180.000 € Kostenersparnis, da alle Daten an einem Ort gespeichert sind und Leasingverträge angepasst werden

Ziele

• Automatisierung
• Zentralisierung
• Transparenz
• Reduzierung der Kosten

Herausforderung

Konsolidierung aller Fuhrparkdaten und Automatisierung der Prozesse

Die MeierTobler AG, ein Gebäudetechnik-Spezialist aus der Schweiz, entstand 2018 durch die Fusion der Unternehmen Walter Meier und Tobler Haustechnik. Das Unternehmen ist vor allem auf dem Heizungs-, Lüftungs- und Klimamarkt tätig. Durch die Fusion verfügt MeierTobler über eine Flotte von rund 750 Fahrzeugen.

Bereits vor der Fusion wurde bei Walter Meier eine neue Lösung für das Fuhrparkmanagement gesucht. Die Fuhrparkdaten befanden sich bis dahin dezentral an verschiedenen Orten: In zwei Datenbanken für Fahrzeugverwaltung und Schadensmanagement sowie in einer Excel-gestützten Fahrzeugbestellungs- und Fahrzeugabgangs-Verwaltung. Es galt, all diese Informationen in eine zentrale und komfortable Datenverwaltung zu überführen und so interne Abläufe zu vereinfachen. Ebenso sollte die Anzahl der verschiedenen Leasinganbieter auf zwei reduziert und ein Multi-Bidding-Prozess eingeführt werden. Ziel war es, die Prozesse zu vereinfachen, zu optimieren und zu automatisieren. Zudem sollten mehr Transparenz und Planbarkeit im Hinblick auf die Fuhrparkkosten geschaffen, Sparpotenziale erkannt und die Kosten gesenkt werden.

Lösung

Avrios schafft Datentransparenz und Datenzugänglichkeit

MeierTobler setzt bei der Verwaltung und Optimierung seines Fuhrparks auf die Fuhrparkmanagement Software von Avrios. Mit der neuen Lösung wurde eine konsistente Datenstruktur aufgebaut. Daraus ergeben sich eine ganzheitliche Übersicht verschiedenster Fuhrparkdaten in einem System und eine verbesserte Prozesskontrolle, was die Abwicklung von Prozessen von der Bestellung bis zur Ausmusterung von Fahrzeugen sicherstellt.

Avrios sorgt zudem für Zukunfts- und Planungssicherheit: Die Lösung lässt sich dem Flottenwachstum flexibel anpassen und ermöglicht so eine langfristige Effizienzsteigerung im Flottenmanagement. Mit nur drei Mitarbeitern können die konsolidierten Daten von 750 Fahrzeugen mit deutlich weniger Arbeits- und Kommunikationsaufwand zentral bearbeitet werden. Das Fuhrparkteam kann mit Avrios beispielsweise mobil per Smartphone auf einen verlässlichen und stets aktuellen Datenstand zugreifen. Zudem werden viele Arbeitsabläufe und interne Abstimmungsprozesse vereinfacht. Daten können unabhängig von Personalausfällen bearbeitet werden.

Nach der Einführung von Avrios etablierte MeierTobler einen Multi-Bidding-Prozess mit zwei Leasing-Anbietern. Dieser beginnt mit dem Fahrzeug-Ausmusterungsbericht von Avrios. Er identifiziert Fahrzeuge, die wegen auslaufender Leasingverträge oder aus wirtschaftlichen Gründen ersetzt werden müssen. Neu anstehende Bestellungen werden von Anfang an über die Funktion “Beschaffungen” in Avrios angelegt. In der Beschaffungsakte laufen vom Prozess der Angebotseinholung bis zur Fahrzeugzulassung zentral alle Dokumente digital zusammen. Gleichzeitig können aus der Beschaffung heraus Konversationen mit Fahrern, Autohäusern oder Leasinggebern direkt geführt werden.

Vorteile

Multi-Bidding und aggregierte Daten sparen Kosten

Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur eine automatisierte Erfassung aller Fahrzeug- und Vertragsdaten in einer Datenbank, auch die Entscheidung für das beste Angebot wird stark vereinfacht. Die Kombination an Informationen bildet die Grundlage, um konkrete Angebote im Multi-Bidding-Prozess der Händler anzufordern. Das Verfahren hat sich bewährt: Neu abgeschlossene Leasingverträge fallen deutlich günstiger aus als zuvor.

Durch die Einführung von Avrios ist die Überwachung der Fahrzeuglaufleistungen nach Leasingvertrag systematisch möglich. Die benötigten Daten werden aus verschiedenen Quellen – wie Tankrechnungen oder Kilometerständen – automatisch aggregiert und können so mit den Zielgrößen verglichen werden. Abweichungen der geplanten Laufleistungen von den tatsächlichen Ist-Ständen werden einfach erkennbar.

Für MeierTobler ist dieses Frühwarnsystem ein weiterer großer Vorteil: Leasingverträge können vorbeugend angepasst werden, um Mehrkosten bei der Leasingrückgabe zu verhindern. Diese Überwachungsfunktion mit Avrios ermöglicht eine genauere Kostenplanung für den gesamten Fuhrpark und die Einsparung von etwa CHF 200.000 (€180.000).