Compliance in internationalen Fuhrparks

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Bewusstsein für Vorgaben aus dem Bereich Compliance entwickeln: Warum es wichtig ist, Vorschriften in einzelnen Ländern zu analysieren und kennenzulernen.  

2. Starke Compliance Prozesse integrieren: Von Anfang an geeignete Compliance Prozesse integrieren, um auch im internationalen Fuhrpark rechtssicher unterwegs zu sein.

3. Unterstützung in der Praxis: Wie die Avrios Fuhrparksoftware dazu beiträgt, dass beim Thema Compliance im internationalen Fuhrpark alle Fahrer ihren Teil zum Einhalten der Vorschriften beitragen.

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften in einem Land kann für Flottenmanager bereits eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, den Überblick über wichtige Richtlinien wie Führerscheinkontrollen, Unfallverhütungsvorschriften oder Bußgeld Management zu behalten. Wie können Sie also Compliance in Ihrem internationalen Fuhrpark umsetzen?

Analysieren Sie unterschiedliche Compliance Vorgaben der Länder

Um mit den gesetzlichen Anforderungen auf verschiedenen Ebenen in Bezug auf Ihre Flotte, Fahrzeuge und Fahrer Schritt zu halten, ist es zunächst wichtig, sich bewusst zu machen, welche Unterschiede andere Länder in Bezug auf Compliance verlangen und wo Sie möglicherweise zusätzliche Prozesse implementieren müssen. 

In Deutschland müssen Fuhrparkleiter die Verantwortung für regelmäßige Führerscheinkontrollen, Fahrerschulungen nach UVV und Unfallverhütungsvorschriften (UVV) übernehmen (basierend auf der DGUV Vorschrift 70). Letzteres beinhaltet auch Folgendes: 

• Fahrzeugprüfung durch einen Sachverständigen (umgangssprachlich Fahrzeug-UVV genannt)
• Fahrzeugüberprüfung durch das Fahrpersonal
• Fahrerunterweisung nach UVV

Verstößt der Unternehmer gegen die Vorschriften der Berufsgenossenschaft oder ist der Betrieb nicht vorschriftsmäßig, kann nicht nur ein Bußgeld drohen, sondern die Berufsgenossenschaft kann die Leistungen verweigern. Das führt dazu, dass im Schadenfall kein Versicherungsschutz vorhanden ist. Mit erheblichen Folgen für den Fuhrparkverantwortlichen, das Unternehmen und nicht zuletzt für die Kosten, die im Fuhrpark anfallen.

In Österreich hingegen gelten bei der Führerscheinkontrolle andere Ländervorschriften, die das Verfahren anspruchsvoller machen als beispielsweise in Deutschland. So wird nach § 37 Abs. 4 FSG eine Mindeststrafe von 726 € fällig, wenn ein Kraftfahrzeug geführt wird, obwohl die Fahrerlaubnis entzogen oder ein Fahrverbot verhängt wurde. Der Betrag erhöht sich bei wiederholten Verstößen. 

Neben dem Bußgeld ist eine mögliche Regressforderung der Versicherung im Falle eines Unfalls (Fahrer ohne Fahrberechtigung) ein latentes, finanziell nicht zu unterschätzendes Risiko und Fuhrparkleiter können in Haftung genommen werden, wenn Geschäftsführer die Verantwortung nach §9 VStG an sie delegieren. 

In der Schweiz sieht die Rechtsgrundlage ähnlich aus. Auch hier haftet nicht nur der Fahrer beim Führen von Fahrzeugen ohne Führerschein, sondern auch der Flottenverantwortliche, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer überlassen wird (Art. 100 Absatz 2 SVG). Die Gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle fällt hierbei in der Schweiz unter das Strassenverkehrsgesetz (SVG). 

Sind weitere Länder mit dem internationalen Fuhrpark verbunden, sind zusätzliche Vorschriften für einzelne Länder zu beachten. Diese können teilweise erheblich von dem DACH-Raum abweichen. So muss in Frankreich beispielsweise nach einem Jahr der dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs eine Ummeldung erfolgen. Für die Privatnutzung der Fahrzeuge muss eine ausdrückliche Regelung vorhanden sein. Mehr über die Compliance Bestimmungen in Spanien und Frankreich erfahren Sie im verlinkten Artikel. Fest steht, dass jedes Land seine eigenen Bestimmungen hat, die zu beachten sind. Reine Unwissenheit schützt hier nicht vor den möglichen rechtlichen Folgen.

Implementieren Sie von Anfang an starke Compliance Prozesse

Die Betreuung von Ein- oder Mehrländerflotten erfordert ein umfassendes System von Prozessen zur Kontrolle der Compliance. Dies ist nicht nur im Falle eines möglichen Audits wichtig, sondern auch um die Compliance regelmäßig zu überprüfen und zu kontrollieren, um den richtigen Standard für Ihre Flotte zu etablieren. Diese Prozesse umfassen in der Regel die Verwaltung großer Daten- und Dokumentation Mengen, Kontroll- und Schulungsprogramme, Status- und Risikoanalysen sowie Korrekturmaßnahmen. 

Flottenmanager sind dafür verantwortlich, Compliance-Systeme und Kontrollmechanismen zu implementieren, um einen besseren Überblick über ihre Flotten zu erhalten und die Compliance entsprechend zu steuern. Viele Flotten werden jedoch immer noch über nicht cloud basierte Tools (wie z. B. Excel) verwaltet. Diese Arbeitsabläufe können zu unzureichenden Datenmanagement und -Fehlern führen und strafrechtliche Konsequenzen für die Flottenmanager nach sich ziehen.

Nutzen Sie eine Flotten Software für Ihren Fuhrpark

Das Nachverfolgen und Verwalten von Compliance-Themen in mehreren Ländern kann sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn man es manuell und ohne eine cloudbasierte Lösung macht. Traditionelle Tools wie Excel sind zwar ein sehr beliebtes Werkzeug zur Verwaltung von Fuhrparks, aber sie sind automatisch auch fehleranfälliger und benötigen viel Zeit für die Verwaltung und Befüllung. 

Mit einer Flottensoftware wie der von Avrios, werden Flottenmanager bei der Einrichtung von Compliance Prozessen unterstützt. Sie sparen Zeit durch die tägliche Automatisierung von Aufgaben und haben all wichtigen Daten für Ihre Flotten an einem zentralen Ort gespeichert. Das minimieren Datenfehler und gibt einen besseren Überblick über Fristen und Maßnahmen, um die Compliance Ihrer Flotte sicherzustellen. 

Bleiben Sie flexibel für Veränderungen 

Regeln und Vorschriften sind in verschiedenen Ländern immer wieder Änderungen unterworfen. Durch den Einsatz einer digitalen Lösung wie der Software von Avrios können Sie Umwelt-, Risiko- und Status Analysen erstellen und erhalten einen besseren Überblick über die Anforderungen an Ihren Fuhrpark, so dass Sie schneller auf laufende Veränderungen reagieren können. In jedem Fall ist bei einer internationalen Flotte immer zu prüfen, ob doch Änderungen aufkommen, die für den eigenen Fuhrpark gelten. Es gilt daher, eine gewisse Flexibilität bei Veränderungen genau wie Interesse an Neuentwicklungen zu bewahren, die relevant sind

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Verständnis für Compliance Prozesse in der Firma schaffen

Darüber hinaus erfordert die Einhaltung von Vorschriften bei Flotten, die mehrere Länder umfassen, das Verständnis und die Bemühungen des gesamten Unternehmens. Die Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit bei den Mitarbeitern, die Vorschriften zu befolgen, wie z.B. regelmäßige Führerscheinkontrollen oder Fahrertrainings, hilft den Flottenmanagern, sicherzustellen, dass die Anforderungen rechtzeitig erfüllt werden und die Flotten in Ordnung sind.

Managen Sie Ihre internationale Flotte erfolgreich mit Avrios

Das Compliance Management für Ihre Flotte war noch nie so einfach. Avrios bietet alle relevanten Tools, die Sie benötigen, um die Compliance innerhalb eines Landes oder mit Mehrländer Flotten einzuhalten. Von der Fahrerschulung bis zum Bußgeld Management - mit der Avrios Software können Sie Ihre Daten aus mehreren Flotten an einem Ort verwalten und prüfen. So bleiben Sie auch bei unterschiedlichen Regelwerken und Vorschriften für verschiedene Länder immer auf dem Laufenden. Wesentliche Prozesse werden durch die Software stark vereinfacht, was beispielsweise bei der elektronischen Führerscheinkontrolle sowie bei der Fahrerunterweisung nach UVV in Form von e-Learning sichtbar ist. Alle anstehenden Termine lassen sich mit der Avrios Software zeitsparend und übersichtlich verwalten, was die Anforderungen im Flottenmanagement in der Praxis stark vereinfacht.

Fazit

Das Compliance Management ist in jedem Fuhrpark eine Herausforderung, die erst einmal zu bewältigen ist. Diese Herausforderung ist in einem internationalen Fuhrpark ohne Frage noch größer. Umfassende Kenntnisse rund um Vorschriften, Änderungen und eine gewisse Flexibilität bei der Umsetzung aller Vorschriften in die Praxis sind daher einige wichtige Voraussetzungen im Flottenmanagement. Hilfreich bei der Verwaltung von Daten, Terminen und Regeln im Allgemeinen sind sehr gute Strukturen und eine Fuhrparksoftware, die eine echte Unterstützung darstellen kann. Versäumnisse beim Compliance Management können mit rechtlichen Problemen einhergehen, sodass es sinnvoll ist, hier frühzeitig Regeln und Strukturen im Fuhrpark einzuführen.

Zusätzliche Infos zum Thema Compliance: 

• Halterhaftung
• Car Policy
• Compliance
• Führerscheinkontrolle Formular
• Pflichten
• Dienstwagenüberlassungsvertrag
• Ordnungswidrigkeit
• Risikomanagement für Ihren Fuhrpark – für eine sichere Verwaltung der Flotte
• KFZ-Haftpflichtversicherung: Anpassung der Regionalklassen ab 2023
• Car Policy: Anpassungen bei vermehrtem Home Office
• Compliance in Frankreich und Spanien für internationale Fuhrparks
• Fuhrparkmanagement Software: Bedeutung von Compliance