Die digitale Fahrzeugakte – was ist das?
Durch die Digitalisierung lassen sich im Fuhrpark verschiedene Aufgaben vereinfachen, was sich positiv auf die Arbeitsbelastung auswirkt. Erfahren Sie jetzt, was eine digitale Fahrzeugakte ausmacht, was sie beinhaltet und welche Vorteile damit verbunden sind.
In diesem Artikel erfahren Sie:
1. Was sich hinter einer digitalen Fahrzeugakte verbirgt: Darum ist die digitale Bündelung von fahrzeugrelevanten Daten von Bedeutung.
2. Vorteile einer digitalen Fahrzeugakte: Diese Vorteile sind für den Fuhrpark bei der Digitalisierung der Fahrzeugdaten zu erwarten.
3. Bestandteile einer digitalen Schadenakte: Das beinhaltet eine digitale Schadenakte in Bezug auf die verschiedenen Daten.
Die verschiedenen fuhrparkrelevanten Fahrzeugdaten zu suchen, ist zeitaufwendig und eine Aufgabe, die in der heutigen Zeit nicht mehr notwendig ist. Eine digitale Fahrzeugakte im Fuhrpark bündelt wichtige Informationen, speichert diese zentral und erspart langwieriges Suchen. Für den Fuhrpark und vor allem für Fuhrparkverantwortliche ergeben sich zahlreiche Vorteile aus der Verwendung einer digitalen Fahrzeugakte.
Die digitale Fahrzeugakte im Fuhrpark
Im Fuhrpark gibt es zahlreiche relevante Daten, die für die effiziente Fuhrparkverwaltung von Bedeutung sind. Je schneller diese Daten zur Verfügung stehen, desto besser ist es für den Fuhrparkleiter und für die tägliche Arbeit. Eine digitale Fahrzeugakte bedeutet letztendlich nichts anderes als die digitale Speicherung und Sammlung von fuhrparkrelevanten Daten. Das ist für jeden Fuhrpark interessant, ganz egal wie groß die Flotte ist. Die Suche nach falsch abgelegten Daten oder die manuelle Anfertigung von Vergleichen, Statistiken und das Eintragen von Kosten ist mit viel Zeit verbunden. Es kann dabei schnell zu Fehlern kommen, die zu falschen Schlüssen und darauf basierenden Entscheidungen führen. Eine digitale Fahrzeugakte im Fuhrpark ist in der Lage, die wichtigsten Informationen zu bündeln und ermöglicht das Aufrufen von diesen mit einem Klick.
Vorteile einer digitalen Fahrzeugakte:
- Bündelung aller wichtigen Daten an einem zentralen Ort
- Kosten können automatisch erfasst werden
- Keine Suche mehr nach relevanten Daten
- Leichte Zuordnung der Daten, Kosten und Verträge zu einzelnen Fahrzeugen
- Automatische Erstellung von Statistiken zur Auswertung
Bestandteile einer digitalen Fahrzeugakte
Eine digitale Fahrzeugakte beinhaltet sämtliche Informationen rund um ein Fahrzeug, die für den Fuhrpark von Bedeutung sind. Das geht noch über den reinen Kauf- oder Leasingvertrag hinaus und beinhaltet Kosten, Schäden, Wartungsarbeiten und viele weitere Daten. Es ist wichtig, die digitale Fahrzeugakte vollständig vorliegen zu haben, was deutlich durch die Nutzung einer Fuhrparksoftware vereinfacht wird.
Folgende Daten beinhaltet die digitale Fahrzeugakte:
- Kauf- oder Leasingvertrag des Fahrzeugs
- Wartungen
- Reparaturen
- Mögliche Schäden und Bußgelder
- Entstandene Kosten
- Rechnungen (Kraftstoffverbrauch, Ölwechsel, Autowäsche etc.)
- Daten zum Fahrer (Car Policy, Dienstwagenüberlassungsvertrag etc.)
- Wichtige Aufgaben und Termine rund um das Fahrzeug
Avrios und die digitale Fahrzeugakte
Die Verwendung der Avrios Fuhrparksoftware bietet die Möglichkeit, eine digitale Fahrzeugakte zu nutzen. In dieser sind relevante Informationen aus verschiedenen Bereichen im Fuhrparkmanagement enthalten. Sämtliche relevanten Daten werden in der digitalen Fahrzeugakte abgespeichert und dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet, um immer den Überblick zu behalten. Das Datenmanagement spielt bei der Avrios Fuhrparksoftware eine wichtige Rolle, da es sich um die Basis an Informationen handelt, die für alle weiteren Aufgaben und Entscheidungen zur Verfügung stehen. Eine übersichtliche Gestaltung, das einfache Aufrufen der digitalen Fahrzeugakte und aller Informationen gehört somit mit zu der Verwendung der Fuhrparksoftware mit dazu und vereinfacht Fuhrparkverantwortlichen das Flottenmanagement im Allgemeinen.
Folgende Bereiche spielen im Zusammenhang eine Rolle:
- Datenmanagement
Die Speicherung aller relevanten Daten für die digitale Fahrzeugakte fällt mit in das Datenmanagement. Hier ist durch die Digitalisierung eine große Einsparung von Arbeitszeit und Kosten möglich, außerdem wird die Fehlerquote durch das digitale Vorgehen stark im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise reduziert. Die digitale Dokumentenerfassung und das automatische Auslesen von Daten gehört ebenfalls mit in das Datenmanagement, wodurch sich der Fuhrpark effizienter verwalten und vernetzen lässt.
- Aufgabenmanagement
Durch das automatische Auslesen von Daten und die Zusammenführung aller Daten ergibt sich eine Verbesserung des Aufgabenmanagements. Alle wichtigen Aufgaben sind dadurch bekannt und werden dem Fahrzeug sowie damit verbundenen Fahrern zugeordnet. Auf diese Weise wird kein Wartungstermin mehr vergessen, da diese Informationen automatisch zur Verfügung stehen. Erinnerungen an Aufgaben sowie eine übersichtliche Darstellung von diesen sind durch die digitale Fahrzeugakte möglich und sorgen für mehr Kontrolle über den Fuhrpark.
- Compliance
Die digitale Fahrzeugakte ist für das Compliance von großer Bedeutung. Daten werden zusammengeführt und ausgelesen, die auch den Bereich Compliance betreffen. Von Informationen über Fahrzeughalter und Fahrzeugführer bis hin zur Halterhaftung, zur Car Policy, zur UVV und zur Führerscheinkontrolle sind damit verschiedene Aufgaben einfacher umsetzbar. Die digitale Fahrzeugakte stellt auch hier die Basis dar, um weitere Informationen sowie einen genauen Überblick zu erhalten. Relevante Aufgaben und Informationen rund um das Compliance werden somit nicht mehr so schnell übersehen, wodurch sich Fuhrparkleiter vor rechtlichen Problemen schützen können.
- Bußgeldmanagement
Zu den im Datenmanagement ausgelesenen Daten gehören auch Strafzettel und sämtliche Informationen, die dem Bußgeldmanagement zugeordnet werden. Die Avrios Fuhrparksoftware ist daher in der Lage, diese Informationen auszulesen und den einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen. Eine Übersicht ist somit für Fuhrparkleiter einfach möglich und es wird nicht mehr so einfach ein Strafzettel vergessen. Außerdem lässt sich so leichter feststellen, ob einzelne Fahrzeuge besonders häufig Bußgelder erhalten. Neben dem Auslesen der Daten und der direkten Übersicht fällt auch die Kommunikation deutlich leichter, was das Bußgeld- und auch das Schadenmanagement deutlich vereinfacht.
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Fazit
Die digitale Speicherung aller für den Fuhrpark relevanten Daten an einem zentralen Ort stellt für den Fuhrparkleiter eine deutliche Erleichterung dar. Die Fehlerquote verringert sich, wenn Daten nicht mehr manuell eingetragen und miteinander verglichen werden. Darüber hinaus ist der Arbeitsaufwand für Fuhrparkleiter deutlich geringer, wenn Daten nicht mehr gesucht und zusammengestellt werden müssen. Die Avrios Fuhrparksoftware ermöglicht dabei die zentrale Speicherung aller wichtigen Daten, wodurch das gesamte Flottenmanagement deutlich vereinfacht wird.
Die digitale Fahrzeugakte lässt sich dabei als Grundlage für alle weiteren Aufgaben im Fuhrparkmanagement ansehen, da sie Bereiche wie das Kosten- und Schadenmanagement genau wie die Beschaffung erheblich erleichtern. Vor der Optimierung weiterer Prozesse im Fuhrpark ist es daher erst einmal wichtig, den Bereich Datenmanagement effizient zu gestalten. Das ist mit einer digitalen Fahrzeugakte ohne Zweifel möglich. Zur Veranschaulichung der Möglichkeiten der Fuhrparksoftware bietet Avrios eine Produktdemo an, um den Einsatz in der Praxis zu veranschaulichen.
Häufige Fragen zum Thema digitale Fahrzeugakte
1. Was ist eine digitale Fahrzeugakte?
Eine digitale Fahrzeugakte meint die digitale Speicherung aller für den Fuhrpark wichtigen Daten im Rahmen der Flottenverwaltung. Dort werden alle relevanten Daten abgelegt, die später mit einem Klick aufrufbar sind.
2. Welche Vorteile bietet eine digitale Fahrzeugakte?
Eine digitale Fahrzeugakte bündelt alle wichtigen Daten an einem Ort und bietet damit die Grundlage für alle weiteren Aufgaben zur Verwaltung des Fuhrparks. Die Fahrzeugakte macht dieSuche nach Daten oder die Zusammenstellung von diesen für die Analyse vonKosten, Schäden und weiteren Informationen überflüssig. Diese Daten lassen sich mit einem Klick aufrufen, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.
3. Was beinhaltet eine digitale Fahrzeugakte?
Eine digitale Fahrzeugakte beinhaltet sämtliche für den Fuhrpark wichtigen Daten vom Kauf-oder Leasingvertrag der Fahrzeuge bis hin zu laufenden Kosten, Reparaturen und Wartungsarbeiten. Außerdem enthält die Akte Schäden und Bußgelder, die in Verbindung mit dem Fahrzeug stehen und wichtige Informationen aus dem Bereich Compliance zum Fahrer und zur Halterhaftung. Es handelt sich somit um eine komplexe Sammlung von Daten, die eine Basis für weitere Entscheidungen im Fuhrpark und das jeweilige Fahrzeug betreffend bieten.
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