Einfaches Reporting für den gesamten Fuhrpark sicherstellen

Ziele

• Anspruchsvolles Reporting für eine dezentrale Flotte sicherstellen
• Prozesse entwirren und erleichtern
• Softwarelösung, die für alle Mitarbeiter:innen leicht zu nutzen ist  

Herausforderung

Anspruchsvolles Reporting sicherstellen  

ALTEN ist ein internationaler IT-Service Partner und -Entwicklungsdienstleister. Die Alten GmbH hat einen großen Fuhrpark, der 356 Dienstfahrzeuge umfasst. Dazu gehören auch die Flotten von zwei Schwesterfirmen. Die Firma hat zwischen 20-25 Fahrerwechsel bei den Dienstwagen im Monat. Aufgrund dieser Konstellation hatten die Mitarbeiter:innen des Flottenmanagements einen hohen Verwaltungsaufwand. Ohne eine Software-Lösung gestaltete sich das Reporting extrem kompliziert und nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Das Team füllte handschriftlich eine Excel-Tabelle aus, an der zeitgleich nur eine Person arbeiten konnte. Zudem mussten die Mitarbeiter:innen Tankstellenrechnungen mit der Hand quittieren. Die Excel-Tabelle stieß mit der Zeit an ihre Grenzen, sodass ein anspruchsvolles Reporting nicht mehr sichergestellt werden konnte.

„Wir betreuen unseren und die Fuhrparks unserer Schwesternfirmen zentral. Die Qualität der gewünschten Reportings ist mit Avrios deutlich gestiegen und wäre mit der manuellen Führung einer Excel-Tabelle so nicht möglich“.
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Sarina Russo, Fuhrparkmanagerin ALTEN GmbH

Lösung

Vereinfachte Prozesse dank Avrios und Vimcar

2020 entschied sich das Unternehmen, das komplette Fuhrparkmanagement zu digitalisieren und setzte dabei auf die Lösungen von Avrios. Obwohl die Datenpflege für die Fuhrparkmanagerin Sarina Russo weiterhin sehr wichtig bleibt, vereinfacht Avrios viele Prozesse spürbar. Das Team kann mit der Software einzelne Reporte einfach ziehen, ohne erst mehrseitige Ausdrucke durchgehen zu müssen. Dank Avrios weiß Sarina Russo, dass die Daten stimmen und kann Fehler leichter feststellen. Mithilfe der Software konnte das Team sogar schon „Falschtanker“ im Betrieb überführen. Zudem muss die ALTEN GmbH einen Benutzerwechsel nicht mehr einzeln an ihre Leasingpartner melden. Das übernimmt die Software und spart so wertvolle Zeit ein.

Den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung des Fuhrparks unternahm die Alten GmbH vor nunmehr fünf Jahren: 2018 führte das Unternehmen zunächst das Fahrtenbuch von Vimcar ein. Damit managt das Team die 20 Poolfahrzeuge des Unternehmens und auch alle Fahrer:innen, die ein Fahrtenbuch führen sollen. Auch Vimcar entwirrt die Prozesse in der Firma. Insbesondere bei den Fahrten selbst und während der Abrechnung. Arife Yilmaz von der Payroll der Alten GmbH findet es praktisch, dass Vimcar über private Mobiltelefone genutzt werden kann und sehr leicht zu bedienen ist. Die Fahrer:innen müssen lediglich die Art der Fahrt im System auswählen, Namen und Zweck der Fahrt eintragen. Aus Sicht der Payroll-Mitarbeiterin ist das eine enorme Entlastung für die Fahrer:innen, die zudem sieben Tage Zeit für Nachtragungen haben. Die Payroll selbst wird durch das finanzamtkonforme Reporting von Vimcar unterstützt. Das System trennt direkt und komfortabel steuerpflichtige private Fahrten und Betriebsfahrten voneinander. Das hilft Payroll vor allem bei den Gehaltsabrechnungen. Weiterer Pluspunkt: Die Datensätze lassen sich leicht ablegen und liegen bei einer Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung jederzeit in korrekter Form vor.  

„Bei Vimcar ist alles voreingestellt. Unsere Fahrer:innen können ihre Fahrten mit ein paar Klicks als Vorlage speichern. Das macht ihnen das Führen eines Fahrtenbuchs sehr leicht.“

Arife Yilmaz, Payrollmitarbeiterin der ALTEN GmbH

Vorteile

Einfache Handhabung für alle

Yilmaz‘ Kollegin, Sarina Russo, ist ebenfalls überzeugt vom Handling der Softwarelösungen: „Wer sein Handy bedienen kann, der kann Avrios und Vimcar bedienen“, so die Fuhrparkmanagerin. Die Bedienung der Software ist intuitiv und die Suche nach Zahlen oder Namen einfach. Daher konnten beide Userinnen ohne Schulung rasch und direkt einsteigen. Wichtig ist ihnen ebenfalls die Flexibilität des Systems: So kann Russo die Software von jedem Computer oder Smart-Gerät aufrufen und selbst ein rascher Datencheck funktioniert reibungslos remote.

Die hohe Userfreundlichkeit bestätigte sich auch bei den Fahrer:innen: „Die Software ist tatsächlich größtenteils selbsterklärend“, so Arife Yilmaz. „Alles ist sehr übersichtlich und funktioniert über Learning by doing“, berichtet die Payrollmitarbeiterin. Kommt es doch einmal zu Problemen, geht die Fehlerbehebung sehr schnell und die Hotline ist stets zu erreichen. Yilmaz ist sehr zufrieden mit der Betreuung.

„ Die Handhabung ist so intuitiv und unkompliziert, dass ich die Software mittlerweile wie im Schlaf benutzen kann."

Sarina Russo, Fuhrparkmanagerin ALTEN GmbH

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