Compliance in internationalen Fuhrparks

In diesem Artikel erfahren Sie:

1. Bewusstsein für Vorgaben aus dem Bereich Compliance entwickeln: Warum es wichtig ist, Vorschriften in einzelnen Ländern zu analysieren und kennenzulernen.  

2. Starke Compliance Prozesse integrieren: Von Anfang an geeignete Compliance Prozesse integrieren, um auch im internationalen Fuhrpark rechtssicher unterwegs zu sein.

3. Unterstützung in der Praxis: Wie die Avrios Fuhrparksoftware dazu beiträgt, dass beim Thema Compliance im internationalen Fuhrpark alle Fahrer ihren Teil zum Einhalten der Vorschriften beitragen.

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften in einem Land kann für Flottenmanager bereits eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, den Überblick über wichtige Richtlinien wie Führerscheinkontrollen, Unfallverhütungsvorschriften oder Bußgeld Management zu behalten. Wie können Sie also Compliance in Ihrem internationalen Fuhrpark umsetzen?

Analysieren Sie unterschiedliche Compliance Vorgaben der Länder

Um mit den gesetzlichen Anforderungen auf verschiedenen Ebenen in Bezug auf Ihre Flotte, Fahrzeuge und Fahrer Schritt zu halten, ist es zunächst wichtig, sich bewusst zu machen, welche Unterschiede andere Länder in Bezug auf Compliance verlangen und wo Sie möglicherweise zusätzliche Prozesse implementieren müssen. Da immer mehr Unternehmen an mehreren Standorten tätig sind, ist internationales Fuhrparkmanagement bei weitem kein Sonderfall mehr. Ein globaler Fuhrpark bringt besondere Herausforderungen mit sich, da gesetzliche Bestimmungen in einzelnen Ländern teilweise stark voneinander abweichen.

In Deutschland müssen Fuhrparkleiter die Verantwortung für regelmäßige Führerscheinkontrollen, Fahrerschulungen nach UVV und Unfallverhütungsvorschriften (UVV) übernehmen (basierend auf der DGUV Vorschrift 70). Letzteres beinhaltet auch Folgendes: 

• Fahrzeugprüfung durch einen Sachverständigen (umgangssprachlich Fahrzeug-UVV genannt)
• Fahrzeugüberprüfung durch das Fahrpersonal
• Fahrerunterweisung nach UVV

Verstößt der Unternehmer gegen die Vorschriften der Berufsgenossenschaft oder ist der Betrieb nicht vorschriftsmäßig, kann nicht nur ein Bußgeld drohen, sondern die Berufsgenossenschaft kann die Leistungen verweigern. Das führt dazu, dass im Schadenfall kein Versicherungsschutz vorhanden ist. Mit erheblichen Folgen für den Fuhrparkverantwortlichen, das Unternehmen und nicht zuletzt für die Kosten, die im Fuhrpark anfallen.

In Österreich hingegen gelten bei der Führerscheinkontrolle andere Ländervorschriften, die das Verfahren anspruchsvoller machen als beispielsweise in Deutschland. So wird nach § 37 Abs. 4 FSG eine Mindeststrafe von 726 € fällig, wenn ein Kraftfahrzeug geführt wird, obwohl die Fahrerlaubnis entzogen oder ein Fahrverbot verhängt wurde. Der Betrag erhöht sich bei wiederholten Verstößen. 

Neben dem Bußgeld ist eine mögliche Regressforderung der Versicherung im Falle eines Unfalls (Fahrer ohne Fahrberechtigung) ein latentes, finanziell nicht zu unterschätzendes Risiko und Fuhrparkleiter können in Haftung genommen werden, wenn Geschäftsführer die Verantwortung nach §9 VStG an sie delegieren. 

In der Schweiz sieht die Rechtsgrundlage ähnlich aus. Auch hier haftet nicht nur der Fahrer beim Führen von Fahrzeugen ohne Führerschein, sondern auch der Flottenverantwortliche, wenn das Fahrzeug dem Arbeitnehmer überlassen wird (Art. 100 Absatz 2 SVG). Die Gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle fällt hierbei in der Schweiz unter das Strassenverkehrsgesetz (SVG). 

Sind weitere Länder mit dem internationalen Fuhrpark verbunden, sind zusätzliche Vorschriften für einzelne Länder zu beachten. Diese können teilweise erheblich von dem DACH-Raum abweichen. So muss in Frankreich beispielsweise nach einem Jahr der dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs eine Ummeldung erfolgen. Für die Privatnutzung der Fahrzeuge muss eine ausdrückliche Regelung vorhanden sein. Fest steht, dass jedes Land seine eigenen Bestimmungen hat, die zu beachten sind. Reine Unwissenheit schützt hier nicht vor den möglichen rechtlichen Folgen.

Internationaler Fuhrpark: Vorschriften der Länder beachten

Wer internationale Fuhrparks managen muss, sollte eine grundsätzliche Regel beachten. Neben dem Führerschein sind die Fahrzeugpapiere sowie der Nachweis einer vorhandenen Versicherung mitzuführen. Im Idealfall sind beispielsweise die Versicherungspapiere mehrsprachig ausgeführt. Auf diese Weise ist es im Ernstfall wie bei einem Unfall möglich, zu beweisen, dass alle Papiere in Ordnung sind. Das gilt natürlich genauso für eine anfallende Polizeikontrolle, bei der ebenfalls die gültigen Papiere vorzulegen sind. Darüber hinaus ist eine Zulassung des Fahrzeuges in dem Land wichtig, in dem sich das Fahrzeug überwiegend aufhält.

Das Thema Fuhrpark international ist komplex und bedeutet einen detaillierten Blick auf die Vorschriften einzelner Länder. Eine Sensibilisierung der Fahrer ist genauso zu empfehlen wie eine Anpassung der Inhalte der Fahrerunterweisung. Grundsätzlich ist es gerade bei den in Deutschland üblichen Regeln und Anforderungen rund um das Thema Halterhaftung interessant, diese Vorgaben auf den internationalen Fuhrpark zu beziehen. Die hohen Standards in Deutschland sorgen dafür, dass auch in anderen Ländern der Fuhrpark mit weniger Schwierigkeiten zu verwalten ist.

Compliance in Frankreich und Spanien: Fuhrparkmanagement international betreiben

An dieser Stelle finden Sie die wesentlichen Details für Compliance Vorgaben mit Schwerpunkt auf die Länder Frankreich und Spanien. Höhere Bußgelder als oft in Deutschland üblich sowie die Möglichkeit eines Fahrverbots bei Verkehrsverstößen sind Punkte, die hier zu beachten sind. Allerdings gilt ein ausländisches Fahrverbot nicht in einem anderen Land und lässt sich somit nicht auf weitere EU-Länder übertragen.

Compliance Besonderheiten für Frankreich

Folgende Bestimmungen sind den Fahrern im Rahmen von speziell angepassten Fahrerunterweisungen beim Fahren in Frankreich zu vermitteln:

• Für eine private Nutzung des Dienstwagens ist eine ausdrückliche Genehmigung erforderlich (vertragliche Regelung)
• Eine dienstliche Nutzung bis zu einem Jahr ist ohne Zulassung in Frankreich möglich. Im Anschluss ist die Ummeldung erforderlich.
• Auf eine gültige A1-Bescheinigung wird verstärkt geachtet (Nachweis über einen Versicherungsschutz in Deutschland)
• Das Tempolimit auf den Landstraßen beträgt 80 km/h / 130 km/h auf den Autobahnen (grobe Geschwindigkeitsüberschreitungen können schnell zu Bußgeldern sowie zu einem Fahrverbot führen).
• Es herrscht Gurtpflicht im Fahrzeug.
• Das Telefonieren im Auto ist nur über eine Freisprechanlage erlaubt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass in Frankreich verstärkte Verkehrskontrollen durchgeführt werden. Dabei steht unter anderem die Einhaltung von Geschwindigkeitsgrenzen im Fokus, sodass bei erhöhter Geschwindigkeit schnell mit Bußgeldern zu rechnen ist. Die Bußgelder fallen in Frankreich grundsätzlich hoch aus. Ein Beispiel dafür ist das Fahren ohne gültigen Führerschein, bei dem Bußgelder von 800 Euro und mehr ausgesprochen werden. Bußgelder werden in Bezug auf die Höhe in verschiedene Kategorien eingestuft. Grundsätzlich kann es in Frankreich im direkten Vergleich zu Deutschland schneller zu einem Fahrverbot kommen. Durch zahlreiche Verkehrskontrollen sowie durch mobile und fest installierte Radarfallen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, bei einem Verstoß gegen die Verkehrsregeln erwischt zu werden. Entsprechend wichtig ist es im Rahmen des Fuhrparkmanagements auf diese Punkte hinzuweisen und die Fahrer entsprechend zu sensibilisieren. Andernfalls kann der Einsatz des Fahrzeuges in Frankreich mit Bußgeldern oder einem Fahrverbot einhergehen.

Fuhrpark international: Compliance in Spanien

An dieser Stelle finden Sie die wichtigsten Bestimmungen rund um das Fahren in Spanien in der kompakten Zusammenfassung:

• Bei einem kurzfristigen Einsatz von maximal 6 Monaten muss das Fahrzeug nicht in Spanien gemeldet sein. Eine Ummeldung ist bei einem längeren Aufenthalt zwingend erforderlich.
• Für die private Nutzung des Dienstwagens ist eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber erforderlich. Diese ist auf Verlangen vorzulegen, sodass die schriftliche Form zu empfehlen ist.
• Wer ein Auto ohne Führerschein fährt, riskiert je nach aktuellem Stand Bußgelder bis zu einer Höhe von 500 Euro.
• Wer ein Auto fährt, obwohl die Fahrerlaubnis offiziell entzogen wurde, riskiert eine Haftstrafe von bis zu 12 Monaten.
• Befindet sich das Fahrzeug in einem schlechten Zustand, drohen je nach genauem Zustand unterschiedlich hohe Bußgelder.
• Beim Fahren in Badekleidung oder in Flip-Flops wird ein Bußgeld von bis zu 200 Euro erhoben.
• Das Telefonieren ist beim Fahren nur über eine Freisprechanlage erlaubt.
• Die Höchstgeschwindigkeit auf Autobahnen beträgt 120 km/h.

Im Allgemeinen gibt es klare, einleuchtende Regeln für den Straßenverkehr in Spanien. Dabei ist jedoch ebenfalls auf eine angemessene Bekleidung zu achten, um Bußgelder zu vermeiden. Das Fahrzeug muss in einem verkehrssicheren Zustand sein. Außerdem ist es wichtig, alle erforderlichen Papiere mit sich zu führen und nicht ohne gültigen Führerschein zu fahren. Darüber hinaus sind Geschwindigkeitsgrenzen einzuhalten, da sonst ebenfalls ein mögliches Fahrverbot droht, wenn dagegen verstoßen wird. Nach einem Fahrverbot ist es unbedingt zu vermeiden, innerhalb von Spanien mit dem Auto zu fahren. Andernfalls drohen Haftstrafen.

Implementieren Sie von Anfang an starke Compliance Prozesse

Die Betreuung von Ein- oder Mehrländerflotten erfordert ein umfassendes System von Prozessen zur Kontrolle der Compliance. Dies ist nicht nur im Falle eines möglichen Audits wichtig, sondern auch um die Compliance regelmäßig zu überprüfen und zu kontrollieren, um den richtigen Standard für Ihre Flotte zu etablieren. Diese Prozesse umfassen in der Regel die Verwaltung großer Daten- und Dokumentation Mengen, Kontroll- und Schulungsprogramme, Status- und Risikoanalysen sowie Korrekturmaßnahmen. 

Flottenmanager sind dafür verantwortlich, Compliance-Systeme und Kontrollmechanismen zu implementieren, um einen besseren Überblick über ihre Flotten zu erhalten und die Compliance entsprechend zu steuern. Viele Flotten werden jedoch immer noch über nicht cloud basierte Tools (wie z. B. Excel) verwaltet. Diese Arbeitsabläufe können zu unzureichenden Datenmanagement und -Fehlern führen und strafrechtliche Konsequenzen für die Flottenmanager nach sich ziehen.

Internationalen Fuhrpark effizient mit einer Software verwalten

Das Nachverfolgen und Verwalten von Compliance-Themen in mehreren Ländern kann sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn man es manuell und ohne eine cloudbasierte Lösung macht. Traditionelle Tools wie Excel sind zwar ein sehr beliebtes Werkzeug zur Verwaltung von Fuhrparks, aber sie sind automatisch auch fehleranfälliger und benötigen viel Zeit für die Verwaltung und Befüllung. 

Mit einer Flottensoftware wie der von Avrios, werden Flottenmanager bei der Einrichtung von Compliance Prozessen unterstützt. Sie sparen Zeit durch die tägliche Automatisierung von Aufgaben und haben all wichtigen Daten für Ihre Flotten an einem zentralen Ort gespeichert. Das minimiert Datenfehler und gibt einen besseren Überblick über Fristen und Maßnahmen, um die Compliance Ihrer Flotte sicherzustellen. 

Globaler Fuhrpark: Auf eine Car Policy und straffe Strukturen setzen

Ein internationaler Fuhrpark will mit Blick auf gesetzliche Vorgaben vor Ort verwaltet werden. Entscheidend für den Erfolg ist eine Car Policy, die geltende Fuhrpark Richtlinien umsetzt und das Unternehmen vor Verstößen gegen Regeln schützt. Von der Fahrzeugwahl bis hin zur Fahrzeugnutzung sind verschiedene Punkte in der Car Policy klar zu definieren. Je nach Gestaltung des Fuhrparks kann es sinnvoll sein, einen speziellen Anhang für die Nutzung von Firmenwagen in einzelnen Ländern zu nutzen. Grundsätzlich gilt für alle, die einen internationalen Fuhrpark managen, dass die Anforderungen mit zunehmender Grenzüberschreitung weiter ansteigen. Klare Regeln, Vorschriften und eine schriftliche Ausarbeitung von diesen in Form einer Car Policy sind damit entscheidend für das erfolgreiche Flottenmanagement.

Fuhrpark international: Flexibilität gewinnt

Regeln und Vorschriften sind in verschiedenen Ländern immer wieder Änderungen unterworfen. Durch den Einsatz einer digitalen Lösung wie der Software von Avrios können Sie Umwelt-, Risiko- und Status Analysen erstellen und erhalten einen besseren Überblick über die Anforderungen an Ihren Fuhrpark, so dass Sie schneller auf laufende Veränderungen reagieren können. In jedem Fall ist bei einer internationalen Flotte immer zu prüfen, ob doch Änderungen aufkommen, die für den eigenen Fuhrpark gelten. Es gilt daher, eine gewisse Flexibilität bei Veränderungen genau wie Interesse an Neuentwicklungen zu bewahren, die relevant sind.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, im Tagesgeschäft auf Neuigkeiten zu achten, die mögliche Vorgaben für den internationalen Fuhrpark verändern. Entsprechende Prozesse sind dann in den Alltag zu integrieren, wobei es wichtig ist, nicht zu lange mit der Umsetzung von Neuerungen zu warten. Dadurch steht fest, dass die Compliance Vorgaben im Fuhrpark sich immer auf einem aktuellen Stand bewegen. So sollten Flottenmanager die jeweiligen Länder, in denen Fahrzeuge der Flotte zum Einsatz kommen, genau überprüfen. Auf diese Weise gehen Nachrichten nicht verloren, die in der deutschsprachigen Presse vielleicht weniger erwähnenswert erscheinen.

Fahrer können durch Neuerungen bei Bußgeldern oder durch ganz neue Gesetzesentwürfe sonst überrascht werden. In vielen Fällen ist eine solche nicht zuvor bekannte Änderung mit Kosten und einem höheren Zeitaufwand für die Bearbeitung verbunden. Schließlich schützt Unwissenheit nicht vor dem im Anschluss entstandenen Schaden. Diese besondere Sensibilität gilt zwar grundsätzlich bei allen relevanten Fuhrparkthemen. Jedoch ist bei allen rechtlichen und gesetzlichen Aspekten sowie beim Thema Compliance im Allgemeinen besondere Vorsicht geboten. Internationales Fuhrparkmanagement geht daher auch mit einem Blick auf wesentliche Neuerungen und Änderungen bestehender Gesetze und Vorschriften einher.

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Verständnis für Compliance Prozesse in der Firma schaffen

Darüber hinaus erfordert die Einhaltung von Vorschriften bei Flotten, die mehrere Länder umfassen, das Verständnis und die Bemühungen des gesamten Unternehmens. Die Schaffung eines Gefühls der Dringlichkeit bei den Mitarbeitern, die Vorschriften zu befolgen, wie z.B. regelmäßige Führerscheinkontrollen oder Fahrertrainings, hilft den Flottenmanagern, sicherzustellen, dass die Anforderungen rechtzeitig erfüllt werden und die Flotten in Ordnung sind.

Managen Sie Ihre internationale Flotte erfolgreich mit Avrios

Das Compliance Management für Ihre Flotte war noch nie so einfach. Avrios bietet alle relevanten Tools, die Sie benötigen, um die Compliance innerhalb eines Landes oder mit Mehrländer Flotten einzuhalten. Von der Fahrerschulung bis zum Bußgeld Management - mit der Avrios Software können Sie Ihre Daten aus mehreren Flotten an einem Ort verwalten und prüfen. So bleiben Sie auch bei unterschiedlichen Regelwerken und Vorschriften für verschiedene Länder immer auf dem Laufenden. Wesentliche Prozesse werden durch die Software stark vereinfacht, was beispielsweise bei der elektronischen Führerscheinkontrolle sowie bei der Fahrerunterweisung nach UVV in Form von e-Learning sichtbar ist. Alle anstehenden Termine lassen sich mit der Avrios Software zeitsparend und übersichtlich verwalten, was die Anforderungen im Flottenmanagement in der Praxis stark vereinfacht.

Zu den wesentlichen Überlegungen gehört gerade in einem internationalen Fuhrpark mit die Frage, wo die Versicherung abgeschlossen und wo ein Kauf von Fahrzeugen durchgeführt wird. Avrios unterstützt mit dabei, die Kosten immer im Blick zu behalten und auch dabei, in internationalen Flotten einen Vergleich zwischen Flottenversicherungen und Anbietern zu erreichen. Das Thema E-Mobilität spielt auch im internationalen Fuhrparkmanagement eine Rolle und ist durch die Unterstützung einer Fuhrparksoftware wesentlich gezielter anzugehen.

Fazit

Das Compliance Management ist in jedem Fuhrpark eine Herausforderung, die erst einmal zu bewältigen ist. Diese Herausforderung ist in einem internationalen Fuhrpark ohne Frage noch größer. Umfassende Kenntnisse rund um Vorschriften, Änderungen und eine gewisse Flexibilität bei der Umsetzung aller Vorschriften in die Praxis sind daher einige wichtige Voraussetzungen im Flottenmanagement. Hilfreich bei der Verwaltung von Daten, Terminen und Regeln im Allgemeinen sind sehr gute Strukturen und eine Fuhrparksoftware, die eine echte Unterstützung darstellen kann. Versäumnisse beim Compliance Management können mit rechtlichen Problemen einhergehen, sodass es sinnvoll ist, hier frühzeitig Regeln und Strukturen im Fuhrpark einzuführen.

Zusätzliche Infos zum Thema Compliance: 

• Compliance
• Führerscheinkontrolle Formular
• Pflichten
• Dienstwagenüberlassungsvertrag
• Ordnungswidrigkeit
• Risikomanagement für Ihren Fuhrpark – für eine sichere Verwaltung der Flotte
• KFZ-Haftpflichtversicherung: Anpassung der Regionalklassen ab 2023
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• Erhöhungen der Fuhrparkversicherung: Folgen für den Fuhrpark
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