Beschaffung im Fuhrpark: Fuhrparkleiter in der aktuellen Situation

Lange Lieferzeiten und Engpässe bei wichtigen Fahrzeugteilen erschweren für Fuhrparkleiter die Beschaffung im Fuhrpark. In der aktuellen Situation gibt es entsprechend einige Punkte gesondert zu beachten, um weiterhin mobil unterwegs zu sein. Anpassungen an die aktuelle Situation sind dabei bei jeder Fuhrparkgröße sinnvoll, damit die erforderlichen Fahrzeuge rechtzeitig zur Verfügung stehen. Im Rahmen eines durchdachten Risiko- und Krisenmanagements gilt es für Unternehmen zu bedenken, dass sich Verzögerungen bei der Fahrzeugauslieferung auf den gesamten Fuhrpark auswirken können.

Beschaffung im Fuhrpark: Aktuell erschwerte Bedingungen

Zunächst galt es, dass durch die Corona-Pandemie so mancher für die Fahrzeugherstellung wichtiger Bestandteil nur mit einer längeren Lieferzeit zu bekommen war. Bekannte Lieferketten konnten nicht mehr eingehalten werden, die Produktion verzögerte sich dadurch immens. Durch den Krieg Russlands mit der Ukraine hat sich das durch die Pandemie weiterhin bestehende Problem verschärft. Die Chipkrise trägt genau wie die grundsätzlich verzögerten und gestörten Lieferketten stark zu diesem Problem bei. Galt anfangs die Annahme, dass eine Verbesserung in Sicht ist, ist diese Vermutung mittlerweile nicht mehr aktuell. Bis etwa 2030, vielleicht sogar darüber hinaus, ist mit gestörten Lieferketten und langen Lieferzeiten zu rechnen. Es handelt sich bei dieser Jahresangabe von 2030 um eine Annahme des Car Automotive Research Centers. Als Gründe für die anhaltenden Störungen gelten unter anderem die Knappheit von Halbleitern und Batteriezellen.

Die Lieferzeiten sind noch länger, es kommt zu Verzögerungen bei der Produktion und Auslieferung von Fahrzeugen. Die Auswirkungen sind für Privatpersonen genauso spürbar wie für Unternehmen. Vor allem Fuhrparkmanager müssen daher bei dem für sie wichtigen Thema der Beschaffung im Fuhrpark neue Wege gehen. Eine optimale Planung mit Vorausblick sowie der Blick auf mögliche Alternativen zu bisher üblichen Vorgehensweisen ist entscheidend, um die Mobilität der Fahrer weiterhin zu gewährleisten. Aktuell können Fuhrparkmanager bei einem VW Passat von sechs Monaten Lieferzeit ausgehen. Bei den beliebten Modellen A4 oder Octavia beträgt die angegebene Lieferzeit etwa ein Jahr. Elektroautos besitzen ebenfalls eine angegebene Lieferzeit von rund einem Jahr. Es handelt sich um grundsätzliche Werte, die sich verändern können. Viele Fuhrparkleiter mussten seit 2020 die Erfahrung machen, dass sie sich nicht zu sehr auf angegebene Lieferzeiten verlassen sollten und können.

Beschaffung im Fuhrpark an erschwerte Bedingungen anpassen

Der Ausfall von Fahrzeugen durch eine verspätete Auslieferung oder durch mangelhafte Planung sorgt in allen Flotten für Schwierigkeiten. Die genannte Lücke ergibt sich vor allem aus der Rückgabe von Leasingfahrzeugen und einer nicht sofort möglichen Beschaffung eines neuen Fahrzeugs. Je nach Planung, Fahrzeug und Situation kann die Überbrückungszeit wenige Tage bis hin zu Monaten dauern. Eine Wartezeit von einem Jahr sowie von noch längeren Zeiträumen kann ebenfalls überschritten werden. Grundsätzlich ist eine so schwierige Situation der Beschaffung für Fuhrparkleiter kompliziert. Höhere Kosten und eine erschwerte Kalkulation sowie der mögliche Ausfall von Fahrzeugen sind in diesem Zusammenhang zu bedenken.

Optimale Planung passend zur Situation

Die passende Planung ist in Zeiten mit Lieferschwierigkeiten und generellen Lücken in Lieferketten entscheidend. Fuhrparkmanager können spätere Probleme bei der Beschaffung im Fuhrpark bereits durch eine optimale Planung auffangen. Ein vorausschauender Blick auf erforderliche Fahrzeugwechsel sowie auf auslaufende Leasingverträge ist dabei besonders wichtig. In der optimalen Planung sind Zeitfenster enthalten, an denen sie neue Angebote einholen sowie Zeitfenster, an denen die Bestellung spätestens erfolgen muss. Hilfreich kann es in diesem Zusammenhang sein, mit der Avrios Fuhrparkmanagement Software eine genauere Planung zu erstellen. Wichtig ist hier, nicht auf allgemeine Lösungen zu setzen, die bei allen Flotten denkbar sind. Vielmehr benötigt jede Flotte eine an eigene Besonderheiten angepasste Strategie und Planung, um auf die jeweilige Situation einzugehen.

Im Folgenden finden Sie Maßnahmen und passende Strategien, die je nach Flottenstruktur und Bedarf umsetzbar sind. Auf diese Weise lassen sich Lücken in der Beschaffung genau wie sehr lange Lieferzeiten bis zu einem gewissen Punkt auffangen.

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Engpässe mit Lieferungen einkalkulieren

Zunächst einmal gehört es zur aktuellen Beschaffung im Fuhrpark dazu, Engpässe einzukalkulieren. Nur dann ist es möglich, über Alternativen nachzudenken, die zur Situation passen und die Lücken in der Versorgung und Mobilität schließen. Längere Lieferzeiten als angegeben sind daher genauso zu bedenken, wie Engpässe im Allgemeinen. Solange diese Punkte gezielt mit in die Kalkulation einbezogen werden, fällt es leichter, die Zeiten entsprechend zu planen. Beachten Sie daher einerseits, dass die angegebenen Lieferzeiten bei bereits bestellten Fahrzeugen sehr lang ausfallen können. Diese können außerdem von dem abweichen, was angegeben wurde.

Darüber hinaus ist bei zukünftig erforderlichen Bestellungen von Fahrzeugen eine verlängerte Lieferzeit von Anfang an mit einzuberechnen. Auf diese Weise werden Sie nicht negativ überrascht und haben bereits frühzeitig mit Engpässen sowie mit langen Lieferzeiten gerechnet. Nichtsdestotrotz besteht die Möglichkeit, auf verschiedenen Wegen die Schwierigkeiten aufzufangen, die sich durch neue Herausforderungen bei der Beschaffung ergeben.

Verlängerungen des Leasingvertrages bedenken

Eine Option für viele Nutzer von Leasingfahrzeugen stellt eine Verlängerung des Leasingvertrags dar. Da immer noch rund 60 Prozent aller Dienstfahrzeuge geleast werden, ist diese Option für zahlreiche Flotten eine attraktive Möglichkeit. Jedoch ist bei dieser bequem erscheinenden Lösung zu bedenken, dass die Verlängerung im Rahmen der Leasing Rückgabe gar nicht immer möglich ist. Viele Leasinganbieter lassen keine Verlängerung der ursprünglich ausgehandelten Zeiten zu. In diesem Zusammenhang sind die Vertragsbedingungen frühzeitig zu prüfen, damit keine unangenehme Überraschung aufkommt. Darüber hinaus bedeutet eine Verlängerung des Leasingvertrags höhere Kosten, die nicht zu unterschätzen sind. Aufgabe des Fuhrparkleiters ist es in diesem Zusammenhang, diese Kosten genau zu prüfen und einzukalkulieren. Nur dann lässt sich herausfinden, ob Verlängerungen des Leasingvertrages finanziell von Interesse sind. Zusätzlich ist hier zu beachten, dass es passieren kann, dass die Verlängerung nicht akzeptiert wird, denn der Leasingpartner hat das Recht, eine solche Verlängerung zu untersagen.

Folgende Punkte sind im Zusammenhang mit einer möglichen Verlängerung unbedingt zu beachten:

• Die Konditionen sind neu zu verhandeln, wenn eine Verlängerung angestrebt wird
• Achten Sie darauf, dass höhere Wartungskosten durch das steigende Fahrzeugalter einkalkuliert werden
• Die Raten sollten geringer ausfallen, da der gesunkene Restwert zum Zeitpunkt der Verlängerung als Basis zu nehmen ist

Die Optimierung der Leasingverträge ist im Allgemeinen von großer Bedeutung für jeden Fuhrpark, wenn geleaste Fahrzeuge vorhanden sind. Auf diese Weise lassen sich langfristig die Bedingungen optimieren und die Kosten soweit wie möglich senken, was sich wiederum positiv auf die allgemeinen Kosten im Fuhrpark auswirkt.

Der Restwertkauf als aktuelle Option

Eine weitere Option neben der Verlängerung von Leasingverträgen ist zusätzlich der Restwertkauf. Der Name leitet sich von dem Restwert ab, den ein Fahrzeug nach Ende des Leasingvertrages besitzt. Das sogenannte Leasing mit Kaufoption war für Flotten bisher wesentlich unwichtiger oder uninteressanter als es bei Privatpersonen der Fall war oder ist. Durch die veränderte Situation auf dem Fahrzeugmarkt mit einer erschwerten Beschaffung herrscht jetzt eine neue Realität. Immer mehr große Flotten setzen Statistiken zufolge heute auf das Leasing mit Kaufoption, bei dem eine feste Kaufsumme angegeben sein sollte.

Andernfalls ist es erforderlich, auf das Wohlwollen des Leasinggebers in Bezug auf den Kaufpreis zu setzen, was eher selten eine gute Option darstellt. Die Möglichkeit des Leasings mit Kaufoption ist im Normalfall beim Kilometerleasing genauso eine Option wie beim Restwertleasing. Bei beiden Varianten ist es entscheidend, frühzeitig passende Konditionen auszuhandeln. Genauer gesagt gilt es, bereits beim Abschluss von Leasingverträgen mit Blick auf die Zukunft der Beschaffung zu handeln.

Achtung: Üblicherweise müssen Sie die Option eines Kaufes nach Ende des Leasingvertrages vorher mit dem Leasinggeber abstimmen. Dabei ist es wichtig, diese Option schriftlich im Leasingvertrag festzuhalten. Es handelt sich um einen Leasingvertrag mit Kaufoption, der nicht nur bei Privatpersonen eine beliebte Option darstellt.

Eventuell auf Gebrauchtwagen statt Neuwagen ausweichen

In Zeiten mit langen Lieferzeiten für Neuwagen ist die Option eines Gebrauchtwagens vielleicht auch in Betracht zu ziehen. Es kann Sinn ergeben, erst einmal die Wartezeit auf Neuwagen zu prüfen. Gebrauchtwagen könnten dann die bessere Option darstellen und verhindern lange Warte- oder Lieferzeiten. Bei einem möglichen Kauf von Gebrauchtwagen ist genau auf den jeweiligen Kaufpreis zu achten. Darüber hinaus besteht bei einem Gebrauchtwagen nicht die Möglichkeit, die Ausstattung beliebig zusammenzustellen. Hier sollte mit Fahrern, die diese Möglichkeit sonst haben, gesprochen werden, andernfalls kann es zu Unwillen oder Konflikten kommen. Sehr gut eignen sich Gebrauchtwagen in vielen Flotten beispielsweise als Poolfahrzeuge. Nicht zuletzt ist das Risiko von Reparaturen oder grundsätzlichen Problemen mit den Fahrzeugen bei einem gebrauchten Modell größer als bei einem Neuwagen.

Die Vorteile und Nachteile von einem Gebrauchtwagen vs. Neuwagen sind gründlich gegenüberzustellen. Auf diese Weise brauchen Sie nicht befürchten, dass Sie am Ende eine unpassende Entscheidung treffen. In Zeiten von Lieferschwierigkeiten ist der Gebrauchtwagen jedoch ganz klar die schnellere Lösung. Sie ersparen sich lange Warte- und Lieferzeiten. Da die Überbrückung von fehlenden Fahrzeugen ebenfalls mit (hohen) Kosten verbunden ist, lohnt es sich hier genau zu vergleichen und die Optionen zu prüfen.

Lücken mit Mietwagen und Auto-Abos überbrücken

Selbst mit einer ausgezeichnet geplanten Beschaffung im Fuhrpark ist es nicht immer möglich, Lücken zu schließen. Verlängerungen von Leasingverträgen sind in so manchem Fall ausgeschlossen und der Gebrauchtwagen ist nicht immer die passende Option. Kurzfristige Lücken von einigen Wochen bis hin zu einigen Monaten können Sie durch Mietwagen sowie durch Auto-Abos überbrücken. Da die Kosten hier im Verhältnis zu anderen Beschaffungsformen etwas höher ausfallen, sind genaue Berechnungen wichtig. Ein Preisvergleich der verschiedenen Anbieter darf nicht fehlen, um hier eine Kostenfalle zu vermeiden. Während Mietwagen eher eine sehr kurzfristige Lösung darstellen, handelt es sich beim Auto-Abo um eine etwas längerfristige Option. Beim Auto-Abo sind alle anfallenden Kosten inbegriffen, sodass diese genauer kalkulierbar sind.

Neben den teilweise bis deutlich höheren Kosten für diese Option ist ein Blick auf Marke, Modell und Ausstattung zu werfen. Hier kann es passieren, dass deutliche Abstriche erforderlich sind und nicht den Wünschen entsprochen werden kann, die sonst umsetzbar sind. Dennoch kann ein Mietwagen und gerade ein Auto-Abo sehr für eine kurzfristige Überbrückung von Fahrzeugen geeignet sein. Daher sind die gestiegenen Kosten in ein sinnvolles Verhältnis zum Nutzen zu setzen. Insgesamt gilt, dass ein Auto-Abo meist im Vergleich zum Mietwagen ein wenig günstiger ausfällt. Gerade wenn Sie ein Fahrzeug für einige Monate benötigen, kann diese Option daher passender sein. Grund dafür ist nicht zuletzt, dass zahlreiche Anbieter auf dem Markt zu finden sind. Das wirkt sich positiv auf die Preise aus, die zu erwarten sind.

Fazit: Beschaffung im Fuhrpark an die Situation anpassen

Die aktuelle Situation erfordert die Fähigkeit bei der Beschaffung im Fuhrpark umzudenken. Entsprechend sind Strategien für die Sichtung und Auswahl der Angebote zu beachten. Gleiches gilt für den Zeitpunkt, an dem diese Arbeitsschritte umgesetzt werden. Es kann Sinn ergeben, hier auf neue Zeitfenster zu setzen, um keine Lücken in der Mobilitätsversorgung zuzulassen. Mit lange bewährten und bekannten Zeitfenstern dürfte es jedoch grundsätzlich schwierig sein, die Beschaffung im Fuhrpark an die aktuelle Situation anzupassen. Neue Wege, Beschaffungsmethoden und vor allem eine optimierte Planung in zeitlicher Hinsicht sind dabei entscheidend. Die in der Auftragsbestätigung angegebenen Lieferzeiten gelten eher als eine Art vorläufige Lieferzeit. Änderungen können sich ergeben, zusätzlich gibt es keine einheitliche Lösung für alle Flotten. Vielmehr sind Besonderheiten der Flotten genau zu prüfen, um eine angepasste Form der Beschaffung zu wählen, die zur eigenen Flottenstruktur passt.

Um den Fuhrpark von Morgen in Zeiten der schwierigeren Beschaffung umzusetzen, ist es wichtig, lange Lieferzeiten als Normalzustand anzunehmen. Erkunden Sie den vorhandenen Mobilitätsbedarf Ihrer Fahrer und die Flottenstruktur insgesamt. Eine umfassende Kosten- und Nutzenanalyse ist entscheidend. Außerdem ist zu prüfen, welchen Bedarf Sie insgesamt haben und wie die Flotte insgesamt aufgestellt ist. Weiterführende Informationen bietet Ihnen ebenfalls das Avrios Whitepaper zum Thema. Durch einen bewussten Blick auf vorhandene Schwierigkeiten fällt es leichter, in diesem Zusammenhang sinnvolle Lösungen zu finden.

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