Kosten im Fuhrpark senken: So geht’s

Aus dem Fuhrpark entstehende Kosten werden in vielen Unternehmen nachlässig gemanagt. Dies ist sehr erstaunlich, denn ein Fuhrpark verursacht pro 100 Fahrzeuge jährliche Kosten von etwa einer Million Euro, was 2,5 % – 5 % der Gesamtkosten vieler Mittelstandsunternehmen entspricht. Nach unserer Erfahrung mit über 600 Avrios Kunden lassen sich diese Kosten um 15 % – 25 % reduzieren. Heute zeigen wir Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie die Fuhrparkkosten senken können und wie Sie die Fuhrparkmanagement Kosten pro Fahrzeug erkennen. Dafür ist ein Blick auf fixe und variable Kosten im Fuhrpark genauso entscheidend wie ein Ausblick auf Bereiche, in denen sich ein besonders hohes Sparpotenzial für den Fuhrpark ergibt. Das insgesamt sehr hohe Einsparpotenzial führt zusammen mit dem Anteil der Fuhrparkkosten an den Gesamtkosten dazu, dass Veränderungen die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessern.

Fuhrparkkosten senken: Ursachen für die Bedeutung der Maßnahmen

In der Praxis haben wir immer wieder festgestellt, dass nur wenige Fuhrparks zum aktuellen Zeitpunkt ihre Kosten wirklich professionell managen. Viele Unternehmen bezahlen als Folge davon rund 150‘000 bis 250‘000 EUR jährlich pro 100 Fahrzeuge zu viel. Eine nähere Betrachtung hunderter Fuhrparks mit 20 bis 10‘000 Fahrzeugen hat in der Praxis gezeigt, dass es insbesondere zwei Erklärungen für ein verbesserungsfähiges Kostenmanagement gibt:

1) Der Fuhrpark gehört in den meisten Unternehmen zu den Supportfunktionen und nicht zum Kerngeschäft. Da sich das Management auf das Kerngeschäft fokussiert, mangelt es im Fuhrpark oft an Ressourcen, Zeit und insbesondere an Expertise, um diesen kosteneffizient zu führen. Beispielsweise wissen viele Betroffene nicht, durch welche Maßnahmen Schäden verhindert werden können. Andere nehmen sich nicht die Zeit, Leasingrückläufer professionell zu verwalten.

2) Für die Verwaltung des Fuhrparks werden unpassende Werkzeuge und Prozesse verwendet. Werden beispielsweise Schadendaten nicht strukturiert erfasst, können weder Schadensursachen identifiziert noch mit Versicherungen entsprechend verhandelt werden. Verfügt die Verwaltung nicht über die Kilometerstände der Fahrzeuge, kann sie nicht die richtigen Kilometerverträge im Leasing beschaffen.

Diese genannten Hauptprobleme lassen sich mit einer professionellen Herangehensweise durchaus lösen. Zusammen mit einer digitalen Fuhrparkverwaltungssoftware besteht die Möglichkeit, den aktuellen Administrationsaufwand im Fuhrpark um 30 Prozent zu reduzieren. Ein klarer Blick auf Kilometerstände, vorhandene Fahrzeuge und erfolgte Schäden unterstützt dabei, Kosten im Blick zu haben. Die Grundlage für passende Entscheidungen entsteht, durch die sich Fuhrparkkosten gezielt senken lassen.

Wo liegen die größten Sparpotenziale?

Zu Beginn jeder Optimierungsmaßnahme gilt es, zunächst die Kostentreiber zu ermitteln und zu verstehen, inwiefern diese beeinflusst werden können. Insgesamt lassen sich im Fuhrpark fünf Kostengruppen erkennen, die für einen großen Anteil der Fuhrparkkosten verantwortlich sind. Wer Fuhrparkkosten senken will, muss entsprechend bei diesen Kostengruppen ansetzen. In vier von diesen fünf Gruppen können die Kosten der Erfahrung nach um jeweils 10 %-25 % gesenkt werden. Diese vier Gruppen sind “Wertverlust & Finanzierung”*,  „Versicherungen,“ „Unterhalt“ und „Schäden“. Eine der fünf Kostengruppen, die Kraftstoffkosten, bietet im Verhältnis geringeres Einsparpotenzial. Hier können die Kosten nur im einstelligen Prozentbereich reduziert werden. Festzuhalten ist dabei jedoch, dass in allen Kostengruppen ein teilweise hohes Einsparpotenzial vorhanden ist. Wenn es darum geht, Fuhrparkkosten zu senken und dabei so effizient wie möglich vorzugehen, zeigen Maßnahmen in allen Bereichen zusammen die besten Ergebnisse in der Praxis.

* Die Gruppe “Wertverlust & Finanzierung” beinhaltet beim Kauffuhrpark die Beschaffungs-, Zins- und Ausmusterungskosten abzüglich der Erlöse aus dem Fahrzeugverkauf. Beim Leasingfuhrpark beinhaltet sie die Leasinggebühren inklusive der Rückgabekosten.

Welche Fixkosten gibt es im Fuhrpark?

Im ersten Schritt ist es beim Thema Fuhrparkkosten senken wichtig, die einzelnen vorhandenen Kosten zu bestimmen. Schließlich kommt es nicht nur auf eine Einteilung in Kostengruppen an, sondern genauso auf die Art der Kosten an sich. Diese sollten in Fixkosten und in variable Kosten unterschieden werden. Dieses Vorgehen macht es einfacher, Kosten jedem einzelnen Fahrzeug zuzuordnen. Dadurch wiederum finden Sie die Fuhrparkmanagement Kosten pro Fahrzeug heraus. Fixkosten sind zunächst einmal feste Kosten, die immer anfallen, ganz gleich ob ein Fahrzeug bewegt wird oder ob es stehen bleibt. Fixkosten ändern ihre Höhe somit nicht, wenn mit einem Fahrzeug längere oder kürzere Strecken anfallen. Zu den klassischen Fixkosten im Fuhrpark zählen monatliche Leasinggebühren oder Abschreibungssätze genau wie feste Versicherungsbeiträge.

Folgende Fixkosten sind im Fuhrpark besonders relevant:

• Leasingraten/ Abschreibungen
• Mietkosten für Garagen, Stellplätze oder für Fahrzeuge an sich
• Personalkosten
• Versicherungen
• Autobahngebühren falls erforderlich
• Kreditzinsen

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Fuhrparkkosten senken: Welche variablen Kosten gibt es im Fuhrpark?

Neben den erwähnten Fixkosten gibt es verschiedene variable Kosten im Fuhrpark, die ebenfalls genauer zu beachten sind. Es handelt sich um Kosten, die von der gefahrenen Kilometerleistung sowie vom Einsatz der Fahrzeuge abhängen. Variable Kosten müssen für eine Kalkulation der Gesamtkosten berücksichtigt werden und sollten immer aufgrund der genauen Daten ermittelt werden. Sonst ergeben sich schnell Abweichungen, die zu einer Verzerrung der Gesamtkosten führen.

Folgende variablen Kosten gibt es im Fuhrpark:

• Kraftstoffkosten/ Ladekosten
• Leistungsabhängige Abschreibung
• Reifen
• Reparatur- und Wartungskosten
• Mautgebühren (kilometerabhängige Nutzungsgebühren der Autobahnen)
• Weitere Kosten für Schmierstoffe und Öle

Gute Gründe für den kritischen Blick auf die Fuhrparkkosten

Unternehmen, die Fuhrparkkosten senken, erhöhen damit die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens. Zuvor haben Sie bereits erfahren, dass es sich bei den Fuhrparkkosten bei weitem nicht um eine geringe, wenig bedeutsame Summe für Unternehmen handelt. Vielmehr besitzen die Kosten eine große Bedeutung für Unternehmen und selbst geringere Einsparungen bedeuten größere Summen. Nur wenn die Fuhrparkkosten bewusst und unter Kontrolle sind, ist ein effizientes Fuhrparkmanagement möglich. Es bleibt Raum für Innovationen sowie für die Umsetzung des Mobilitätswandels. Entscheidend ist jedoch, dass ein kritischer Blick auf die Fuhrparkkosten die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessert und in Zeiten von steigenden Kosten damit wichtiger ist als je zuvor. Steigende Kosten bei Leasingfahrzeugen oder bei den Kraftstoffkosten lassen sich auf diese Weise auffangen und machen einen kritischen Blick auf einzelne Positionen besonders wichtig.

Kosten im Fuhrpark senken: In diesen Bereichen ist Einsparpotenzial vorhanden

Über die wichtigsten Bereiche im Fuhrpark, die Sparpotenzial bieten, haben Sie bereits etwas erfahren. An dieser Stelle soll das mögliche Einsparpotenzial noch genauer betrachtet werden, um einzelne Themen besonders hervorzuheben.

In folgenden Bereichen ist das Einsparpotenzial besonders ausgeprägt:

• Kraftstoffverbrauch

Der Kraftstoffverbrauch gehört zu den laufenden, variablen Kosten im Fuhrpark, die sich optimieren lassen. Eine spritsparende Fahrweise kann hier genau wie die optimale Planung von Routen für eine große Veränderung sorgen. Zwar mag hier in der Praxis nur eine Einsparung im einstelligen Prozentbereich möglich sein, diese summiert sich dennoch und senkt insgesamt die Fuhrparkkosten.

• Schadenmanagement

Besonders großes Einsparpotenzial bietet ohne Frage das Schadenmanagement, welches im Idealfall nicht in die Hände von externen Dienstleistern abzugeben ist. Ein effizientes Schadenmanagement beinhaltet verschiedene Themen wie die Auswahl von Werkstätten, die eventuelle Bereitstellung von Ersatzmobilität und ein gezieltes Risikomanagement. In diesem Bereich ist viel Potenzial vorhanden, welches in zahlreichen Flotten noch nicht ausgeschöpft wird.

• Fahrzeugbeschaffung

Im Bereich Beschaffung ist großes Sparpotenzial vorhanden, ganz gleich ob es sich um Leasing oder um den Fahrzeugkauf handelt. Durch intensive Vergleiche und die Möglichkeit, bessere Konditionen auszuhandeln, ergibt sich die Option, Fuhrparkkosten zu senken.

• Versicherungen

Großes Sparpotenzial besteht außerdem bei den Versicherungen im Fuhrpark. Genaue Vergleiche sowie der Blick auf verschiedene Konditionen und mögliche Vorteile sind besonders wichtig, um das volle Potenzial bei den Einsparungen zu erreichen.

So unterstützt eine Fuhrparksoftware beim Senken der Fuhrparkkosten

Eine Fuhrparksoftware unterstützt dabei, die Fuhrparkkosten zu senken, nachdem diese erst einmal erfasst und analysiert werden. Die in der Software eingespeisten Daten führen dazu, dass Fuhrparkleiter mit einem Klick Informationen über die Gesamtkosten erhalten. Außerdem ist es möglich, die Fuhrparkmanagement Kosten pro Fahrzeug zu erkennen. Im nächsten Schritt ist es möglich, wichtige Fuhrparkkosten wie die Kraftstoffkosten oder Reparatur- und Wartungskosten genauer zu betrachten. Durch den gezielten Einsatz einer Fuhrparksoftware ist es möglich, Ausreißer bei den jeweiligen Kostenarten zu erkennen, um im Anschluss zu handeln.

Erst wenn alle Kosten bekannt und einem Fahrzeug zugeordnet ist, lassen sich passende Entscheidungen umsetzen. Eine Fuhrparksoftware unterstützt auch dabei, sich zunächst einen Überblick über alle relevanten Daten und Kosten zu verschaffen. Auf dieser Basis lassen sich Routen optimieren, Fahrzeuge besser auslasten und Mängel beim Schadenmanagement erkennen. Je größer die Transparenz der vorhandenen Kosten ist, desto einfacher ist es für den Fuhrparkleiter, hier die richtige Entscheidung für die Flotte zu treffen. Effizientes Kostenmanagement ist jedoch nur bei einer umfassenden Datenlage in der richtigen Form möglich und umsetzbar.

Fuhrparkkosten senken: Wie geht es weiter?

Sinnvoll ist in diesem Zusammenhang die Arbeit mit einer intelligenten Fuhrparkmanagement Software, dank der das Sparpotenzial in allen Bereichen schneller ersichtlich ist. Die Fuhrparkkosten senken zu können ist im Fuhrparkmanagement von großer Bedeutung, da eine nicht professionell verwaltete Flotte mit deutlich höheren Kosten einhergeht und damit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens reduziert. Die nächsten Schritte beim Projekt "Fuhrparkkosten senken" ist daher die Analyse der aktuellen Kosten mit dem Blick auf zu hohe Kosten in einzelnen Bereichen. Im Anschluss ist es wichtig, die Kosten im Fuhrpark schrittweise zu senken und dabei neben den variablen Kosten genauso die fixen Kosten und die größten Sparpotenziale im Blick zu behalten.

Zusätzliche Infos zum Thema:

• Fuhrparkmanagement Software: Vorteile vom Gesamtkosten Reporting
• Kosten senken im Fuhrpark: Versicherungsstrategien überprüfen 
• Wie Sie in fünf Schritten Ihre Fuhrparkkosten reduzieren
• Kostenmanagement im Fuhrpark
• So reduzieren Sie Ihre Werkstattkosten für Ihre Fuhrparkverwaltung
• Effektive Kosten optimieren
• Laufende Kosten optimieren
• Anschaffungskosten optimieren
• Total Cost of Ownership
• Schadenquote
• Fuhrparkmanagement Aufgaben: Alle Pflichten auf einen Blick
• Tankkarte