Kostenmanagement im Fuhrpark - So geht es

Die Flotte erzeugt hohe Kosten, die sich mit einigen Tricks leicht reduzieren lassen - dennoch weist das Thema Kostenmanagement im Fuhrpark für viele Fuhrparkleiter eine Herausforderung auf. Dabei ist eine Überwachung der Kosten wichtig, um eine Optimierung zu erzielen, um Fahrzeuge der Flotte gezielter einzusetzen und um das Budget zu planen. Sowohl in Bezug auf die Überwachung als auch bei der Beschaffung von Fahrzeugen und bei Berichten an die Geschäftsführung ist Kostenmanagement im Fuhrpark von großer Bedeutung. Sie als Fuhrparkleiter haben damit immer im Blick, wo welche Kosten in welcher Höhe anfallen und bei welchen Fahrzeugen Sie eine Optimierung vornehmen können. Kostenmanagement ist jedoch auch aufwendig, gehört zu Zeitfressern im Fuhrparkmanagement und wird daher häufig vernachlässigt. Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Möglichkeiten, um das Kostenmanagement zeitsparend vorzunehmen.

Welche Rolle spielt das Kostenmanagement im Fuhrpark?

Der Fuhrpark stellt einen großen Kostenfaktor in Unternehmen dar. Dabei ist es weniger bedeutend, wie groß der Fuhrpark insgesamt ist, da immer Kosten anfallen. In vielen Unternehmen gehören die Kosten für den Fuhrpark zu den größten Posten, die insgesamt anfallen. Wenn der Blick auf eine Auflistung aller Positionen fällt, gehört der Fuhrpark fast immer zur Top 5 der im Unternehmen vorhandenen Kosten. Kleine Einsparungen in Höhe von 2 oder 3 Prozent können daher einen enormen Unterschied ausmachen. Nehmen wir einmal an, dass der Fuhrpark Kosten in Höhe von 100.000 Euro jährlich verursacht. Eine Einsparung von nur 2 Prozent entspricht dann 2.000 Euro, wobei die anfallenden Kosten und möglichen Einsparungen oft noch größer ausfallen.

Kostenmanagement im Fuhrpark wirkt sich auf regelmäßig anfallende Kosten der Flotte sowie auf die Beschaffung und die Budgetplanung aus. Mit dem passenden Strafzettelmanagement, mit Multibidding und der Überwachung aller anfallenden Kosten lassen sich größere Summen sparen. Der Überblick über alle Kosten ist gegeben und Sie sind in der Lage, strategisch passende Entscheidungen zu treffen. Das Kostenmanagement im Fuhrpark ist damit entscheidend für Berichte, für die Planung und für sämtliche Entscheidungen, die mit der Flotte zusammenhängen. Nur so lässt sich entscheiden, ob weitere Fahrzeuge benötigt werden. Die Entscheidung für bestimmte Fahrzeugmodelle und Antriebe sowie der Zusammenhang von Kosten und Fahrzeug sind nur möglich, wenn Kostenmanagement aktiv betrieben wird.

Klassische Kostenfallen im Fuhrpark

In jedem Fuhrpark sind verschiedene Kostenfallen zu beachten, die Fuhrparkleiter genauer beachten sollten. Andernfalls kann es dazu kommen, dass die Kosten stark steigen und nicht weiter überwacht werden. Für das Kostenmanagement im Fuhrpark ist es daher wichtig, die größten Fallen zu kennen und zu wissen, worauf es hier ankommt.

Folgende Kostenfallen sind im Fuhrpark näher zu beachten:

• Zu hohe Treibstoffrechnungen in Form von Tankbetrug
• Zu spät erneuerte/ angepasste Verträge mit Leasingpartnern
• Anfallende und nicht richtig bearbeitete Strafzettel
• Versäumte Termine für die Fahrzeuge der Flotte, die zu Strafen führen
• Routen, die nicht optimiert sind
• Eine falsche oder fehlende Auslastung einzelner Fahrzeuge
• Zu spät oder von teureren Werkstätten ausgeführte Reparaturen

Damit gibt es eine Vielzahl von möglichen Kostenfallen im Fuhrpark. Trotz dieser Tatsache gehört es (noch) nicht zum Alltag von vielen Unternehmen, sich hier um das Kostenmanagement zu bemühen. Häufig sind die Betriebskosten für ein Fahrzeug hoch, die Auslastung stimmt jedoch nicht. Routen lassen sich erst dann besser planen, wenn Verantwortliche Fehler bei Routen, bei der Auslastung und bei der Wahl des Treibstoffs entdecken. Sobald Sie Kostenfallen beachten, haben Sie die Möglichkeit, eine Verbesserung zu erreichen und die Kosten im Allgemeinen zu senken.

Budgetplanung und Beschaffung für Fuhrparkleiter

Jahr für Jahr ist eine Budgetplanung zu erstellen, um genau zu sehen, wie viel für das Unternehmen erforderlich ist. Bei der Flotte ist zu beachten, ob Fahrzeuge auszutauschen sind und welche Kosten bei der Beschaffung anfallen. Die Budgetplanung und Beschaffung gehen hier Hand in Hand, wenn Kostenmanagement im Fuhrpark zu beachten ist. Bei der Beschaffung können einzelne Kosten von Leasinganbietern miteinander verglichen werden, um das beste Angebot aufzudecken. Bei der Budgetplanung ist genau zu beachten, welche Kosten jedes Fahrzeug verursacht, welche Fahrzeuge auszutauschen sind und welche Kosten für Verträge, Reparaturen und sonstige Posten anfallen.

Tatsächlich ermöglicht das Kostenmanagement im Fuhrpark eine Ersparnis der gesamten Kosten von bis zu 20 Prozent. Diese sehr hohe Zahl ergibt sich aus den zuvor genannten Kostenfallen im Fuhrpark, die von Verträgen mit Leasingpartnern bis hin zu ungenau geplanten Routen führt. Dabei ist zu beachten, dass jedes Fahrzeug jährlich etwa 10.000 Euro Kosten verursacht. Es handelt sich um einen durchschnittlichen Wert, der entsprechend abweichen kann. Diese Fixkosten fallen ohnehin an, ganz gleich, wie die Auslastung des Fahrzeuges oder der Flotte im Allgemeinen ist. Nur durch Kostenmanagement entdecken Fuhrparkleiter diese Punkte und können zeitnah gegensteuern. Der Einsatz einer professionellen Software lohnt sich dann genau wie die Ernennung eines qualifizierten Fuhrparkmanagers. Bei diesem Thema ist letztendlich nicht nur die Kosten- sondern genauso die Zeitersparnis zu beachten. Fuhrparkmanager gewinnen Zeit, um die vorhandenen Daten auszuwerten und daraus Zeit für Beschaffung und Budgetplanung abzuleiten.

Herausforderungen und aktuelle Lösungen

Eine der größten Herausforderungen beim Kostenmanagement im Fuhrpark ist die schiere Anzahl der Datensätze. Jedes Fahrzeug erzeugt verschiedene Kosten. Verträge mit Leasinganbietern, Reparaturen, Kosten für Treibstoff und für mögliche Strafzettel sind nur einige Optionen. Es gibt einmalige Kosten, jährliche Kosten und solche, die wie bei der Beschaffung immer wieder neu zu betrachten sind. Kostenmanagement ist damit sehr zeitintensiv und, in der klassischen Vorgehensweise mit Excel, bis zu einem gewissen Punkt fehleranfällig. Durch das manuelle Einpflegen aller Kosten haben Fuhrparkleiter diese im Blick. Allerdings kostet es je nach Fahrzeug viel Zeit, um hier gewissenhaft vorzugehen.

Viele Fuhrparkleiter haben die Zeit in der Praxis nicht, hier sämtliche Kosten nicht nur einzutragen, sondern dem jeweiligen Fahrzeug zuzuordnen. Durch die Herangehensweise mit Excel besteht die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und alle Details im Blick zu behalten. Fügen Sie jedoch falsche Daten ein, stimmt die gesamte Übersicht über die Kosten nicht mehr. Die größte Herausforderung bei diesem Thema ist damit die manuelle, zeitintensive Arbeit an sich. Die Lösung ist hier in Form einer automatischen Alternative zu nennen. Eine automatische Software erkennt, welche Kosten welchem Fahrzeug zuzuordnen sind und welche Besonderheiten es dabei gibt. Da falsche oder ungenau erfasste Daten dazu führen, dass die genauen Zahlen verfälscht sind, führt dies zu einer falschen Planung. Fehler, die sich leicht vermeiden lassen, wenn nur die passende Erfassung aller Daten vorhanden ist.

Moderne Alternativen für das Kostenmanagement im Fuhrpark

Ein Fuhrparkleiter, der seine Kosten nicht im Blick hat, wird schnell für höhere Kosten im Fuhrpark sorgen. Da der Fuhrpark ohnehin hohe Kosten produziert, ist es besonders wichtig, hier mehr einen Blick auf das Einsparpotenzial zu werfen. Die Avrios Software bietet eine moderne Alternative zu herkömmlichen Excel Dateien. Da sämtliche Fahrzeugdaten sowie Verträge und Treibstoffrechnungen dem Fahrzeug zugeordnet werden, sind alle Kosten mit einem Blick erkennbar. Diese Daten müssen nicht in zeitraubender Arbeit manuell erfasst werden. Vielmehr besteht die Möglichkeit, die anfallenden Kosten pro Fahrzeug sowie die Auslastung mit einem Klick aufzurufen. So wird das Kostenmanagement im Fuhrpark einfacher, effizienter und ist deutlich schneller umsetzbar als es bei einer manuellen Lösung möglich wäre. Die Zeiten von undurchschaubaren und fehleranfälligen Excel Tabellen sind damit erst einmal vorbei.

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Fazit: Kostenmanagement im Fuhrpark als Entscheidungsgrundlage

Viele Fuhrparkleiter und Unternehmen im Allgemeinen nutzen kein Kostenmanagement im Fuhrpark. Der Zeitaufwand ist zu hoch, die Zeit ist nicht vorhanden oder es fühlt sich vielleicht einfach niemand verantwortlich. Dabei können Fahrzeuge einer Flotte echte Kostentreiber darstellen, die den Gewinn eines Unternehmens schmälern. Das gilt nicht nur für Unternehmen mit einer Flotte von 100 oder mehr Fahrzeugen. Kleine und mittelgroße Flotten, die vielleicht zwischen 5 und 50 Fahrzeugen umfassen, verursachen ebenfalls Kosten. Sowohl im laufenden Betrieb als auch in Bezug auf Reparaturen, beim Tanken oder bei zu zahlenden Leasinggebühren. Durch gewissenhaft durchgeführtes Kostenmanagement im Fuhrpark haben Sie einerseits alle Kosten im Blick und gewinnen andererseits wichtige Erkenntnisse für weitere Entscheidungen aus den vorhandenen Daten.

Wir von Avrios sind davon überzeugt, dass mögliche Kostentreiber im Fuhrpark schnell durch eine automatische Lösung aufgedeckt werden. Unsere Software bietet wichtige Daten an, die mit einem Klick gebündelt aufrufbar sind. Melden Sie sich für Ihren kostenfreien Account an, um in Zukunft alle Kosten und Details im Blick zu haben. Für einen effizienten Fuhrpark, der den Gewinn des Unternehmens steigert, statt diesen dauerhaft zu reduzieren!

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