Fuhrparkmanagement Software: Chancen für die Verwaltung

Die Verwaltung einer Flotte ist ohne eine Fuhrparkmanagement Software zeitintensiv und je nach Flottengröße kaum von einer Person zu bewältigen. Themen wie die Abrechnung für die Betankung, die Abfrage von Kilometerständen und die Planung von Terminen für den Fuhrpark stellen eine größere zeitliche Herausforderung dar. Das Schadenmanagement ist häufig so umfangreich, dass es in vielen Unternehmen eher unzureichend umgesetzt wird. Hohe Kosten für den Fuhrpark, viel Arbeitszeit und Chaos stellen den Alltag in zahlreichen Unternehmen dar, da die Verwaltung sehr viel aufwendiger als angenommen ist. Wir betrachten an dieser Stelle einmal, welche Chancen eine intelligente Fuhrparkmanagement Software für die Verwaltung bietet.

Was leistet eine Fuhrparkmanagement Software für die Verwaltung?

Eine Fuhrparkmanagement Software bietet für die Fuhrparkverwaltung eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Möglichkeit, zahlreiche Aufgaben im Fuhrpark zu automatisieren, bleibt Zeit für die wesentlichen Dinge. Die Verwaltung der Flotte scheitert bei vielen Unternehmen an der zeitaufwendigen Organisation, an einer Flut an Daten und an zahlreichen Verantwortlichkeiten, die zu beachten sind. Die Digitalisierung der Fuhrparkverwaltung unterstützt Fuhrparkleiter dabei, gerade die kleinen alltäglichen Aufgaben zu reduzieren. Dabei wären zum Beispiel die Abrechnung bei Tankrechnungen, die Eintragung von Kilometerständen sowie die Terminorganisation zu nennen.

Viele kleine Aufgaben ergeben in der Flottenverwaltung eine große Arbeitsbelastung. Schließlich kostet es vielleicht nur 2 Stunden im Monat, sich mit dem Strafzettelmanagement auseinanderzusetzen. Oder mit der Erfassung von Tankabrechnungen nach dem Einsatz von Tankkarten. Es kann aber genauso mehr Zeit kosten, abhängig vom aktuellen Stand sowie von der Fuhrparkgröße an sich. Die vielen kleinen Aufgaben summieren sich. Dabei ist es wichtig, die größten Zeitfresser im Fuhrpark aktiv zu entlarven.

Eine Fuhrparkmanagement Software stellt somit die moderne, innovative und intelligente Lösung für die Flottenverwaltung dar. Im Alltag lässt sich die Digitalisierung durch die Kommunikation über Smartphones und E-Mails sowie durch die verschiedenen Standorte von Mitarbeitern und Fahrern einfacher umsetzen. Alternative Formen der Flottenverwaltung kosten dann besonders viel Zeit, wenn bei einem Unternehmen beispielsweise die Flotte an verschiedenen Standorten eingesetzt ist. Oder wenn die Fahrer teilweise oder vollständig Remote arbeiten und an verschiedenen Orten eingesetzt sind. An dieser Stelle ist ein übergreifendes Programm in digitaler Form eine echte Erleichterung für Fuhrparkleiter. Stellen Sie sich nur vor, dass viele kleine Aufgaben im Fuhrparkmanagement zukünftig entfallen. Eine Arbeitserleichterung ist ganz klar zu erkennen. Die Chancen für eine effizientere und einfachere Verwaltung sind somit ganz klar vorhanden.

Der aktuelle Status in zahlreichen Flotten

In vielen Flotten kümmert sich mehr als eine Person um deren Verwaltung, da ein hoher Arbeitsaufwand vorliegt. Bei einer Größe von 100 Fahrzeugen einer Flotte oder mehr ist es kaum umsetzbar, allein die gesamte Verwaltung zu übernehmen. Aktuell ist der Status in vielen Unternehmen weiterhin, dass die Fuhrparkverwaltung vor allem mit Excel auf verschiedenen Tabellenblättern umgesetzt wird. Das führt schnell zu Unklarheiten und zu Fehlern, da ein manuelles Einpflegen aller Daten erforderlich ist. Fehler bei der Analyse, der Zusammenstellung von Kosten und bei der Auslastung führen wiederum zu falschen Entscheidungen. Es ist nicht möglich, zeitnah zu handeln, es dauert stets länger, um relevante Daten zusammenzustellen.

Dadurch kommt es in vielen Unternehmen zu Schwierigkeiten bei der Flottenverwaltung. Hier finden Sie eine Auflistung der größten Probleme und Herausforderungen, die im Fuhrpark anstehen und die bei einer Verwaltung mit Excel sowie mit Kalendern oder manuellen Einträgen anfallen:

• Es entstehen Fehler bei der manuellen Verwaltung
• Das Schadenmanagement wird unterschätzt und teilweise an unqualifizierte Dritte abgegeben
• Tankbelege fehlen häufig, stimmen nicht mit der Realität überein und werden nicht weiter überprüft
• Der Überblick über die Auslastung der Fahrzeuge fehlt
• Termine im Fuhrpark kosten viel Organisationstalent und werden häufig vergessen
• Die Kostenanalyse ist nur unter erschwerten Bedingungen möglich: Sie kostet Zeit und ist meist nicht ganz exakt
• Die Routenplanung sowie deren Organisation ist enorm zeitaufwendig
• Die vorhandene Arbeitszeit reicht meist nicht für alle Aufgaben, was zur Vernachlässigung wichtiger Themen führt

Die Fuhrparkmanagement Software geht Schwierigkeiten beim Kern an

Durch eine Fuhrparkmanagement Software lassen sich die genannten Schwierigkeiten direkt angehen. Da die Software alle wesentlichen Daten erfasst und zentral ohne Ortsgebundenheit zugänglich macht, sind die Daten sofort aufrufbar. Sie sind zudem sicherer als eine Excel Tabelle auf einem Computer, die entsprechend anfällig für Viren oder für den Verlust ist. Der Zeitaufwand ist bei einer Fuhrparkmanagement Software durch zahlreiche automatisierte Prozesse deutlich geringer, wodurch oftmals eine Person für diese Tätigkeit ausreicht. Die genannten Probleme führen langfristig zu unüberschaubaren Kosten, die meist deutlich reduziert werden können. Der Zeitaufwand im Alltag verringert sich, da Sie weniger Zeit für Tankabrechnungen und Führerscheinkontrollen aufbringen müssen. Die Schwierigkeiten können somit von Grund auf angegangen werden, wodurch eine zeitgemäße Lösung geboten wird.

Die Chancen durch eine Fuhrparkmanagement Software für die Verwaltung bestehen vor allem in der übersichtlichen Darstellung und der einfachen Arbeit mit der Software. Sie können mit einem Klick wesentliche Informationen aufrufen und erleichtern sich ganz besonders die Kostenanalyse. Die Verwaltung ist somit einfacher umsetzbar, kostet weniger Zeit und ist von überall aus möglich. Erforderlich sind lediglich die Zugangsdaten für die Fuhrparkmanagement Software, eine Installation von speicherintensiven Programmen ist nicht erforderlich. Die größten Schwierigkeiten, die genannt wurden, lassen sich durch die Umstellung auf eine moderne Software beim Kern angehen. Durch die Verwaltung mit Excel oder anderen manuellen Formen der Verwaltung werden wertvolle Ressourcen blockiert und die Chancen auf eine erhebliche Kosteneinsparung im Fuhrparkmanagement sinken deutlich.

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Fazit: Die Fuhrparkmanagement Software erleichtert die Fuhrparkverwaltung

Selbst für erfahrene und vollkommen qualifizierte Fuhrparkmanager ist die Verwaltung einer Flotte eine echte Herausforderung. Das gilt vor allem in den Fällen, wenn die Flotte umfangreicher ist und mehr als nur 5 oder 10 Fahrzeuge umfasst. Sämtliche Termine für ein Fahrzeug im Jahr sind zu multiplizieren, Kosten sind festzuhalten und zu senken. Außerdem ist eine Überwachung von Strafzetteln, Schäden und rechtlichen Bestimmungen über die Fahrer und die Nutzung der Fahrzeuge zu beachten. Das kann schnell in eine hohe Arbeitsbelastung ausarten.

Mit der Avrios Fuhrparkmanagement Software erleichtern Sie sich bei den wesentlichen Aufgaben die korrekte Umsetzung. Sie sparen hiermit wertvolle Arbeitszeit, senken die Fuhrparkkosten und behalten einfacher den Überblick über alle anstehenden Bereiche. Dadurch lassen sich unangenehme Überraschungen durch versäumte Termine oder hohe Kosten bei nicht überprüften Reparaturen oder Fehlbetankungen vermeiden. Testen Sie den kostenlosen Avrios Account und finden Sie heraus, wie die Fuhrparkverwaltung in Zukunft ablaufen kann - für weniger Stress, geringere Kosten und einen besseren Überblick über alle Aufgaben!

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