Welche Beschaffungsform ist die passende für meinen Fuhrpark?

Eine der wichtigsten Aufgaben für Fuhrparkmanagerinnen und -manager ist die Beschaffung im Fuhrpark, bei der die notwendigen Fahrzeuge für die betriebliche Flotte. Hierauf sollte im Rahmen der Verwaltung der Firmenwagen besonderer Wert gelegt werden, denn schließlich geht es um Entscheidungen mit langfristigen Auswirkungen. In der Regel haben beispielsweise Leasingverträge eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren. In diesem Zeitraum lässt sich die Entscheidung für diese Beschaffungsform nur mit erheblichem Aufwand korrigieren, sollten sich die wirtschaftlichen oder organisatorischen Rahmenbedingungen ändern.

Vorteile bei Kauf von Firmenwagen

Der Kauf von Firmenwagen ist insbesondere für Unternehmen mit einem kleinen Fuhrpark, aber auch für Mittelständler mit hoher Liquidität eine bekannte und oftmals auch bewährte Methode der Beschaffung im Fuhrpark.

Klassischerweise wird das Fahrzeug durch das Unternehmen gekauft, entweder durch Eigenkapital oder im Wege der Finanzierung mithilfe von Fremdkapital. Dadurch erwirbt das Unternehmen in der Regel Eigentum am Fahrzeug, muss . Das Eigentum am Fahrzeug bringt dem Unternehmen gewisse Freiheiten. So erhalten Sie Spielräume in der Bilanzgestaltung durch die Aktivierung und Abschreibung des Fahrzeugs in der Bilanz. Allerdings wird auch Kapital gebunden und bei einer Finanzierung verändert sich die Eigenkapitalquote.

Auf der anderen Seite kann das gekaufte Fahrzeug vollständig frei ausgewählt, ausgestattet, umgebaut und genutzt werden, was bei sehr individuellen Anforderungen interessant sein kann. Viele Freiheiten ergeben sich außerdem bei Wartung, Versicherung und Reparaturen, weil Sie als Fuhrparkmanager nicht an vertragliche Regelungen eines Leasinggebers gebunden sind. Nachteilig kann sein, dass die Unterhaltskosten und der potentielle Restwert eines Fahrzeugs am Ende der Nutzungsdauer nur eingeschränkt planbar sind.

Sinnvoll ist der Kauf bzw. die Finanzierung eines Fuhrparks insbesondere dann, wenn zum Beispiel individuelle Ein- und Umbauten an den Fahrzeugen vorgenommen werden oder die Fahrzeuge besonders intensiv genutzt werden und eine hohe Abnutzung aufweisen, die einen Leasingvertrag ggf. teuer machen. Auch wenn die Gestaltungsspielräume für die Bilanzierung genutzt werden sollen, kann Kauf / Finanzierung von Firmenfahrzeugen vorteilhaft sein.

Vorteile bei Leasing von Firmenfahrzeugen

Das Leasing des Fuhrparks ist in Deutschland bei mehr als 70% der Firmenfahrzeuge die Beschaffungsform der Wahl. Hierbei wird das Fahrzeug durch den Leasinggeber gekauft und bleibt auch in dessen Eigentum. Der Vorteil: Das Leasingfahrzeug bindet kein Kapital im Unternehmen und hat keinen Einfluss auf die Bilanz – es muss in der Regel nicht aktiviert werden.

In den meisten Fällen übernimmt der Leasinggeber einen Teil der Verwaltungsaufgaben und nimmt dem Leasingnehmer dabei Arbeit, aber auch Freiheiten ab. Ausstattung und Umbauten der Leasingfahrzeuge sind im Vergleich zum Kauffahrzeug eingeschränkt. Da das Fahrzeug im Eigentum des Leasinggebers bleibt, muss es in der Regel nach dessen Vorgaben, gewartet, versichert und im Schadensfall repariert werden – Einsparmöglichkeiten durch die gezielte Wahl von Werkstätten oder Versicherungspartner können möglicherweise entfallen.

Die Unterhaltskosten sind, insbesondere beim Full-Service-Leasing, gut kalkulierbar, wenn keine Vertragsanpassungen im Hinblick auf Laufzeit oder Laufleistung notwendig werden. Dann allerdings kann es teuer werden, ebenso wie bei der Rückgabe des Fahrzeugs am Ende der Vertragslaufzeit. Angepasste Servicebausteine wie Reifenpakete, Wartung und Versicherung können dem Fuhrparkmanager Arbeit abnehmen, sind aber oft nicht die preiswerteste Wahl.

Wenn Fuhrparkmanager ihre Fahrzeuge ohne Einfluss auf die Eigenkapitalquote beschaffen wollen, aber dennoch Einfluss auf Ausstattung behalten müssen und die Nutzung eher langfristig ausgelegt ist, lohnt sich bei der Beschaffung im Fuhrpark der Einsatz von Leasingfahrzeugen..

Vorteile bei Kurzzeitmiete von Firmenwagen

Im Unterschied zum Kauf und Leasing von Firmenwagen ist die Kurzzeitmiete von PKW und leichten Transportern für den Firmenfuhrpark als Beschaffung im Fuhrpark nur bedingt geeignet.

Auch hier wird das Fahrzeug nicht durch das Unternehmen gekauft, sondern durch einen Vertragspartner, die Autovermietung. Wie beim Leasing bleibt das Fahrzeug in dessen Eigentum. bindet kein Kapital und wird nicht in der Bilanz aktiviert. Die Wahlmöglichkeiten für gemietete Firmenfahrzeuge sind aufgrund der kurzen Laufzeiten in der Kurzzeitmiete (ein Tag bis etwa vier Wochen) äußerst reduziert. Eine Auswahl von Fahrzeugmodell, Farbe oder Ausstattung gibt es in der Regel nur bei engen Kontakten zur Vermietstation und bei großen Volumina. Dafür sind Kurzzeitmietfahrzeuge sehr schnell verfügbar (innerhalb weniger Stunden) und in der Regel neuwertig, also maximal sechs Monate alt. Vorteil: Wartung, Reparaturen und Versicherung übernimmt der Vermieter. Fahrerin/Fahrer müssen lediglich das Fahrzeug betanken.

Für den sehr kurzfristigen und kurz andauernden Bedarf kann der Kurzzeit-Mietwagen eine Alternative sein. Für den längerfristigen Einsatz ist es aufgrund der fehlenden Wahlmöglichkeiten zu Modell, Ausstattung usw. und der relativ hohen Kosten eher ungeeignet.

Vorteile bei Langzeitmiete und Car-Abo von Firmenwagen

Eine relativ neue Form der Fahrzeugbeschaffung für den Fuhrpark ist das Auto-Abonnement oder Car-Abo. Entwickelt aus der früher verbreiteten Langzeitmiete, wird auch hier durch den Vermieter ein Fahrzeug bereitgestellt, das nicht ins Eigentum des Unternehmens übergeht. In Abgrenzung zur Kurzzeitmiete wird jedoch beim Car-Abo ein Mietvertrag mit einer Laufzeit von mindestens einem Monat geschlossen, der sich wie im Abomodell üblich von Monat zu Monat verlängert. Da sich das Unternehmen als Mieter etwas länger bindet, sind die Mietpreise günstiger als bei der Kurzzeitmiete und oft sind die Vermieter bereit, im Hinblick auf das Modell, die Motorisierung und die Ausstattung eher auf die Wünsche des Kunden einzugehen. Da kein Fahrzeug speziell beschafft wird, sondern im Allgemeinen auf die Flotte eines Autovermieters zurückgegriffen wird, sind diesen Sonderwünschen jedoch enge Grenzen gesetzt.

Wie bei der Kurzzeitmiete eignet sich das Auto-Abonnement dann zur Fahrzeugbeschaffung für die Flotte, wenn ein überschaubarer Zeitraum überbrückt werden soll. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn während der Probezeit eines neuen Mitarbeiters noch kein dediziertes Fahrzeug beschafft werden soll oder das gewünschte Fahrzeug eine lange Lieferzeit hat.

Vorteilhaft beim Auto-Abonnement ist, dass auch hier in der Regel neuwertige Fahrzeuge zum Einsatz kommen, die Unterhaltskosten sehr gut planbar sind und sich das Unternehmen bzw. der Fahrer weder um Unterhalt, noch um Versicherung oder Reifen kümmern muss. Dies alles übernimmt der Vermieter, der sich das natürlich bezahlen lässt. Als langfristiger Ersatz für Fahrzeugkauf oder Leasingvertrag ist das Auto-Abonnement deswegen eine eher teure Alternative – dafür aber wesentlich flexibler und weniger umständlich.

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Welches ist die passende Beschaffungsform für mein Unternehmen?

Das kommt auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens an. Ist Liquidität mehr als ausreichend vorhanden, sind sehr spezielle Fahrzeuge mit Sonderumbauten gefragt oder werden die Fahrzeuge zum Beispiel auf Baustellen überdurchschnittlich stark beansprucht, ist die beste Alternative für das Unternehmen wahrscheinlich der Kauf des Fahrzeugs.

Kommen eher marktgängige Fahrzeuge zum Einsatz, zum Beispiel als Benefit-Fahrzeuge oder für den Vertrieb, sind Abnutzung und Laufleistung präzise planbar und soll die Eigenkapitalquote geschont werden, dann ist das klassische Leasingfahrzeug vermutlich die richtige Wahl.

Je kurzfristiger und flexibler der Mobilitätsbedarf des Unternehmens jedoch ist und je weniger es auf definierte Fahrzeuge, Ausstattungen und Farben ankommt, desto eher sind Kurzzeitmieten oder Auto-Abonnements eine interessante Beschaffungsform für den Fuhrpark.

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