Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber: Alle Details

Sie erfahren in diesem Artikel:

1.     Kosten von Firmenwagen im Detail: Welche Kosten von Firmenwagen auf Arbeitgeber zukommen

2.     Unterschiede Leasing & Kauf: Welche Kosten sind bei Leasingfahrzeugen vs bei gekauften Fahrzeugen zu beachten

3.     Entscheidungsfindung bezüglich Dienstwagen: Wichtige Vor- und Nachteile von Firmenwagen für das Unternehmen

Erfahrungen zufolge bewegen sich die Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber in einer Spanne zwischen etwa 150 und 800 Euro. Die große Differenz ergibt sich nicht zuletzt durch verschiedene Fahrzeugmodelle. Der durchschnittliche monatliche Betrag liegt bei rund 300 Euro für das Unternehmen. Ein Kleinwagen kommt günstiger daher als es bei einem gehobenen Fahrzeug der Fall ist. Doch welche Kosten auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommen und welche Vorteile mit Firmenwagen verbunden sind, sind weitergehende Überlegungen. Für die Budgetplanung und die Fuhrparkverwaltung im Allgemeinen sind diese Überlegungen genau wie exakte Aufstellungen von Kosten besonders wichtig.  

Welche Kosten kommen auf Arbeitnehmer & Arbeitgeber zu?

Im Jahr 2020 gab es in Deutschland rund 5,15 Millionen Fahrzeuge mit einem gewerblichen Halter. Das entspricht etwa 10 Prozent aller im Land zugelassenen Fahrzeuge, die als Firmenwagen genutzt werden. Daher ist es durch die starke Verbreitung von Firmenwagen wichtig, sich die Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber im Detail anzusehen. Die genauen Kosten hängen unter anderem mit Steuern, der Versicherung, Werkstatt- und Betriebskosten zusammen. Darüber hinaus kommt es je nach Finanzierung zu Anschaffungs- oder Leasingkosten, die ebenfalls einzuberechnen sind. Ein Großteil der Kosten wird vom Arbeitgeber getragen. Dennoch gibt es für den Arbeitnehmer ebenfalls einige Dinge zu beachten, die bei privaten Fahrten nicht uninteressant sind.

Folgende Kosten von Firmenwagen fallen an:

Versicherung  

Ohne eine gültige Versicherung ist kein Firmenwagen nutzbar. Hier gibt es verschiedene Lösungen für Unternehmen, bei denen ein Vergleich der einzelnen Optionen sinnvoll ist. Eine KFZ-Haftpflichtversicherung ist mit höheren Kosten verbunden. Je nach Fuhrpark und Ausrichtung kann eine Flottenversicherung sinnvoll sein, die ebenfalls mit entsprechenden Kosten einhergeht. Die Versicherung übernimmt der Arbeitgeber bei einem Firmenwagen.  

Steuern & geldwerter Vorteil

Die KFZ-Steuern trägt der Arbeitgeber. Da es hier größere Unterschiede zwischen verschiedenen Fahrzeugen, der Hubraumgröße und in Bezug auf umweltfreundliche und weniger umweltfreundliche Fahrzeuge gibt, handelt es sich um variable Kosten für das Unternehmen. Der Schadstoffausstoß ist mittlerweile besonders wichtig, wenn es um die Höhe für die KFZ-Steuern des Fahrzeuges geht. Im Rahmen der Flottenverwaltung zählt daher ein Vergleich verschiedener Fahrzeuge und eine mögliche Priorisierung von umweltfreundlichen Lösungen mit zu den Aufgaben eines Fuhrparkleiters.

Für Arbeitnehmer ist der geldwerte Vorteil wichtig, falls das Fahrzeug für Privatfahrten genutzt wird. Das ist bei Firmenwagen häufig der Fall und kann von Unternehmen aber durch ein privates Nutzungsverbot unterbunden werden. Kommt das Nutzungsverbot nicht zum Einsatz ist der Firmenwagen privat nutzbar. Dieser so entstandene geldwerte Vorteil für die Arbeitnehmer ist zu versteuern. Dafür kommen wahlweise die 1%-Regelung oder das Führen von einem Fahrtenbuch zum Einsatz. Die 1%-Regelung entspricht dabei einer pauschalen Summe in Höhe von 1% vom Bruttolistenpreis. Diese Summe ist unabhängig von den erfolgten Fahrten, was sich je nach Umfang der privaten Fahrten finanziell nachteilig für Arbeitnehmer auswirken kann. Ein Fahrtenbuch hingegen ist mit einem größeren Aufwand in der Aufzeichnung verbunden. Dafür findet eine Versteuerung der erfolgten Fahrten statt und es gibt keine pauschale Summe an dieser Stelle. Arbeitnehmer müssen diese Kosten für den geldwerten Vorteil in ihre Überlegungen einbeziehen, wenn ein Firmenwagen vorhanden ist.

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Werkstatt- und Betriebskosten  

Die bei laufender Nutzung anfallenden Werkstatt- und Betriebskosten gehören mit zu den Firmenwagenkosten für Arbeitgeber. Das gilt für Leasingfahrzeuge genau wie für gekaufte Fahrzeuge. Diese Kosten tragen Arbeitgeber und nicht die Arbeitnehmer. Die genaue Höhe dieser Kosten schwankt sehr stark und hängt nicht zuletzt mit einem erfolgreichen Schadenmanagement, mit der Art der Schäden und dem Fahrzeug an sich zusammen. So hat sich beispielsweise in der Praxis gezeigt, dass Elektrofahrzeuge weniger Wartungsintensiv sind als es bei Fahrzeugen mit Verbrennermotor der Fall ist.

Leasingraten

Leasingfahrzeuge gehen nicht in den Besitz des Unternehmens über. Eigentümer bleibt die Leasinggesellschaft. Für die Möglichkeit, die Fahrzeuge zu nutzen und zum Schutz vor dem Restwertrisiko sowie für den Service der Fahrzeugvermietung im Allgemeinen fallen Leasingraten an. Ein Vergleich verschiedener Anbieter und Fahrzeugklassen ist im Rahmen der Beschaffung für den Fuhrpark wichtig. Große Unterschiede zwischen den monatlichen Leasingraten, die vom Arbeitgeber zu tragen sind, führen dazu, dass hier ein erhebliches Einsparpotenzial vorhanden ist.

Anschaffungskosten  

Nicht zu unterschätzen sind zu guter Letzt die Anschaffungskosten bei Firmenwagen. Dabei ist zu beachten, dass zahlreiche Unternehmen ihre Fahrzeuge leasen und daher anstelle von Anschaffungskosten eben Leasingraten bezahlen. Dennoch gibt es noch immer einen hohen Anteil von Unternehmen, die Firmenwagen kaufen. In diesem Fall sind Anschaffungskosten zu beachten, die eine größere Summe Kapital binden. Das gilt besonders bei einem vorhanden Fuhrpark, wenn sich dieser nicht nur aus zwei oder drei Fahrzeugen zusammensetzt. Auch hier sind Vergleiche unterschiedlicher Verkäufer und Fahrzeugklassen wichtig. Zusätzlich erhalten Unternehmen häufig Rabatte bei den Anschaffungskosten für die Fahrzeuge, die sich ebenfalls deutlich bemerkbar machen.

Laufende Betriebskosten  

Der letzte wichtige Punkt bei den Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber sind die laufenden Betriebskosten. Es handelt sich beispielsweise um den Kraftstoff, der verbraucht wird. Zusätzlich fällt Öl an, um nur ein weiteres Beispiel für laufende Betriebskosten zu nennen. Gleiches gilt für die regelmäßige Reinigung des Fahrzeuges. Bei den Betriebskosten sind klare Absprachen wichtig, da durchaus die Arbeitnehmer ihren Teil beitragen. Feste Absprachen in Form von Kilometerpauschalen oder andere Lösungen sind zu treffen und schriftlich festzuhalten, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Vor- und Nachteile von Firmenwagen für Arbeitgeber

Die vorherige Aufschlüsselung zeigt, dass mit verschiedenen Firmenwagenkosten für Arbeitgeber zu rechnen ist. Es handelt sich daher nicht um eine kostengünstige Option für Arbeitgeber. Dennoch gibt es zahlreiche Vorteile, die vor einer Entscheidung zu bedenken sind. Gleiches gilt für einige Nachteile, sodass an dieser Stelle sowohl Vor- als auch Nachteile von Firmenwagen für Arbeitgeber genauer beleuchtet werden sollen.

Vorteile von Firmenwagen:

• Reduzierung der Lohnkosten und der Lohnnebenkosten
• Finanziell bei häufigen dienstlichen Fahrten vorteilhaft
• Firmenwagen können anstelle von einer Gehaltserhöhung (oder als Teil des Gehalts) angeboten werden
• Steuerliche Vorteile für Arbeitgeber möglich
• Vorteile durch mögliche Abschreibung von Betriebskosten
• Bei Neufahrzeugen: Unternehmen erhalten Umsatzsteuer zurück
• Anerkennung an den Arbeitnehmer, die geschätzt wird
• Motivation der Arbeitnehmer und verstärkte Bindung an das Unternehmen
• Beim Leasing: Restwertrisiko verbleibt bei der Leasinggesellschaft

Mögliche Nachteile von Firmenwagen für Arbeitgeber:

• Nicht immer handelt es sich um eine sinnvolle Lösung bezüglich der Kosten
• Mehraufwand für das Unternehmen (Verwaltung der Fahrzeuge)
• Nicht für alle Arbeitnehmer sinnvoll

Fazit

Es ist für effizientes Flottenmanagement entscheidend, sämtliche Kosten zu kennen. Firmenwagenkosten für Arbeitgeber einschätzen zu können und dabei alle Details zu bedenken ist daher entscheidend, wenn es um ein zuverlässiges Kostenmanagement geht. Für die Budgetplanung und zur Überwachung der Kosten sollte es möglich sein, die Firmenwagenkosten für Arbeitgeber möglichst genau zu bestimmen. Es handelt sich bei der Entscheidung für oder gegen Firmenwagen um eine individuelle Überlegung. Nicht für alle Arbeitnehmer lohnt sich der Firmenwagen, bei dem private Fahrten zu versteuern sind. Für Arbeitgeber ergeben sich trotz der anfallenden Kosten, die nicht gering ausfallen, verschiedene Vorteile. Eine Entscheidung ist daher genau zu überdenken. Die vorgestellten Kosten sind bei der Budgetplanung für den Fuhrpark somit immer zu beachten.  

Hilfreich bei der Bestimmung und Zuordnung der Kosten im Fuhrpark ist eine Fuhrparksoftware. Mit einem Klick lassen sich dann nicht nur Gesamtkosten des Fuhrparks, sondern genauso die individuellen Kosten für jedes Fahrzeug bestimmen. Die kostenfreie Avrios Produktdemo zeigt bei Interesse die Möglichkeiten einer Fuhrparksoftware, wenn es um die effiziente Fuhrparkverwaltung geht. Darüber hinaus ist es sinnvoll, mit einem digitalen, zuverlässigen Fahrtenbuch zu arbeiten, wenn es um die Versteuerung von Firmenwagen geht. Das Vimcar Fahrtenbuch unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei, den Überblick über die getätigten Fahrten mit dem Firmenwagen zu behalten.

Zusätzliche Infos

• Effizienter Jahresabschluss dank Fuhrparksoftware
• Fuhrparkverwaltung: Effizienz und Kosten im Fokus
• UVV Prüfung Firmenwagen: Alles, was Sie wissen müssen
• Kraftstoffmanagement im Fuhrpark: Einsparungen durch ganzheitliche Verwaltung
• Ein Leitfaden für effektiveres Fuhrpark Controlling
• Vorteile einer Fuhrparksoftware für das Controlling
• 10 Tipps & Tricks zur Fuhrparkverwaltung
• Kraftstoffmanagement im Fuhrpark: Einsparungen durch ganzheitliche Verwaltung
• Der Weg in die Zukunft der Mobilität
• Fuhrparkanalyse: Kernaufgabe der Flottenverwaltung
• Fahrtenbuch im Unternehmen: Guideline für den Fuhrpark
• Fuhrparkverwaltung mit Excel: Die Nachteile gegenüber Software
• Tankkarten für Ihren Fuhrpark - so funktioniert's
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• Die beste Tankkarte für Firmen

Häufige Fragen zum Thema:

1. Was kostet ein Firmenwagen den Arbeitgeber?

Die genauen Firmenwagenkosten für Arbeitgeber hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören das Fahrzeugmodell, die Finanzierungsart, die Wartungs- und Schadenkosten und der Kraftstoffverbrauch, um nur einige Beispiele zu nennen. Es ergeben sich durchschnittliche Ausgaben von 300 Euro für Firmenwagen in Unternehmen. Abweichungen in beide Richtungen sind dabei jedoch üblich und bei der Berechnung der Kosten zu beachten.

2. Warum kann sich ein Firmenwagen trotz hoher Firmenwagenkosten lohnen?

Für Unternehmen ergeben sich steuerliche Vorteile bei einem Firmenwagen. Zusätzlich reduzieren sich Lohnkosten genau wie Nebenkosten, was ebenfalls von Vorteil ist. Außerdem profitieren sie hinsichtlich der möglichen Abschreibungen für die Fahrzeuge. Es handelt sich um eine beliebte Lösung, um dienstliche Fahrten im Firmenwagen zu übernehmen und um zusätzlich Mitarbeiter zu motivieren. Die Bindung zum Unternehmen wird durch einen Firmenwagen ebenfalls verstärkt. Das liegt nicht zuletzt an der Möglichkeit, das private Fahrzeug zu verkaufen, weil ein Dienstwagen vorhanden ist. Es gibt daher insgesamt gesehen tatsächlich gute Gründe, die für einen Firmenwagen aus Sicht des Arbeitgebers sprechen.

3. Welche Kosten verursacht ein Firmenwagen dem Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer muss private Fahrten als geldwerten Vorteil versteuern. Zusätzlich fallen je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber Anteile an den laufenden Betriebskosten des Fahrzeugs an. Dazu gehören unter anderem Kosten für Kraftstoff und die Pflege des Fahrzeuges.  

4. Gibt es steuerliche Vorteile für Arbeitgeber bei Firmenwagen?

Von Bedeutung ist vor allem eine Senkung des Bruttogehalts des Arbeitnehmers durch den Firmenwagen sowie die Reduzierung der Lohnnebenkosten. Darüber hinaus verringert sich die Umsatzsteuerlast, da Unternehmen sich die Umsatzsteuer für Firmenwagen gegenrechnen lassen können. Die Kosten für den Firmenwagen können Arbeitgeber absetzen.