Fahrzeugstammdaten: Zeit sparen beim Fuhrparkmanagement mit Excel

Im Fuhrparkmanagement mit Excel sind verschiedene Zeitfresser zu beachten, die bei klassischen Aufgaben anfallen. Die Arbeit mit Excel ist beim Fuhrparkmanagement weiterhin von Bedeutung, da es sich früher um die einfachste und stets verfügbare Option handelte. Bei einigen besonderen Aufgaben ist das Fuhrparkmanagement mit Excel jedoch eine Aufgabe für sich, die mit größeren Herausforderungen, viel Zeit und einer entsprechenden Fehlerquote einhergeht. Im Rahmen der Vorstellung von Optionen, die Sie für die Zeiteinsparung bei der Verwaltung Ihrer Flotte haben, spielt das Thema Fahrzeugstammdaten und der Umgang mit diesen eine größere Rolle. Wir stellen Ihnen die Bedeutung der Fahrzeugstammdaten, den Zeitaufwand bei klassischer Führung aller Daten in Excel sowie mögliche Alternativen vor.

Was wird unter Fahrzeugstammdaten verstanden?

Mit Fahrzeugstammdaten sind im Fuhrpark sämtliche Daten gemeint, die rund um das Fahrzeug anfallen. Von der Anschaffung bis hin zum Modell und zum jeweiligen Vertragsmodell beim Leasing fallen eine Vielzahl von relevanten Daten an. Diese sind unbedingt vom Fuhrparkleiter genau festzuhalten, um hier wichtige Entscheidungen zu treffen. Fahrzeugstammdaten fallen bei jedem Fahrzeug der Flotte ohne Ausnahme an und helfen dabei festzustellen, wie alt die Flotte ist, wie hoch die Kosten sind und wie der aktuelle Zustand der Flotte im Allgemeinen ist.

Warum spielen die Fahrzeugstammdaten eine große Rolle?

Die Fahrzeugstammdaten bilden die Grundlage für zahlreiche weitere Entscheidungen im Fuhrparkmanagement. Die exakte Bestandsaufnahme des Fuhrparks ist durch die richtige Erfassung möglich. Detaillierte Daten, die nicht nur die Oberfläche berühren, sind wichtig, damit der Fuhrparkleiter alle relevanten Punkte im Blick hat. Für folgende Tätigkeiten ist die korrekte Erfassung der Fahrzeugstammdaten von Bedeutung:

• Die Bestimmung des Alters der gesamten Flotte
• Die Budgetierung und Finanzplanung wird vereinfacht
• Die aktuelle Zusammensetzung des Fuhrparks ist einsehbar - inklusive der Antriebsarten und der vorhandenen Fahrzeugmodelle
• Fahrzeuge lassen sich transparent an Kostenstellen oder Organisationen zuweisen
• Mögliche Neuanschaffungen werden rechtzeitig ermittelt, geplant und umgesetzt
• Die Einkaufskonditionen lassen sich durch die Bündelung von verschiedenen Fahrzeugen verbessern
• Berichte für den Geschäftsabschluss stehen detailliert und zeitnah bereit
• Berichte an die Geschäftsführung sind durch die Kenntnis des aktuellen Zustandes möglich
• Strategien für die Zukunft oder für eine mögliche Umstellung auf alternative Antriebe haben eine fundierte Datengrundlage

Das Fuhrparkmanagement mit Excel: Die klassische Vorgehensweise

Im Fuhrparkmanagement ist es erforderlich, die gewünschten und wesentlichen Daten für jedes Fahrzeug der Flotte festzuhalten. Dafür verwenden viele Fuhrparkmanager eine Fuhrpark Tabelle bei Excel. In dieser Excel Tabelle werden sämtliche Fahrzeugstammdaten für alle Fahrzeuge festgehalten, die von Interesse sind. Selbst wenn der Fuhrparkleiter mit einer Fuhrparkverwaltung Excel Vorlage arbeitet, ist der Zeitaufwand beträchtlich. Grund dafür ist die reine Masse an Daten, die beim Fuhrparkmanagement mit Excel manuell zu erfassen ist.

Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement mit Excel

Die genaue Erfassung und Ermittlung der Fahrzeugstammdaten ist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Eine der größten Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement mit Excel ist der Umfang der entstehenden Tabellenblätter. Der Grund für diese Herausforderung ist die Anzahl der Daten, die bei allen Fahrzeugen anfallen und die wichtig und zu erfassen sind. Wir können davon ausgehen, dass die wichtigsten Daten für jedes Fahrzeug rund 30 Punkte umfassen. Das klingt im ersten Moment nach einer recht geringen Zahl, bei der jedoch die Größe der Flotte zu beachten ist. Oft kommt es zu Tabellen, die 50 Blätter enthalten oder noch umfangreicher sind und damit schnell unübersichtlich werden. Nehmen wir an, dass Ihre Flotte 100 Fahrzeuge enthält und pro Fahrzeug 30 Daten zu erfassen sind. Das macht für Ihre Flotte stolze 3.000 Werte, die festzuhalten, zu analysieren und nicht zuletzt anzulegen sind.

Welche Fahrzeugstammdaten sind hier wesentlich und wie kommt es zu der doch sehr großen Zahl der einzelnen Werte? Folgende Fahrzeugstammdaten gehören in eine Fuhrpark Tabelle, wenn diese richtig und vor allem detailliert geführt wird:

• Grundsätzliche Fahrzeugdaten: Modell, Kennzeichen, Marke, Art des Motors oder des Antriebs, die Erstzulassung, Anfangsdatum in der Flotte, der Lieferant, genaue Leistung
• Versicherungen: Art der Versicherung, Versicherungsprämie, Schadenfreiheitsklasse, Selbstbehalt, Versicherungsanbieter, Beginn der Versicherung
• Leasing: Vertragsdaten Leasing mit Start- und Enddatum, vereinbarte Kilometer, Mehr- oder Minderkilometerkosten, Kilometerfreigrenze, Leasinggesellschaft, Kostenpositionen
• Organisatorische Daten: Fahrer, Tankkarte, Kostenstelle
• Steuern und Emissionen: Bereifung, Emissionswerte und Emissionsklasse, Steuern

In einem gut organisierten und stets transparent arbeitendem Fuhrpark ist das Fuhrparkmanagement mit Excel daher eine echte Herausforderung durch die vielen Daten, die wichtig sind. Schauen wir uns einmal die Herausforderungen bezüglich des Zeitaufwandes und sonstige Probleme an, die zu bewältigen sind.

Nicht zu unterschätzen: Fahrzeugstammdaten und der Zeitaufwand

Sehr interessant ist für Fuhrparkleiter natürlich der zu erwartende Zeitaufwand der manuellen Erfassung der Fahrzeugstammdaten. Wir gehen hier von 5 bis 15 Minuten Bearbeitungszeit für ein gesamtes Fahrzeug aus. Die klassische Nutzungsdauer der Fahrzeuge in der Flotte liegt im Durchschnitt bei 4 Jahren. Unsere Flotte umfasst 100 Fahrzeuge insgesamt, sodass alle 2 Wochen ein neues Fahrzeug anzulegen bzw. anzuschaffen ist. Der Zeitaufwand liegt dann bei 15 Minuten alle 14 Tage, was sich im ersten Moment nach sehr wenig anhört. Schließlich klingt ein Aufwand von nur 30 Minuten monatlich nach sehr wenig. Beachten Sie nur, dass die oft sehr unübersichtlichen Excel Tabellen schnell Fehler beinhalten.

Aus 30 Minuten im Monat können ohne Schwierigkeiten 1 bis 2 Stunden oder eben eine hohe Fehlerquote kommen, die sich im Anschluss problematisch auswirkt. Das Suchen und Finden von Daten, die nicht immer gefunden werden, gestaltet sich schnell schwierig und ist eine echte Herausforderung. Eine effiziente und einfache Lösung ist eine solche Fuhrpark Tabelle damit nicht.

Problematische Nachvollziehbarkeit und eine höhere Fehlerquote

Eine Fehlerquote ist beim manuellen Erfassen von Daten immer vorhanden, da es menschlich ist, dass Fehler vorkommen. Gehen wir einmal von der niedrigen Quote von 1 Prozent aus, die bei dem vorherigen Beispiel dazu führt, dass 30 Fehler in der gesamten Tabelle vorhanden sind. Eine höhere Quote ist selbstverständlich möglich, da hier die Genauigkeit der Arbeitsweise mit hineinspielt. Nicht alle Fehler wirken sich auf Entscheidungen aus. Es kann jedoch vorkommen, dass sich Fehler in der Excel Tabelle sofort auf Entscheidungen auswirken und es dann zu Fehleinschätzungen kommt. Betreffen diese Verträge beim Leasing oder Versicherungen kann es zu Folgekosten kommen, die entsprechende Fehler als Grundlage aufweisen.

Zu beachten ist bei Excel Tabellen die nicht immer vorhandene Nachvollziehbarkeit der Daten. Grundsätzlich verändern sich die Daten im Fuhrpark im Laufe der Zeit, da beispielsweise neue Fahrer, Tankkarten oder andere Verträge vorhanden sind. Wahlweise werden bestehende Daten mit den neuen Informationen überschrieben oder es wird eine neue Zeile mit dem aktuellen Stand erzeugt. Das macht es mit den Jahren immer schwerer, den Überblick zu behalten und diese Informationen nachzuvollziehen. Excel bieten zudem keine Option zu prüfen, wer die jeweiligen Daten wieder erneut oder ergänzt hat. Das sorgt spätestens bei mehreren Personen, die hier mitarbeiten dafür, dass bald ein Chaos entsteht. Die Möglichkeit, Daten zu überschreiben und damit weniger Zeilen in der Tabelle zu nutzen, sorgt für einen Informationsverlust. Das wäre auch keine gute Lösung, sodass bei einem größeren Fuhrpark mit Fehlern, fehlenden oder unübersichtlichen Daten und viel Arbeitsaufwand zu rechnen ist.

Moderne Alternativen sparen Zeit und reduzieren Fehler

Eine Alternative zum Fuhrparkmanagement mit Excel gibt es in diesem System nicht. Grund dafür ist die Möglichkeit, eine vorgefertigte und vorformatierte Fuhrpark Tabelle zu verwenden. Diese ist aber durch das manuelle Einpflegen noch immer Fehleranfällig. Außerdem reduziert sich der zuvor vorgestellte Arbeitsaufwand nicht, selbst wenn eine bereits formatierte Tabelle genutzt wird. Viele Fuhrparkleiter formatieren die einzelnen Zellen im Excel Sheet jedoch so, dass nur bestimmte Werte eintragbar sind. Das automatisiert den Vorgang jedoch nicht. Darüber hinaus ist es enorm wichtig, dass die Tabelle geschützt gespeichert wird und es mindestens eine Kopie gibt. Andernfalls ist die Gefahr groß, dass im Falle von einem Virus oder eines Fehlers im System die Daten verschwunden sind. Der Arbeitsaufwand für ein erneutes Anlegen aller relevanten Daten ist dann gar nicht mehr absehbar.

Als moderne Alternative bietet sich damit die Arbeit mit Avrios an, da hier die manuelle Arbeit entfällt, die Fehler verursacht. Die FIN Abfrage bietet hier die Lösung, da dadurch Fahrzeugstammdaten automatisch eingelesen werden. Außerdem ist die Software in der Lage, Leasingvertragsdaten mittels künstlicher Intelligenz aus PDF-Dateien einzulesen. Sämtliche Verträge von Versicherungen liest die Software in Form von Rahmenverträgen ein und weist sie den einzelnen Fahrzeugen der Flotte zu. Nicht zuletzt werden Fahrerdaten, Tankkarten sowie alle Änderungen bezüglich der Fahrzeuge erfasst und zugeordnet. Da eine integrierte Suchfunktion vorhanden ist, fällt die Suche nach einzelnen Daten, die Auflistung und weitere Verwendung der Fahrzeugstammdaten besonders leicht. Als moderne Alternative ist die Zeitersparnis damit enorm und die weitere Arbeit im Alltag fällt mit der Software ebenfalls leichter als mit einer klassischen Excel Tabelle.

Fazit: Fuhrparkmanagement mit Excel und sinnvolle Alternativen

Das Fuhrparkmanagement mit Excel ist für viele Fuhrparkleiter selbstverständlich. Hier stellen wir Ihnen die größten Zeitfresser im Fuhrpark vor, die einen enormen Arbeitsaufwand im Alltag bedeuten. Ohne Frage ist nicht nur die Aktualisierung der Kilometerstände oder das Strafzettelmanagement zeitaufwendig, gleiches gilt für die Erfassung der Stammdaten. Das Fuhrparkmanagement mit Excel beinhaltet im Normalfall zahlreiche Arbeitsstunden für die jeweilige Erfassung und ist recht unübersichtlich. Zwar lässt sich die Fehlerquote durch eine gewissenhafte Erfassung sowie durch die Erstellung einer Fuhrparkverwaltung Excel Vorlage verringern. Optimal ist diese Vorgehensweise jedoch nicht, da sich noch immer Fehler einschleichen können. Von den zahlreichen Arbeitsstunden ganz zu schweigen, die im Laufe des Jahres mit der ständigen Aktualisierung der Fuhrpark Tabelle entstehen. Eine moderne und effiziente Lösung ist damit immer die Verwendung der passenden Software, die schneller und deutlich exakter arbeiten kann.

Wir von Avrios wissen, wie zeitaufwendig und komplex das Fuhrparkmanagement mittlerweile ist. Daher sind wir von der modernen, effizienten und zeitsparenden Möglichkeit überzeugt, die unsere zentral einsetzbare Software bietet. Hier können Sie sich bei Interesse für Ihren kostenlosen Account bei Avrios anmelden. Starten Sie mit Ihrem Fuhrpark durch und nutzen Sie die so freiwerdende Zeit für wichtige Aufgaben in Ihrem Bereich, die sonst stets zu kurz kommen.

• Wie Ursapharm Fuhrpark Kosten durch strategisches Schadenmanagement senkte
• Case Study Fuhrparkmanagement – DBU Facility Services
• Fuhrparkmanagement Software: Chancen für die Verwaltung
• Fuhrparkverwaltung Excel: Digitalisierung im Fuhrpark 2022
• Berichte und Auswertungen im Fuhrpark optimieren
• Fuhrparkmanagement Software: Prozesse effizient bearbeiten
• Fuhrparkverwaltung Excel vs moderne Flottenverwaltung
• Zeiteinsparung im Fuhrpark – Minimieren Sie Ihre tägliche Arbeitsbelastung
• 5 innovative Fuhrpark-Technologien der letzten Jahre
• Digitalisierung für erfolgreiches Fuhrparkmanagement
• Fuhrparkmanagement im Wandel: Tipps zur Einführung von Carsharing im Unternehmen
• Kostenlose Fuhrparkverwaltung mit Excel-Vorlagen umsetzen