Chilometraggio per le auto aziendali: i sistemi per monitorare questo dato

Introduzione: l’importanza del monitoraggio del chilometraggio nella flotta

Monitorare il chilometraggio delle auto aziendali è di fondamentale importanza per:

• controllare a che punto le vetture siano sui chilometri da percorrere mensilmente a seconda dei vari contratti di leasing,
• monitorare tutto ciò che riguarda il carburante (le quantità usate, gli eventuali usi impropri, la distanza percorsa con un pieno, …),
• sorvegliare il consumo energetico di ciascun mezzo e le emissioni di CO2 in vista della sostenibilità,
• focalizzare lo sguardo sulla necessità di manutenzione preventiva (il che garantisce una flotta sicura e performante),
• valutare accuratamente il veicolo e la fase del ciclo di vita in cui esso si trova,
• determinare il valore del veicolo ed essere in grado di prendere decisioni su quando e se smaltirlo o destinarlo ad altre aree di lavoro (se la flotta è obsoleta, incorre in costi eccessivi, che vanno dalla     manutenzione eccessiva a un maggiore consumo di carburante, a un utilizzo ridotto, a una minor sicurezza e maggior rischio di sinistri),
• fornire una resa accurata sull'utilizzo del veicolo,
• prendere una serie di altre decisioni importanti sulla gestione della flotta in termini di risparmio sui costi e sul TCO di ogni vettura (avendo chiaro quali veicoli possano generare potenziale risparmio, quali siano utilizzati a target, quali sottoutilizzati e quali sovrautilizzati).

Come monitorare, ad oggi, il chilometraggio dei veicoli della propria flotta

I sistemi al momento più efficaci per il recupero delle letture del contachilometri sono:

• l’integrazione delle carte carburante,
• la lettura delle fatture (il software di Avrios si serve già dell’IA per estrapolare i dati necessari e inserirli nel sistema),
• il GPS,
• l’inserimento manuale dei dati da parte del fleet manager.

Queste soluzioni, però, possono rivelarsi non pienamente efficaci e presentare varie difficoltà, vediamo quali.

I limiti delle soluzioni attuali per il monitoraggio del chilometraggio

Vediamo insieme i limiti principali dei sistemi attuali di monitoraggio del chilometraggio:

• la lettura delle fatture, se fatta manualmente, comporta lavoro extra per driver e fleet manager, inoltre, deve far affidamento sulla disponibilità degli autisti a inserire i dati,
• il GPS presenta problemi legati alla privacy,
• l’inserimento manuale dei dati da parte del fleet manager è una soluzione tradizionale che però, spesso, può far incorrere in errori.

Il punto è che una scarsa qualità dei dati chilometrici peggiora il livello della gestione di tutta la flotta, ecco perché è importante introdurre un software di gestione al fine di ovviare a questi limiti.

Perché è importante automatizzare la lettura del chilometraggio

La lettura del chilometraggio, se automatizzata grazie al supporto di un software di gestione, porta vantaggi importanti:

• accuratezza nella raccolta dei dati che non dipende più dalla collaborazione dei driver né da un inserimento manuale del fleet manager,
• precisione nella determinazione dei costi,
• miglioramento della gestione operativa,
• il recupero dei dati facile e immediato, con riduzione degli oneri amministrativi e l’aggiornamento delle informazioni in tempo reale,
• una gestione dei costi efficace, con l’ottimizzazione dei contratti di noleggio/leasing e una riduzione del TCO,
• analisi precise e trasparenti, con la riduzione al minimo degli errori e un aumento dell’affidabilità.

Soluzioni per migliorare la qualità dei dati del chilometraggio: la nuova funzionalità di Avrios

Avrios, per ovviare ai limiti delle soluzioni attualmente in essere per il monitoraggio del chilometraggio nella flotta, ha introdotto una nuova funzionalità, che permette di:

• effettuare analisi sulla flotta senza attendere che la fattura delle transazioni del carburante sia disponibile a fine mese,
• essere certi che l'affidabilità delle analisi non sia dipendente dal livello di collaborazione dei driver,
• fare in modo che i veicoli sprovvisti di carta carburante (come quelli elettrici, ad esempio) siano sempre monitorati in base al chilometraggio percorso.

L’unico modo per avere un dato del chilometraggio in tempo reale affidabile e disponibile su tutta la flotta è tramite la telematica integrata del veicolo, che funziona attraverso un cloud. Il veicolo è sempre connesso. I dati possono essere trasmessi in tempo reale ad altre interfacce (Avrios ha stretto accordi con i vari produttori che restano i proprietari dei dati e così da interagire e rendere disponibili le informazioni sulla propria piattaforma attraverso una chiamata dell’IA).

Il veicolo quindi:

• si collega con Avrios attraverso una infrastruttura apposita, quindi senza necessità di installare dispositivi fisici aggiuntivi,
• manda quotidianamente e automaticamente il dato riguardante il chilometraggio così come mostrato sull’odometro del veicolo.

Quali sono le conseguenze sulla protezione dei dati con l’automatizzazione della lettura del chilometraggio?

Tutto ciò che Avrios propone è conforme alle leggi europee:

• il sistema non consente la localizzazione dei veicoli per proteggere la privacy del driver,
• non viene tracciato il comportamento alla guida,
• non vengono tenuti registri dettagliati,
• non viene monitorata né registrata la velocità del veicolo.

La privacy del driver è, dunque, mantenuta integra e il fleet manager ha a disposizione sempre, in tempo reale, tutti i dati necessari del contachilometri.

Conclusioni: è bene monitorare il chilometraggio con il supporto di un software

Come abbiamo visto, il monitoraggio del chilometraggio è determinante per una buona gestione della flotta.

I sistemi ad oggi disponibili per tenere sotto controllo questo dato sono diversi, ma se:

• l’implementazione è manuale, si incorre in errori nella compilazione e si dipende dalla disponibilità dei driver a immettere i dati,
• si fa uso della telematica (GPS), si incorre in problemi legati alla privacy dei conducenti.

È dunque opportuno passare al supporto di un software digestione che, con funzionalità dedicate (come quella di Avrios), possa rendere al responsabile del parco auto un quadro completo e sempre aggiornato di tutti i dati necessari restando nelle indicazioni legali previste per la privacy.