Worauf Fuhrparkmanager jetzt bei der Budgetplanung achten sollten
Die Budgetplanung für das nächste Jahr ist eine wichtige Aufgabe für Fuhrparkverwalter. Wir stellen Ihnen wichtige Tipps und Tricks vor, um eine strukturierte Budgetplanung vorzunehmen.
Die Budgetplanung für das kommende Jahr gehört zu den klassischen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers. Dabei gilt: Je genauer Sie die einzelnen Kostenpunkte Ihres Fuhrparks kennen, umso besser können Sie planen und verlässliche Aussagen treffen. Mit dieser Checkliste gehen Sie strukturiert und zeitsparend vor. Wir zeigen Ihnen worauf Fuhrparkmanager jetzt bei der Budgetplanung 2021 achten sollten.
Checkliste: Budgetplanung
- Fahrzeugbestand und Auslastung
- Neuanschaffungen
- Vertragsanpassungen (Versicherung, Leasing)
- Kraftstoffkosten
- Schadenquote
- Wartung und Service
- Administration
- CO2-Kompensation / alternative Mobilitätslösungen
Fahrzeugbestand und Auslastung
Eine Bestandsaufnahme aller Fahrzeuge und die Auswertung ihrer Auslastung ist die Basis für die Budgetplanung. Lassen Sie sich die Daten jedes Fahrzeuges anzeigen. Sie erfahren so bei Leasingfahrzeugen
- die (Rest-)Laufzeiten
- die aktuellen Kilometerstände
- die tatsächlich gefahrenen Kilometer
Gerade bei einer geringen Auslastung einzelner Fahrzeuge können mit alternativen Mobilitätslösungen Einsparungen erzielt werden. So können ein Mietwagen oder ein Poolfahrzeug im Einzelfall kostengünstiger sein als ein fahrerbezogener Dienstwagen. Auch E-Bikes sind für viele Mitarbeiter mittlerweile eine attraktive Option. Beziehen Sie das in Ihre Kalkulation mit ein.
Neuanschaffungen
Definieren Sie die Anzahl der benötigten neuen oder zusätzlichen Fahrzeuge. Legen Sie den jeweiligen Kostenrahmen beziehungsweise die monatlichen Leasingraten verbindlich fest. Übrigens: Beschaffungen sind immer eine gute Gelegenheit, um mit neuen Vertragspartnern zusammenzuarbeiten und bessere Konditionen auszuhandeln. Auch die Ausmusterungskosten sowie die Erlöse aus Fahrzeugverkäufen spielen eine Rolle. Ist eine teilweise oder vollständige Elektrifizierung der Flotte ein Thema, das das Unternehmen mittelfristig anstrebt? Dann sollten Sie das bei dem Beschaffungen berücksichtigen.
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Vertragsanpassungen
Von Versicherung bis Leasing – die Budgetplanung ist eine gute Gelegenheit, um Verträge zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Das lohnt sich vor allem bei Leasingverträgen. So bedeutet der Umstieg vom reinen Finanz-Leasing auf Full-Service-Leasing zwar zunächst eine höhere monatliche Leasingrate, dafür sparen Sie Kosten bei Wartung und Reparaturen ein. Beim Kilometerleasing ist es entscheidend, dass die vereinbarte Gesamtfahrleistung auch tatsächlich eingehalten wird. Wurde diese Grenze über- oder unterschritten, sollten Sie den Leasingvertrag anpassen.
Kraftstoffkosten
In einem Fuhrpark gehören die Kraftstoffkosten zu den großen Posten und machen durchschnittlich 24 % der Gesamtkosten aus. Eine detaillierte Analyse des Kraftstoffverbrauchs des Vorjahrs ist hier besonders wichtig, um realistische Angaben machen zu können. Ziel sollte dabei immer sein, diesen Posten zu senken. Denn ein hoher Verbrauch kann viele Gründe haben. Durch eine intelligente Routenplanung, eine spritsparende Fahrweise und durch attraktive Tankkarten-Konditionen lassen sich hier Einsparungen erzielen.
Schadensquote
In den meisten Fuhrparks ist das Niveau der Schadensquote relativ konstant. Diesen Posten können Sie daher auch für 2021 fest einplanen. Wenn Sie in Ihrer Analyse jedoch auffällige Schadensfälle feststellen, sollten Sie aktiv werden. Die Ursachenforschung steht an erster Stelle. Detaillierte Schadensakten geben Ihnen ein Hinweis darauf, wo Sie ansetzen sollen.
Wartung und Service
Auch dieser Posten kann in der Regel mit Erfahrungswerten geplant werden. Dennoch sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um Einsparpotenziale zu ermitteln. Sowohl bei Werkstattleistungen als auch beim Thema Reifen lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen.
Administration
Von Personal über Systemkosten bis hin zu Parkplatzkosten: Dieser Bereich ist oft mit viel Aufwand für den Fuhrparkmanager verbunden, da viele und unterschiedliche Posten zusammengefasst werden müssen. Dennoch lohnt es sich hier genau vorzugehen und alle Posten detailliert zu erfassen und zu analysieren.
CO2 Kompensation und alternative Mobilitätslösungen
Die Reduzierung von CO2-Emissionen in Fuhrparks steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. E-Mobility-Konzepte sind daher gefragt. Sind jedoch elektrische Dienstwagen, E-Bikes und Car Sharing nicht oder nur eingeschränkt möglich, ist die CO2 Kompensation eine weitere Option. Auch diese Kosten müssen daher vom Fuhrparkmanager im Budget als eigener Posten ausgewiesen werden.
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