Reduzierung des Zeit- und Arbeitsaufwands für Firmenfahrzeuge mit Avrios um 50 %

Sauberes Facility Management

Seit mehr als 20 Jahren hat sich die DBU Facility Services AG professionelle und ganzheitliche Gebäudedienstleistungen auf die Fahnen geschrieben. Vom Hauswartservice über die Gebäudetechnik und die Pflege von Grünanlagen bis hin zur Gebäudereinigung bieten 260 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine qualitativ hochwertige und ressourcenschonende Betreuung rund um Immobilien im Großraum Zürich.

Der Fuhrpark des Unternehmens besteht aus etwa 100 Fahrzeugen – um diesen effizient zu verwalten, verlässt sich die DBU auf die Cloud-basierte Flottenmanagement Plattform von Avrios.

Diverse Fahrzeuge für verschiedene Einsätze

Die Einsatzfahrzeuge der Angestellten spiegeln die unterschiedlichen Kompetenzbereiche der DBU wider:

Hauswarte haben Kleintransporter zur Verfügung, in denen sie ihre Technik sowie diverse Materialien und Hilfsmittel für die Gebäudereinigung mit sich führen. Mitarbeiter, die Grünanlagen pflegen, fahren zumeist Pick-ups, mit denen auch Kies, Erde, Platten und Steine transportiert werden. Techniker befördern Ersatzteile und Werkzeuge zum Einsatzort.

Für jedes dieser Fahrzeuge fallen täglich eine Menge unterschiedlicher Informationen an, seien es Werkstattrechnungen, Tankquittungen oder Kilometerstände. Vor dem Einsatz der neuen Lösung wurden diese Informationen mühsam per Hand zusammengetragen, in komplizierten, umfangreichen Excel-Tabellen vorgehalten und mithilfe von aufwändigen Formeln verwaltet.

Auf diese Weise wurde es nicht nur immer komplizierter, den Fuhrpark zu managen. Auch waren die Daten nicht immer auf dem aktuellsten Stand und die komplette Administration erwies sich als enorm fehleranfällig. Zuletzt wurden die ExcelTabellen so komplex, dass im gesamten Unternehmen nur noch ein einziger Mitarbeiter in der Lage war, sie zu pflegen.

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"Dank Avrios können wir nun auf einen Blick sehen, welche Fahrzeuge tendenziell zu viele Reparaturen erfordern oder zu viel Benzin verbrauchen. Für uns ist das eine gute Grundlage, um zu entscheiden, welche wir langfristig ersetzen."
‍Rolf Müller, Technischer Kaufmann

Lösung

Die Lösung von Avrios überzeugte bereits in der Testphase

Die DBU begab sich deshalb auf die Suche nach einer Software-gestützten Lösung, die dabei helfen sollte, die Verwaltung des Unternehmensfuhrparks zu automatisieren. „Bei Avrios wurden wir sehr schnell fündig“, sagt Rolf Müller, Technischer Kaufmann der DBU Facility Services AG. „Bereits in der Testphase waren wir überzeugt, dass die Lösung all unsere Anforderungen erfüllt. Wir haben deshalb keine Produkte anderer Anbieter ausprobiert.“

Die Einführung verlief zügig und ohne Probleme, erinnert sich Rolf Müller. „Mit Avrios haben wir erstmals eine einfache und funktionierende Informationseinheit, in der wir sämtliche. Daten ablegen können. Unsere Fahrzeuge bekommen eine Geschichte. Wir können jederzeit sagen, wann ein Wagen angeschafft wurde, welche Schadensfälle er hat, wann welcher Mitarbeiter damit fuhr. Und wir können die Kosten sehr einfach für unsere unterschiedlichen Abteilungen aufschlüsseln“, freut sich Rolf Müller und ergänzt:

"Avrios hat unser Geschäft sehr positiv beeinflusst und transparent gemacht. Wir haben eine viel bessere Kontrolle über unseren Fuhrpark und die fehleranfällige Verwaltung aller Daten in komplizierten Excel-Sheets gehört endlich der Vergangenheit an. Unsere strategischen Entscheidungen treffen wir heute auf der Basis aktueller Daten. Das gibt ein gutes Gefühl.Was wir besonders schätzen, ist, dass sämtliche Flottendaten aus den unterschiedlichsten Quellen vollautomatisch zusammengeführt werden, ohne dass wir alles manuell prüfen müssen."
Rolf Müller, Technischer Kaufmann

Vorteile

Investitionsentscheidungen auf Basis aktueller Daten

Die dafür nötigen Daten lassen sich in kürzester Zeit abrufen und anhand unterschiedlicher Parameter betrachten. „In regelmäßigen Abständen schauen wir uns genau an, wie sich die einzelnen Fahrzeuge entwickelt haben: Wie sind sie im Verbrauch? Sind sie besonders anfällig oder kommen sie langsam in die Jahre? Auf dieser Basis treffen wir dann die Entscheidung, ob wir sie weiter im Fuhrpark behalten und wie viele und welche Fahrzeugtypen wir im kommenden Jahr neu anschaffen. Dazu müssen wir nicht länger komplexe Prozesse in der Finanzbuchhaltung starten, sondern ziehen unsere Schlüsse auf der Basis der Daten“, so Rolf Müller.

Mittlerweile arbeiten acht Personen mit Avrios. „Was wir besonders schätzen, ist, dass sämtliche Flottendaten aus den unterschiedlichsten Quellen vollautomatisch zusammengeführt werden, ohne dass wir alles manuell prüfen müssen.“ Da die Daten nun nicht länger in einer Excel-Liste, sondern in einer Datenbank vorgehalten werden, können sogar mehrere Mitarbeiter gleichzeitig daran arbeiten.

Schneller, intuitiver, aktueller

Durch die Konsolidierung der Daten spart die DBU sowohl Zeit als auch Kosten bei der Verwaltung des unternehmenseigenen Fuhrparks.

„Wir haben den Aufwand für die Administration unserer Fahrzeuge halbiert“, zeigt sich Rolf Müller zufrieden. „Wir müssen nicht länger im Unternehmen hin- und herlaufen und die Informationen von den unterschiedlichsten Stellen zusammentragen. Wir können heute einfach ins System schauen und finden sämtliche Informationen auf Knopfdruck. Ungeliebte Tätigkeiten, wie das Anlegen neuer Fahrzeuge, werden nicht länger aufgeschoben und dauern heute genau halb so lange wie früher. Unsere Daten sind damit immer auf dem aktuellsten Stand.”

Eine besonders zeitaufwändige Tätigkeit war vor der Einführung der Avrios-Plattform die Verwaltung der Tankkarten. Mit dem Tankkarten-Modul lassen sich nun den Fahrern oder Fahrzeugen sehr einfach Karten zuweisen, Rechnungsdaten werden automatisch importiert und mögliche Problembereiche sind schnell identifiziert. Über das Schadens-Modul können heute alle Informationen zu einem bestimmten Schadensfall zusammengefasst werden, von der Schadensdokumentation und Kostenvoranschlägen bis zur Schadenabwicklung mit der Versicherung. Auf diese Weise macht Avrios es möglich, Fallgeschichten zu prüfen und Tendenzen bei Schadensfällen zu analysieren, um die Versicherungskosten zu senken und die Sicherheit der Fahrer zu verbessern. „Alles in allem sind wir rundum zufrieden“, resümiert Rolf Müller.