielen Leasingverträgen finden Sie auch eine Klausel, in der eine Toleranz von +/-2.500 Kilometer aufgenommen wird. Sollten Sie dies nicht überschreiten, dann fallen für Sie keine weiteren Kosten an.

Bisher hört sich das alles vernünftig an. Aber wie in vielen Dingen liegt der Teufel im Detail.

Mehrkilometer

Betrachten wir einmal das Szenario, wenn Sie zum Ende eines Leasingvertrags das Fahrzeug mit einer erhöhten Kilometeranzahl (welche auch die Toleranzgrenze überschreitet) abgeben müssen. Der Leasingpartner wird Ihnen die Mehrkilometer verrechnen, schließlich stellen die mehr gefahrenen Kilometer eine Minderung des Restwertes des Fahrzeugs dar. Der Leasinggeber übernimmt zudem das Risiko bei der Wiedervermarktung.

Sie möchten natürlich nicht erst zum Ende der Leasinglaufzeit feststellen, dass Ihr Fahrer die vereinbarten Kilometer bei Weitem überschritten haben. Hierbei unterstützt nur ein kontinuierlicher Report der Kilometer und eine detaillierte Dokumentation.

Wenn Sie ermitteln, dass sich im Laufe der Leasinglaufzeit eine massive Überschreitung der Kilometerleistung nicht vermeiden lässt, ist für Sie eine entsprechende Anpassung des Leasingvertrag die günstigere Variante. Betrachten Sie das als Option und kalkulieren Sie es.  Hier könnte mit einer Vertragsanpassung evtl. ein Einsparpotenzial im Vergleich zur Nachzahlung am Ende des Leasingvertrag gegeben sein. Besonders, wenn die zu viel gefahrenen Kilometer gestaffelt von Ihnen verrechnet werden können.

Minderkilometer

Der ‚Teufel im Detail‘ findet man bei den nicht gefahrenen Kilometern. Somit den Minderkilometer. Denn viel zu oft wird ein Leasingvertrag mit zu hohen Laufleistungen abgeschlossen, damit hohe Rückgabekosten vermieden werden. Der Denkprozess lautet: Lieber zu viele Kilometer im Vertrag aufnehmen und diese nicht ausschöpfen. Somit keine Nachzahlungen oder Vertragsanpassungen riskieren. Was meist aber nicht bedenkt wird, ist, dass die Minderkilometer vom Leasingpartner nicht mit derselben Kalkulation (denselben Kosten) erstattet werden, als im Vergleich die Mehrkilometer. Es ist nur ein Bruchteil davon. Darüber hinaus haben sich die Leasinggeber in diesen Fällen vor zu hohen Rückzahlungen abgesichert und erstatten nur eine begrenzte Anzahl an zu wenig genutzten Kilometer.

Ein Rechenbeispiel soll das verdeutlichen:

Sie haben ein Leasingfahrzeug für 36 Monate, sprich 3 Jahre in Anspruch genommen. Die vereinbarte jährliche Laufleistung beträgt laut Vertrag 30.000 Kilometer. Über die gesamte Leasinglaufzeit wären dies 90.000 Kilometer. Die monatliche Rate beträgt € 600.

Sie geben am Ende der Leasinglaufzeit das Fahrzeug mit nur einem Kilometerstand von 70.000 Kilometer zurück (20.000 nicht genutzte Kilometer).

Rückerstattung Minderkilometer (max 10’000)€ 0,1 / kmGeplante effektive Kosten / km€ 0.24Rückerstattung€ 1.000.-Effektive Kosten / km€ 0.29

Sie mögen sich nun denken, dass eine Steigerung von € 0,24 auf € 0,29 pro Kilometer nicht viel ist: Es entspricht aber eine Steigerung der effektiven Kosten von über 20 %.

Das oben genannte Beispiel ist viel zu oft Realität. Kilometerabweichungen werden erst dann erkannt, wenn es bereits zu spät ist.

Ob Sie die Kilometer über- oder unterschreiten: Beides kann für Sie teuer werden. Sie sollten auch die Vorstellung überdenken, dass Sie immer punktgenaue Prognosen errechnen und Ihre Fahrer diese dann auch über einen Zeitraum von drei Jahren einhalten. Bedenken Sie, dass die normalen Toleranzgrenzen der Leasingpartner nur sehr gering sind.

Was tun, um hohe Kosten bei Mehr- und Minderkilometer zu vermeiden?

Sie sollten hier die Weichen schon lange vor der Unterzeichnung des Leasingvertrag in die richtige Richtung legen. Lassen Sie sich genügend Zeit, den passenden Leasingpartner für Ihr Unternehmen auszuwählen. Gehen Sie am besten mit mehreren in Verhandlung und ermitteln Sie, wer von den Partnern Ihnen den besten Deal anbietet.

„Ob Sie die Kilometer über- oder unterschreiten: Beides kann für Sie teuer werden.“

Achten Sie bei den Verhandlungen darauf, dass Mehr- und Minderkilometer in gleicher Höhe rückerstattet werden. Das bedeutet auch keine Begrenzung bei den Minderkilometern (z. B. max. 10.000 Kilometer). Sie können auch die +/-2.500 Kilometer als Toleranz verhandeln. Die Kilometerfreigrenze ist nicht in Stein gemeißelt. Damit können Sie sich viel Zeit und Kopfzerbrechen sparen. Denn Sie wissen, Ihre Fahrer und Sie verfügen über einen großzügigen Spielraum.

Geschicktes Verhandeln und durchdachte, optimierte Verträge werden Sie aber nicht davor bewahren, Ihre Dokumentation über die Laufzeit des Leasingfahrzeugs akribisch zu führen. Selbst bei einer großzügigen Kilometerfreigrenze kann es passieren, dass Ihre Fahrer diese aufgrund veränderter Aufträge überschreiten.

Sollten Sie Mitarbeiter und Nutzer der Fahrzeuge haben, die entweder bei der Dokumentation nicht unterstützend oder der ausgeschöpften Kilometer keine große Beachtung schenken, haben Sie hier die Möglichkeit, eine Kostenübernahme mit dem Fahrer auszuhandeln. Dies hat für Sie gleich zwei Vorteile: Sie minimieren Ihr Risiko, am Ende der Leasinglaufzeit eine böse Überraschung und Mehrkosten zu erleben. Zudem schaffen Sie beim Fahrer Bewusstsein für die gefahrenen Kilometer. De vereinbarten Kilometer werden vom Fahrer nicht überschritten werden, sollten für diese Mehrkosten anfallen.

„Die mit dem Leasinggeber im Leasingvertrag vereinbarte Kilometerlaufzeitpunktgenau einzuhalten, ist in den meisten Fällen nicht möglich.“

Mehr- und Minderkilometer: Schlussfolgerung

Die Tatsache, dass Verträge bei einer Überschreitung der Kilometer immer optimiert werden können, sollte Sie nachts gut schlafen lassen. Auch das Wissen, dass nicht genutzte Kilometer zurückerstattet werden (in alten Verträgen evtl. nur bis zu einer bestimmten Grenze). Um Ihre Nachtruhe und auch Ihre Arbeitsstunden noch entspannter zu gestalten, sollten Sie zwingend für Sie passende Verträge vor Unterzeichnung aushandeln: Toleranzgrenze erhöhen und darauf achten, dass die Minderkilometer in derselben Höhe erstattet werden, wie auch die Mehrkilometer. Führen Sie eine kontinuierliche Dokumentation der gefahrenen Kilometer (wöchentlich, monatlich oder im Quartal).  Dies wird Sie dabei unterstützen, evtl. Ausreißer zu erkennen und entsprechende Maßnahmen umzusetzen.

Mitarbeiter, die entweder bzgl. des Reportings immer angemahnt werden müssen, oder die die gefahrenen Kilometer nur ungenau (somit nicht zwingend für das Reporting brauchbar) an Sie weitergeben, können mit einer vereinbarten Kostenübernahme gesteuert werden. Das Bewusstsein wird bei diesen Fahrern gestärkt und der Effekt wird sein, dass das für Sie zwingend benötigte Reporting genau sein wird.

Halten Sie die entsprechenden Zahlen immer im Auge:

• Vereinbarte Kilometeranzahl im Vertrag
• Toleranzgrenze
• gefahrene Kilometer

Tipp: Ein optimal und aussagekräftiges Reporting der in Anspruch genommenen Kilometer kann auch als Basis für neue Verträge genutzt werden. Wenn Sie Fahrer haben oder auch Fahrzeuge, die immer für dieselben Projekte genutzt werden, können Sie die Kilometer im nächsten Leasingvertrag genauer einschätzen.

Dennoch: Achten Sie bei der Verhandlung auf eine erhöhte Toleranz. Man kann nie wissen?

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